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Word 2010/2013: Arbeiten mit der Überarbeiten-Funktion (1)

Der Text für eine Bro­schü­re, ein Bei­trag für die Mit­ar­bei­ter­zei­tung oder eine Pres­se­mit­tei­lung … im Unter­neh­men wer­den vie­le Doku­men­te vor der Ver­öf­fent­li­chung gleich mehr­fach und von ver­schie­de­nen Per­so­nen über­ar­bei­tet. Als Sekre­tä­rin ist es oft Ihre Auf­ga­be, die Kor­rek­tur­läu­fe zu über­wa­chen und zu koor­di­nie­ren. Die „Ände­run­gen nachverfolgen“-Funktion kann Ihnen dabei die Arbeit sehr erleich­tern.

In die­sem Text geht es erst ein­mal um die grund­sätz­li­chen Funk­tio­nen, auf Kom­men­ta­re, erwei­ter­te Anzei­ge­mög­lich­kei­ten, den Über­ar­bei­tungs­be­reich und die Funk­ti­on „Ver­glei­chen“ gehe ich ein­mal in ande­ren Tex­ten genau­er ein. 

Weil vie­le Schrit­te und Befeh­le in Word 2010 und Word 2013 mehr oder weni­ger gleich ablau­fen und gleich oder ähn­lich hei­ßen, habe ich sie hier weit­ge­hend zusam­men­ge­fasst. Die fol­gen­den Bil­der habe ich teils mit Word 2010, teils mit Word 2013 her­ge­stellt.

Was genau macht die „Überarbeiten“-Funktion?

Ist die „Überarbeiten“-Funktion, auch „Ände­run­gen nachverfolgen“-Funktion oder „Kor­rek­tur­mo­dus“ genannt, aktiv, pro­to­kol­liert Word jede Ände­rung, die am betref­fen­den Doku­ment vor­ge­nom­men wird. Jeder neue Text und jedes neu­es Bild wer­den doku­men­tiert, jede neue For­ma­tie­rung wird ange­zeigt, gelösch­ter Text wird durch­ge­stri­chen. Gekenn­zeich­net wer­den die­se Ände­run­gen durch soge­nann­te Mar­kups.

Anzeige der Änderungen in Word 2010

Anzei­ge der Ände­run­gen in Word 2010

In der Stan­dard­ein­stel­lung tau­chen die Beschrei­bun­gen der For­ma­tie­rungs­än­de­run­gen in klei­nen Sprech­bla­sen am rech­ten Sei­ten­rand auf. Am lin­ken Sei­ten­rand zeigt ein klei­ner senk­rech­ter Strich an, an wel­chen Stel­len Ände­run­gen im Doku­ment vor­han­den sind. Die Kor­rek­tu­ren unter­schied­li­cher Per­so­nen wer­den in ver­schie­de­nen Far­ben ange­zeigt. Das ist sehr prak­tisch, sobald meh­re­re Per­so­nen gemein­sam am Text arbei­ten.

Wie Sie die Überarbeiten-Funktion ein- und ausschalten

Die Funktion in Word 2013 aktivieren

Die Funk­ti­on in Word 2013 akti­vie­ren

Die „Überarbeiten“-Funktion fin­den Sie, wenn Sie in Word 2010 oder 2013 auf den Rei­ter „Über­prü­fen“ kli­cken. In dem sich öff­nen­den Men­üband gibt es mit­tig ein Feld „Nach­ver­fol­gung“, dar­in die Schalt­flä­che „Ände­run­gen nach­ver­fol­gen“. Ist die­se Flä­che far­big unter­legt, ist die Funk­ti­on aktiv, wenn nicht, ist sie inak­tiv. Ein ein­fa­cher Klick auf das Feld schal­tet zwi­schen „aktiv“ und „inak­tiv“ um.

Short-Cut: Schnel­ler schal­ten Sie um, wenn Sie die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Strg + Shift (Hoch­stell­tas­te) + E drü­cken. Dafür müs­sen Sie nicht im Men­üband „Über­prü­fen“ sein.

Wie Sie Markups anzeigen und ausblenden

Word 2010: Änderungen anzeigen oder nicht?

Word 2010: Ände­run­gen anzei­gen oder nicht?

Sie kön­nen fest­le­gen, wie die Mar­kups ange­zeigt wer­den. Gesteu­ert wird dies durch das Pull-down-Menü, das sich neben der Schalt­flä­che befin­det. Die Vari­an­ten, wie Sie sich die Ände­run­gen anzei­gen las­sen kön­nen, haben sich von Word 2010 zu Word 2013  leicht geän­dert.

Die Ansichtsmöglichkeiten in Word 2010

Anzeige des endgültigen Dokuments, Änderungen sind noch vorhanden

Word 2010: Anzei­ge des end­gül­ti­gen Tex­tes, Ände­run­gen sind aber noch vor­han­den

