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Die 10 schlimmsten Zeitfresser im Büro

die 10 schlimmsten Zeitfresser im Büro

Kennen Sie Ihre typischen Zeitfresser im Büro? Viele Menschen fragen sich regelmäßig, wieso sie am Tag so wenig schaffen. Sie auch? Dann gehen Sie doch einmal auf die Suche nach Ihren Zeitkiller und Zeitfallen, also nach allem, was Ihre wertvolle Zeit kostet, aber im Grunde nicht viel bringt. Und überlegen Sie sich Gegenmaßnahmen.

Es gibt Zeitfresser, die wir selbst verschulden, und solche, die von außen kommen. Wenn Sie Ihre Zeitfresserchen kennen, können Sie etwas dagegen tun!

Zeitfresser #1: Telefonate

Infografik 10 Zeitfresser im BüroNein, nicht jedes Telefonat kostet zu viel Zeit. Und im Grunde sind Telefonate wunderbar geeignet, um offene Fragen zu klären und Absprachen zu treffen. Das ist einfach schneller und persönlicher, als per E-Mail zu kommunizieren. Aber manchmal können Telefonate Sie auch völlig aus dem Konzept bringen. Wenn Sie gerade tief in eine Aufgabe eingetaucht sind und mitten in der Arbeit stecken beispielsweise. Wenn jetzt das Telefon klingelt und Sie rangehen, ist die Konzentration futsch. Nach dem Telefonat müssen Sie erst wieder Ihre Konzentration aufbauen, bevor Sie weiterarbeiten können.

Die Lösung ist zum Glück naheliegend: Nehmen Sie in solchen Momenten einfach keine Anrufe entgegen. Für Sie als Sekretärin ist das nicht einfach. Je nachdem, von wem der Anruf kommt, müssen Sie im Zweifelsfall rangehen. Zumindest wenn Sie in Projekte eingebunden sind, sollten Sie versuchen, störungsfreie Zeiten zu vereinbaren, in denen Kollegen Sie nicht anklingeln dürfen und Sie Ihr Telefon auf einen anderen Anschluss umstellen.

Zeitfresser #2: Internet

Oh je, wie viel Zeit man doch bei einer einfachen Suche im Internet verschwenden kann. Eigentlich wollten Sie nur eine schnelle Information suchen, doch plötzlich haben Sie sich in den Tiefen des Netzes verheddert? Das geht vielen so. Hier lockt eine aktuelle Nachricht, dort ein weiteres Puzzleteil für Ihr Projekt und richtig, für den anderen Auftrag wollten Sie doch auch noch etwas nachschlagen. Schwupps, schon ist eine halbe Stunde weg.

Hier hilft nur viel Disziplin. Und angesichts der zahllosen bunten, interessanten Seiten, die nur einen Klick entfernt liegen, ist das ganz schön schwierig. Gestehen Sie sich gegebenenfalls eine feste Dauer für die Internetsuche zu: „Ich suche jetzt fünf Minuten, dann ist Schluss!“ So verhindern Sie ein Ausufern.

Bei interessante Seiten, die Sie unbedingt noch lesen sollten, ist es sinnvoller, sie für die spätere Lektüre zu speichern, zum Beispiel, indem Sie ein Lesezeichen setzen.

Zeitfresser #3: Die lieben Kollegen

In den meisten Fällen verstehen sich die Kollegen und Kolleginnen gut. Zumindest so gut, dass man sich gegenseitige hilft, aktuelle Fragestellungen bespricht und von Zeit zu Zeit gemeinsam in die Mittagspause geht. Allerdings kann der — ansich so wichtige — Austausch auch zu viel oder zu unkoordiniert werden und zum Zeiträuber werden.

Besprechen Sie mit Ihren Kollegen und Kolleginnen, wann es Zeit ist für einen Austausch (vor allem, wenn es um private Dinge geht) und für eine gemeinsame Pause ist und wann Sie alle konzentriert arbeiten wollen.

Zeitfresser #4: Lärm

Leider sind viele Büros sehr hellhörig, zumal bei Sekretärinnen oft die Tür offenbleibt. Noch schlimmer sind Großraumbüros, in denen viele Menschen gleichzeitig telefonieren, schreiben und sich mit anderen austauschen. Lärm und die damit verbundene Ablenkung sind schlimme Zeitkiller. Die Konzentration fällt schwerer und Sie müssen Arbeitsschritte eventuell mehrfach bearbeiten oder gründlicher kontrollieren. Lärm kann übrigens krank machen, deshalb ist im Zweifelsfall auch Ihr Arbeitgeber gefordert, aktiv zu werden.

