Organisation

Optimierungen: Warum Sie sie regelmäßig einplanen sollten

Optimierungen aufspüren und umsetzen

Wenn Sie Optimierungen regelmäßig einplanen, gewinnen Sie langfristig Zeit. Sie sind manchmal aufwendig und brauchen immer Zeit, aber da sich durch Optimierungen die Abläufe verbessern und weniger Zeit verschwendet wird, ist das ein lohnenswerter Aufwand.

Regelmäßige Zeiten für Optimierungen einplanen

Bestimmt kennen Sie die Geschichte vom Waldarbeiter, der unter großer Anstrengung einen Baum zerkleinert. Ein Spaziergänger weist ihn darauf hin, dass seine Säge ja stumpf sei und dass es sinnvoll wäre, diese zu schärfen. Dann würde auch die Arbeit besser von der Hand gehen. Der Waldarbeiter antwortet ihm, dass er dafür keine Zeit habe, das Sägen würde so lange dauern. So ähnlich ist es, wenn Sie Optimierungsarbeiten im Büro auf die lange Bank schieben.

Zu viel Aufwand? Nur auf kurze Sicht

Die Geschichte von Waldarbeiter gilt als Paradebeispiel dafür, wie wichtig es ist, die richtigen Prioritäten zu setzen – und welch große Bedeutung es hat, sein Werkzeug immer schön einsatzbereit und funktionstüchtig zu halten.

Im Alltag hingegen kommt gerade der letzte Punkt oft zu kurz. Eigentlich wissen alle Beteiligten, dass bestimmte Abläufe alles andere als optimal sind, aber niemand nimmt sich die Zeit, sie einmal zu durchleuchten und zu verbessern. Auf lange Sicht gesehen ist es zwar viel effizienter, jetzt einen gewissen Aufwand zu betreiben, kurzfristig ist aber niemand bereit, Zeit, Ideen und Ressourcen zu investieren.

Feste Termine für Optimierungen

Machen Sie es besser: Legen Sie einen Termin fest, an dem Sie ganz bewusst Ihre „Säge schärfen“. Bei mir steht dieser Termin am Dienstagnachmittag von 15 bis 16 Uhr im Kalender. Wie viel Zeit Sie sich für Ihre Optimierung nehmen können, hängt natürlich stark von Ihren Terminen ab, aber versuchen Sie, sich mindestens eine Stunde freizuhalten.

Nehmen Sie Optimierungen vor, mit denen Sie künftig Zeit sparen

Was machen Sie an diesem Termin? Verschwenden Sie ihn nicht für Arbeiten wie Aufräumen oder Ablage, dafür gibt es andere Zeiten. Sondern kümmern Sie sich jetzt gezielt um Vorgänge, bei denen Sie künftig Zeit sparen können.

Ideen für Optimierungen

Einige Vorschläge:

  • Definieren Sie in Word Textbausteine für häufig verwendete Texte.
  • Legen Sie Vorlagen für Dokumente, Formatierungen, Folien oder andere häufig verwendete Dokumente, Vorgänge und Tools an.
  • Beschäftigen Sie sich regelmäßig mit den Möglichkeiten, die Ihnen die Tools in Ihrem Büro bieten. Vor allem MS Teams und Co. sollten Sie auf Ihre Bedürfnisse hin einrichten.
  • Überlegen Sie, wie Ihr Arbeitsplatz ergonomischer werden kann. Damit sorgen Sie dafür, dass Sie länger fit sind — das ist für effizientes Arbeiten sehr wichtig.
  • Überlegen Sie sich, an welchen Stellen Sie Ihre Ordnerstruktur – analog und digital – entschlacken können.
  • Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben. Nutzen Sie dafür beispielsweise Microsoft Power Automate.
  • Tragen Sie sich bei unnötigen E-Mail-Newslettern aus den Verteilern aus.
  • Legen Sie in Outlook für immer wiederkehrende Vorgänge Quicksteps an.
  • Schreiben Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Behebung häufiger Probleme und geben Sie sie an Ihre Kollegen und Kolleginnen weiter.
  • Überlegen Sie sich ein System, mit dem Sie die Bestellung von Material verbessern können.
  • Analysieren Sie Arbeitsabläufe, um sie zu entschlacken.

etc.

Die Möglichkeiten sind unendlich und wenn Sie erst einmal angefangen haben, über Optimierungen nachzudenken, werden Sie förmlich darüber stolpern. Vor allem rund um den Computer gibt es viele ungehobene Zeitschätze.

Häufige Probleme sind typische Kandidaten

Sammeln Sie die Woche über Probleme, die Ihnen auffallen, und Ideen, wie Sie Abläufe optimieren können. An die Umsetzung gehen Sie dann an Ihrem Orga- und Optimierungstag.

Schritt für Schritt verringern Sie damit den Aufwand, den Sie mit einzelnen Arbeiten haben. Häufig betreffen diese Optimierungen Routineaufgaben, weil sich hier besonders schnell auch unsinnige Abläufe einschleifen. Wenn Sie hier systematischer vorgehen, gewinnen Sie also auch noch Zeit für Aufgaben, die abseits der Routine liegen und meist mehr Spaß bieten.

Sprechen Sie unbedingt mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, welche Möglichkeiten für Optimierungen die noch sehen. Effizienz ist Teamwork! Außerdem verhindern Sie so gemeinsam, dass die Maßnahmen vielleicht an einer Stelle Abläufe verbessert, dafür aber an anderer Stelle neue Probleme verursachen. Bei komplexen Vorgängen sollten Sie immer mit allen Beteiligten sprechen und zusammenarbeiten.

Wie gehen Sie vor, um Abläufe im Büro und im Unternehmen zu verbessern?

Abb.: Alex_AdobeStock

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