  1. Abge­schlos­sen: Mar­kups anzei­gen: In die­ser Ansicht sehen Sie den fer­ti­gen Text mit allen Ände­run­gen. Gera­de am Anfang eines Kor­rek­tur­pro­zes­ses, wenn noch sehr vie­le Ände­run­gen im Text ent­hal­ten sind, kann die­se Ansicht sehr unüber­sicht­lich und abschre­ckend sein. Wenn der Text aber nur weni­ge Kor­rek­tu­ren ent­hält, fal­len die­se sofort auf.  Für die­se Ansicht müs­sen Sie nichts wei­ter tun, dies ist die Stan­dard­an­sicht.
  2. Abge­schlos­sen: Wenn Sie die­se Ansicht aus­wäh­len, sind die Ände­run­gen zwar alle noch vor­han­den, wer­den aber aus­ge­blen­det. Sie sehen den Text also so, wie er aus­sä­he, wenn Sie alle Ände­run­gen am Text ein­fach anneh­men wür­den.
    Mein Tipp: Beson­ders bei Tex­ten mit sehr vie­len Ände­run­gen ist es sinn­voll, sich die­se erst ein­mal in die­ser Ansicht durch­zu­le­sen. So las­sen sie sich gut lesen und ein­schät­zen. Die Ände­run­gen kön­nen Sie sich anschlie­ßend immer noch anzei­gen las­sen und sie durch­ge­hen.
  3. Ori­gi­nal: Mar­kups anzei­gen: Damit las­sen Sie sich die Ori­gi­nal­ver­si­on mit allen Ände­run­gen anzei­gen.
  4. Ori­gi­nal: Wie der Name schon ver­rät, zeigt die­se Opti­on den Ori­gi­nal­text.

Wich­tig: Egal wel­che Ansicht Sie hier wäh­len, die Ände­run­gen sind in hier immer noch vor­han­den, ob sicht­bar oder unsicht­bar.

Dies sind die Ansichten in Word 2013

Word 2013: Ansichten im Änderungen-verfolgen-Modus

Word 2013: Ansich­ten im Ände­run­gen-ver­fol­gen-Modus

  1. Ein­fa­ches Mark­up: Die­se Ansicht ist neu in Word 2013. Damit wird der Text so ange­zeigt, wie er mit allen ange­nom­me­nen Ände­run­gen aus­sä­he, am lin­ken Rand zeigt aber ein senk­rech­ter Strich an, wo Kor­rek­tu­ren vor­han­den sind. Ich fin­de die­se Ansicht sehr nütz­lich, um sich erst ein­mal eine Über­sicht über den neu­en Text zu ver­schaf­fen und gleich­zei­tig zu erken­nen, wie vie­le Kor­rek­tu­ren unge­fähr dar­in ent­hal­ten sind.
  2. Mark­up: alle: Dies ent­spricht der Ansicht „Abge­schlos­sen: Mar­kups anzei­gen“, damit sehen Sie den fer­ti­gen Text mit allen Ände­run­gen. Auch in Word 2013 ist dies die Stan­dard­ein­stel­lung.
  3. Mark­up: kei­ne: Zeigt den Text mit allen Ände­run­gen an, ohne die­se in irgend­ei­ner Form zu kenn­zeich­nen.
  4. Ori­gi­nal: Damit blen­den Sie den Ori­gi­nal­text wie­der ein.

Auch hier gilt: Die Ände­run­gen sind in jedem Fall noch vor­han­den.

Wie nehmen Sie Änderungen an oder lehnen sie ab?

Schaltflächen, um Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, in Word 2010

Schalt­flä­chen, um Ände­run­gen anzu­neh­men oder abzu­leh­nen, in Word 2010

Um eine Ände­rung (oder auch alle) anzu­neh­men oder abzu­leh­nen, gibt es in Word eige­ne Schalt­flä­chen, die sich rechts neben dem eben beschrie­be­nen Feld im Bereich „Ände­run­gen“ befin­den. In Word 2013 sehen die­se Schalt­flä­chen etwas anders aus, funk­tio­nie­ren aber weit­ge­hend gleich.

Mit der ers­ten Schalt­flä­che neh­men Sie die Kor­rek­tur, die gera­de mar­kiert ist, an und Word springt sofort wei­ter zur nächs­ten Ände­rung. Mit einem Klick auf das zwei­te Sym­bol leh­nen Sie die Ände­rung ab. Auch hier springt Word sofort wei­ter. Die bei­den klei­ne Pfei­le rechts dane­ben ermög­li­chen es, von Ände­rung zu Ände­rung zu sprin­gen, ohne dabei eine Akti­on aus­zu­lö­sen.

Word 2010: Alle Änderungen im Dokument annehmen - oder ablehnen

Word 2010: Alle Ände­run­gen im Doku­ment anneh­men – oder ableh­nen

Wenn Sie alle Ände­run­gen in einem Doku­ment auf einen Schlag anneh­men oder ableh­nen wol­len, kli­cken Sie auf den klei­nen Pfeil unter „Anneh­men“ oder „Ableh­nen“. Es öff­net sich ein klei­nes Pull-down-Menü, in dem Sie die pas­sen­de Aus­wahl fin­den.

Übri­gens: In Word 2013 gibt es hier die Mög­lich­keit, alle Ände­run­gen anzu­neh­men und gleich­zei­tig den Über­ar­bei­tungs­mo­dus zu been­den. Das kann sehr prak­tisch sein!

Das war’s auch schon. Nun müs­sen Sie das Doku­ment nur noch unter einem neu­en Namen abspei­chern und alle Ände­run­gen sind bear­bei­tet.

Tipp: Obwohl die Über­ar­bei­ten-Funk­ti­on zu den bekann­te­ren Word-Funk­tio­nen gehört, gibt es vie­le Word-Nut­zer, die sie nicht ken­nen oder nicht rich­tig mit ihr umge­hen kön­nen. Wenn Sie ein Doku­ment mit Kor­rek­tu­ren wei­ter­rei­chen, schrei­ben Sie immer ein paar erläu­tern­de Wor­te dazu, damit Frust gar nicht erst auf­kommst. Oder Sie ver­wei­sen ein­fach auf die­sen Text hier …

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