Abhilfe kann alles schaffen, was für Ruhe sorgt: Machen Sie wenn möglich die Tür zu oder besorgen Sie sich Kopfhörer mit Noise Reduction. Zur Not reichen vielleicht auch einfach Ohrstöpsel, mit denen Sie den Lärm aussperren können. Darüber hinaus helfen bauliche Maßnahmen, um für mehr Ruhe zu sorgen.

Zeitfresser #5: Überflüssige Besprechungen

Meetings sind in vielen Unternehmen ganz sicher der Zeitfresser Nummer eins. Vor allem jene Besprechungen, bei denen nur ein Teil der Inhalte für die Anwesenden überhaupt interessant war, sie aber dennoch die ganze Zeit dabei sein müssen, weil der Chef das so will. So etwas raubt nicht nur wahnsinnig viel Zeit, sondern den Betreffenden auch Nerven.

Rechnen Sie Ihrem Vorgesetzten einmal vor, wie viel eine Stunde Besprechungszeit kostet, wenn Sie die Kosten für die Arbeitszeit aller anwesenden Personen zusammenrechnen. Schon wenn nur fünf oder sechs Sacharbeiter dabei sind, kommen hübsche Sümmchen zustande. Um Meetings effizient  zu gestalten, sollten nur jene Mitarbeiter teilnehmen, für die das Thema wirklich interessant ist.

Zeitfresser #6: Mangelnde Absprachen

Das ist sicher ein Klassiker unter den Zeitkillern. Jeder macht alles irgendwie, aber nichts oder nur wenig ist koordiniert. Mit dem Ergebnis, dass viel Arbeit nochmal erledigt werden muss, damit letztlich alles zusammenpasst. Natürlich soll es so nicht sein und natürlich besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, den Kollegen und Kolleginnen, wer was bis wann zu erledigen hat. In der praktischen Arbeit aber stellt sich doch immer wieder heraus, dass die vorliegenden Informationen nicht ausreichen und Sie vor einer Frage stehe, die zunächst beantwortet sein muss, bevor Sie weitermachen können.

Gewöhnen Sie sich an, sofort detailliert nachzufragen, wie Sie eine Aufgabe erledigen sollen, wenn diese bei Ihnen auf dem Schreibtisch landet. Bitten Sie bei unklaren Vorgaben um Entscheidungen, wie weiter vorzugehen ist. So verhindern Sie, dass Sie an den Vorstellungen Ihres Chefs vorbeiarbeiten. Halten Sie außerdem Absprachen schriftlich fest, vor allem, wenn Sie feststellen, dass es immer wieder zu Missverständnissen kommt. Dafür reicht auch eine kurze E-Mail, in der Sie die Vorgaben zusammenfassen. Das hat den großen Vorteil, dass jeder noch einmal kontrollieren kann, ob Sie über dieselbe Sache geredet haben.

Zeitfresser #7: Zu viel auf einmal

Was steht heute an? Das ist eine Frage, die Sie sich morgens im Büro mit als Erstes beantworten sollten. Und vielleicht bekommen Sie dann einen ganz schönen Schreck, weil sich ein Berg an Arbeit vor Ihnen auftürmt. Vor allem der Kleinkram nervt und hält auf: Hier eine Rechnung, da ein Telefonat: Jede Tätigkeit für sich ist ein Klacks, in der Masse aber kosten sie eine Menge Zeit.

Versuchen Sie nicht, alles möglichst schnell und möglichst gleichzeitig zu machen, um endlich zu Ihren eigentlichen Aufgaben zu kommen. Das führt nur dazu, dass sich Fehler einschleichen und Sie vieles doppelt machen muss. Setzen Sie Prioritäten: Durchatmen – Überblick verschaffen – Wichtiges zuerst erledigen! In diesem Dreischritt gelingt es, aufkommende Hektik in den Griff zu bekommen. Ist über Nacht etwas passiert, um das Sie sich sofort kümmern müssen? Dann erledigen Sie das sofort. Meist aber können die Aufgaben, die auf Sie einstürmen, durchaus noch eine Weile warten. Legen Sie sie erst einmal zur Seite und sammeln Sie, bis Sie sie in einer ruhigen Minute alles in einem Schwung abarbeite.

Zeitfresser #8: Perfektionismus

In vielen Assistenzen steckt eine Perfektionistin. Sie wollen Ihre Aufgabe möglichst gut erledigen, Ihren Chef voll zufriedenstellen, auf alle Fragen Ihrer Kollegen und Kolleginnen die richtige Antwort haben. Wenn Sie nicht aufpassen, vertun Sie viel Zeit mit Details, die weiß Gott nicht wichtig sind.

