Organisation

Wo bleibt meine Zeit? – Tipps zur Zeiterfassung im Büro

Frau vor türkisfarbenem Hintergrund zeigt auf einen Wecker

Systematische Zeiterfassung gibt Ihnen eine Antwort auf die Frage: „Wo bleibt meine Zeit?“ Wenn Sie sich nach Feierabend häufiger mal fragen, was Sie den Tag über eigentlich geschafft haben, sollten Sie sich mit dieser Frage einmal genauer befassen. Dafür brauchen Sie kein kompliziertes Zeiterfassungssystem. Stift und Zettel reichen vollkommen aus. Machen Sie sich den Tag über regelmäßig schlaglichtartige Notizen darüber, was Sie in diesem Moment gerade machen.

Zeiterfassung im Sekretariat

Heutzutage kommen in vielen Unternehmen digitale Zeiterfassungssysteme zum Einsatz.

Wer arbeitet wie lange an einer Aufgabe?

Das Prinzip der Zeiterfassung ist denkbar einfach: Wer eine Aufgabe beginnt, startet gleichzeitig die Zeiterfassung, etwa, indem er diese im Computer per Klick startet. Wird die Arbeit an der Aufgabe beendet, wird auch die Zeiterfassung abgebrochen. In digitalen Zeiterfassungssystemen sind oft Angaben zu jeweiligen Projekt hinterlegt, also beispielsweise Informationen zum Kunden, zum Projekt, zum (Zeit-)Budget, zum anstehenden Arbeitspaket etc. All diese Daten werden auf Knopfdruck mit dem angefallenen zeitlichen Aufwand verknüpft. Der Projektverantwortliche kann damit jederzeit erkennen, wie viel Zeit schon investiert wurde und wie lange die Bearbeitung einer Aufgabe gedauert hat.

Solche Angaben sind nicht nur für die Projektorganisation wichtig, sondern insbesondere auch für die Abrechnung mit den Auftraggebern und Auftraggeberinnen. Oft werden Unternehmen nach Stunden bezahlt. Dann geht es darum, nachzuweisen, wie viele Stunden angefallen sind und wofür sie aufgebraucht wurden.

Im Sekretariat ist die digitale Zeiterfassung oft nicht möglich

Für Assistenzen ist diese Form der Zeiterfassung jedoch nicht wirklich praktikabel. Die Arbeit in den Sekretariaten ist oft stark fragmentiert. Der Tag besteht also aus einer Vielzahl kleiner Tätigkeiten, die alle nur eine kurze Weile dauern, aber insgesamt den Ablauf im Büro völlig zerfleddern. Hier fallen zahlreiche verschiedene Aufgaben mehr oder weniger gleichzeitig an. Oft ist es gar nicht möglich, für eine längere Zeitspanne an einer Aufgabe dranzubleiben, weil gleich die nächste Unterbrechung wartet. Oder es werden zwei oder mehr Aufgaben gleichzeitig ausgeführt: Während Sie am Telefon darauf warten, dass die Kundin ihre Kundennummer gefunden hat, leiten Sie kurz eine E-Mail an Ihre Chef weiter. Wie wollen Sie solche Tätigkeiten in eine digitale Zeiterfassung überführen? Das ist kaum möglich.

Schlaglichter als Zeiterfassung im Sekretariat nutzen

Nichtsdestotrotz ist es wichtig, Ihre Leistung an den jeweiligen Tagen sichtbar zu machen. Sie brauchen jedoch eine andere Art der Zeiterfassung. Eine Lösung kann sein: Notieren Sie sich schlaglichtartig, was Sie den Tag über zu bestimmten Zeitpunkten getan haben.

Hilsmittel Timer

Das Vorgehen ist ganz einfach: Sie nehmen sich einen Kurzzeitmesser, etwa eine Küchenuhr oder den Timer Ihres Smartphones. Stellen Sie ihn auf eine relativ kurze Zeitspanne, etwa 6 oder 10 Minuten. Jedes Mal, wenn der Timer klingelt, notieren Sie sich, was Sie gerade in diesem Moment machen, etwa „Telefonat Kundin X“ oder „Besprechungsraum vorbereiten“. Anschließend starten Sie den Timer von Neuem. Am besten fertigen Sie sich ein Formular in Tabellenform an, das Sie ausdrucken und neben sich auf den Schreibtisch legen können. Auf diese Weise erfassen Sie sechsmal bzw. zehnmal in der Stunde, was Sie gerade machen.

Schlaglichter auswerten

Am Abend sollten Sie sich dann an die Auswertung machen. Mithilfe Ihrer Liste können Sie erkennen, zu welchen Momenten Sie telefoniert (und eventuell auch, ob das Telefonat länger gedauert hat) und ob Sie längere Zeit an einer Präsentation gearbeitet oder ob der Tag geprägt war von unzähligen kleinen Tätigkeiten, Unterbrechungen und Nebensächlichkeiten.

Ihre Vorteile:

  • Sie erkennen, ob es Ihr Tagesablauf ermöglicht, für längere Zeit an einem Vorgang zu arbeiten.
  • Sie kommen Arbeiten auf die Spur, die vielleicht gar nicht zu Ihren eigentlichen Aufgaben gehören, aber viel Zeit rauben.
  • Sie erkennen, ob sich Aufgaben im Laufe des Tages wiederholen.
  • Sie haben so eine Antwort auf die Frage „Was machen Sie eigentlich den ganzen Tag?“.

Oft hat auch allein die kurze Unterbrechung durch den Timer einen disziplinierenden Effekt. Durch die Unterbrechung werden Sie sich darüber bewusst, was Sie gerade machen. Ist das sinnvoll? Oder nicht? Diese Überlegung führt häufig dazu, dass zur eigentlich wichtigeren Aufgabe zurückgekehrt wird.

Verbesserungen durchsetzen

Das Notieren und Auswerten allein bringen aber noch keine Veränderungen. Überlegen Sie, welche Schritte notwendig sind, um Ihren Tagesablauf systematischer gestalten zu können:

  • Ihre Liste zeigt einen stark fragmentierten Tagesablauf? An eine längere Zeit durchgehender Arbeit an wichtigen Aufgaben ist kaum zu denken? Dann sprechen Sie mit Ihrem Chef über die Einrichtung von festen „stillen Zeiten“, zu denen Sie nicht gestört werden dürfen und an Ihren eigenen Projekten arbeiten können.
  • Während des Tages legt Ihnen Ihr Chef oder Ihre Chefin sehr oft überraschende Aufgaben auf den Tisch, die dann schnell erledigt werden müssen? Regen Sie an, jeden Morgen mit einem kurzen Jour fixe in den Tag zu starten, um sich einen Überblick zu verschaffen, was überhaupt alles anliegt. Damit können Sie vermutlich schon einen Teil dieser spontanen Aufgaben abfangen und Ihren Tag besser planen.
  • Sie stellen fest, dass bestimmte Aufgaben im Lauf des Tages immer wieder vorkommen? Dann versuchen Sie, diese Tätigkeiten zu bündeln und Gleichartiges am Stück abzuarbeiten. Auf dieses Weise lässt sich in der Regel viel Zeit sparen.
  • Sie sind immer wieder mit Dingen beschäftigt, die eigentlich nicht in Ihren Aufgabenbereich gehören? Lernen Sie, nein zu sagen.
  • Letztlich erkennen Sie auch, für welche Tätigkeiten Sie möglicherweise einfach zu lange brauchen. Setzen Sie sich Zeitlimits für einzelne Aufgaben, um den Aufwand zu begrenzen.

Sie müssen eine solche schlaglichtartige Zeiterfassung nicht unbedingt dauerhaft einführen. Nutzen Sie Ihre Liste für ein paar Tage, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie mehr Überblick benötigen oder neue Ansatzpunkte für Verbesserungen brauchen. Aber auch dann sollten Sie die Zeiterfassung ein paar Tage lang durchziehen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.

Abb.: Masson-AdobeStock

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