So ist Perfektionismus  auch ein übler Zeitfresser, den Sie in den Griff bekommen sollten. Das ist nicht einfach. Die meisten von uns sind so erzogen worden, dass wir die Dinge so gut wie möglich erledigen sollen. Dabei lernen wir aber nicht, in welchen Bereichen dieser Aufwand sich tatsächlich lohnt und in welchen nicht. Wenn Sie merken, dass Sie sich gerade um Details bemühe, die außer Ihnen ohnehin niemand bemerkt, unterbrechen Sie Ihre Arbeit für einen Moment und machen Sie sich klar, worum es eigentlich wirklich geht: Schreiben Sie gerade eine E-Mail an eine liebe Kollegin, die Sie gut und lange kennt? Hier müssen Sie weniger feilen, hier steht die Information im Vordergrund. Oder geht das Schreiben an einen potenziellen Kunden? Dann ist viel, viel mehr Sorgfalt angebracht, denn immerhin wollen Sie den Empfänger von Ihrem Unternehmen überzeugen — und jeder Brief nach draußen prägt das Image mit.

Kennen Sie die Pareto-Formel? Die besagt, dass Sie 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Aufwands erreichen. Die restlichen 80 Prozent Aufwand verwenden Sie also damit, das schon fast vollendete Ergebnis zu polieren und Details auszuarbeiten. Wenn außer Ihnen niemand auf diese Details achtet: Lassen Sie es. Damit sparen Sie jede Menge Zeit!

Zeitfresser #9: „Nicht-Nein-sagen-können“

„Kannst du da mal schnell draufsehen?“ Klar, machen Sie gern! Obwohl … im Grunde passt es gerade überhaupt nicht, weil sich auf Ihrem Schreibtisch anderes türmt. Und Sie heute Abend eine Verabredung haben. Und Sie vorher unbedingt noch etwas erledigen müssen. Also eigentlich lautet die Antwort: „Nein, leider geht das heute gar nicht!“ Das Problem dabei ist, dass wir mit einer solchen Antwort Erwartungen enttäuschen und uns nicht gerade beliebt machen. Deshalb sagen wir schnell mal Ja, auch wenn ein Nein angebracht wäre.

Entscheidend ist natürlich, wer fragt.

  • Ist es der Kollege, der nur seine Arbeit auf Ihren Schreibtisch auslagern will? Dann hilft eine klare Ansage. Er hat seinen Tätigkeitsbereich, Sie Ihren. Sagen Sie von nun an konsequent Nein, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie ausgenutzt werden.
  • Fragt Sie Ihr Chef? Dann wird das mit dem Nein schon deutlich schwieriger. Hier sollten Sie eher am „mal schnell“ arbeiten. Helfen können dabei zum Beispiel tägliche Abstimmungsrunden, damit Sie frühzeitig wissen, was im Laufe des Tages auf Sie zukommen wird.
  • Bittet Sie die Kollegin, die Ihnen ebenso aushilft wie Sie ihr? Solche Menschen werden Sie gern unterstützen, aber wenn Sie zeitlich genauso in der Klemme stecken wie er, ist das nicht immer möglich. So schwer es ist: Sagen Sie Nein, geben Sie aber gleich eine Begründung und bieten Sie eine Lösung an. „Sorry, ich muss bis um 15 Uhr noch die Präsentation fertigstellen. Ist ohnehin knapp. Aber ich könnte mich morgen darum kümmern. Reicht das noch?“

Zeitfresser #10: Aufschieberitis

Und noch ein Klassiker findet sich auf der Top-Ten-Liste der Zeitfresser: die Prokrastination. Obwohl die meisten Assistenzen gut organisierte und strukturiert arbeitende Menschen sind, kommt es doch immer wieder vor, dass sie eine Aufgabe vor sich herschieben.

Hier gilt: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt. Sie kennen sich ja und wissen, welche Aufgaben Sie nicht besonders schätzen und deshalb gern mal aufschieben. Daher haben solche ungeliebten Tätigkeiten feste Termine in meinem Kalender. So bleiben sie nicht so lange liegen, dass Sie einen halben Tag brauchen, um sie zu erledigen.

Wenn Sie eher große Projekte aufschieben, hilft die Salamitaktik: Jeden Tag schneiden Sie ein Scheibchen der großen Projekt-Salami ab und erledigen es. Wenn Sie das eine Weile machen, werden Sie feststellen, wie viel man mit dieser Methode schaffen kann.

Welche sind Ihre persönlichen Zeitfresserchen im Büro? Schreiben Sie sie in die Kommentare. Ich freue mich auf die Diskussion mit Ihnen.

Abb.: Olya Detry-shutterstock

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