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Alphabetische, numerische oder alphanumerische Ablage?

Die verschiedenen Ablageformen haben Vor- und Nachteile

Wie ist Ihre Abla­ge orga­ni­siert? © czes­ky­freun­d36

Wie ist Ihre Abla­ge orga­ni­siert? Archi­vie­ren Sie Ihre Unter­la­gen alpha­be­tisch, nume­risch oder alpha­nu­me­risch? Nut­zen Sie Kun­den­num­mern oder Fir­men­be­zeich­nun­gen? Oder viel­leicht eine Kom­bi­na­ti­on aus bei­den? Jede die­ser Mög­lich­kei­ten hat Vor- und Nach­tei­le.

Sehen wir uns ein­mal die ver­schie­de­nen Alter­na­ti­ven der Abla­ge mit ihren Vor- und Nach­tei­len an.

Die numerische Ablage

Die nume­ri­sche Abla­ge, also die nach Num­mern, eig­net sich immer dann, wenn Sie es mit einer sehr gro­ßen Zahl an Kun­den zu tun haben, bzw. wenn Sie viel mit Bestell- oder Vor­gangs­num­mern arbei­ten, etwa in einem Ver­sand­han­del. Der Vor­teil einer nume­ri­schen Abla­ge ist, dass sich jeder Kun­de, jeder Vor­gang und jede Bestel­lung über die zuge­ord­ne­ten Num­mer ein­wand­frei iden­ti­fi­zie­ren las­sen. Da die­se Num­mern in der Regel com­pu­ter­ge­ne­riert sind, sind über sie auch pro­blem­los Quer­ver­bin­dun­gen zu Bestel­lun­gen, Rech­nun­gen, Mah­nun­gen etc. her­zu­stel­len. In einem papier­lo­sen Büro ist die nume­ri­sche Abla­ge unschlag­bar prak­tisch.

Ein wei­te­rer Vor­teil ist, dass die Abla­gen­or­ga­ni­sa­ti­on selbst völ­lig ein­deu­tig ist. Sie ent­schei­den ein­mal, ob Sie die Zah­len auf­stei­gend oder abstei­gend ver­wen­den. Danach ist jeder­zeit klar, wohin bei­spiels­wei­se ein Akten­ord­ner gehört. Hin­zu kommt, dass Sie in den Zah­len wei­te­re Infor­ma­tio­nen unter­brin­gen kön­nen, etwa das Jahr, in dem das Doku­ment ent­stan­den, ist oder eine Arti­kel­num­mer.

Der Nach­teil ist aller­dings, dass Sie immer eine Quer­re­fe­renz benö­ti­gen. Ruft ein Kun­de bei Ihnen an, um zu einer Bestel­lung oder einer Rech­nung eine Fra­ge zu stel­len, und hat er die ent­spre­chen­de Num­mer nicht sofort zur Hand, müs­sen Sie zwin­gend eine Mög­lich­keit haben, eine Ver­bin­dung zwi­schen die­sen Kun­den und der ent­spre­chen­den Num­mer her­stel­len zu kön­nen. Das ist in der Regel kein Pro­blem, die Such­funk­ti­on Ihrer Soft­ware erle­digt das. Fällt die­se aller­dings aus, kön­nen Sie dem Kun­den im Zwei­fels­fall in die­sem Moment nicht wei­ter­hel­fen.

Und noch einen Nach­teil hat die nume­ri­sche Abla­ge: Eine Zah­len­ko­lon­ne ist für das Auge schwie­ri­ger zu erfas­sen als Buch­sta­ben. Wenn Sie in einem unge­ord­ne­ten Sta­pel ein bestimm­tes Doku­ment suchen, wer­den Sie dafür län­ger brau­chen, wenn Sie sich aus­schließ­lich an Zah­len ori­en­tie­ren kön­nen.

Die alphabetische Ablage

Die alpha­be­ti­sche Abla­ge ist ver­mut­lich die am häu­figs­ten ver­wen­de­te. Bei ihr rich­tet sich der Abla­ge­ort eines Doku­ments oder eines Vor­gangs in der Regel nach einem Namen, z. B. nach dem des Kun­den. Das ist dann mög­lich, wenn die Anzahl der Kun­den über­schau­bar ist. Aller­dings hat die alpha­be­ti­sche Abla­ge ein paar Nach­tei­le.

Bei sehr häu­fi­gen Namen reicht es oft nicht aus, nur den Nach­na­men zu ver­wen­den. Es kann sogar sein, dass nicht ein­mal das Anfü­gen des Vor­na­mens für Ein­deu­tig­keit sorgt. Ein typi­sches Bei­spiel ist „Mül­ler, Tho­mas“. In die­sen Fäl­len wer­den wei­te­re Infor­ma­tio­nen, z. B. das Geburts­da­tum, benö­tigt, um die Unter­la­gen jeweils ein­deu­tig einem Kun­den zuord­nen zu kön­nen.

Ein wei­te­res Pro­blem ist, dass die alpha­be­ti­sche Abla­ge weni­ger ein­deu­tig ist, als sie zunächst erscheint. Pro­ble­ma­tisch sind vor allem die deut­schen Umlau­te. Wie gehen Sie mit den ver­schie­de­nen Schreib­wei­sen von „Mül­ler“ um? Und wie behan­deln Sie das „ß“? Und gibt es Regeln, wie Sie mit Til­den und Akzen­ten umge­hen?

Tipp: Hier gibt es einen eige­nen Text zu die­sem The­ma

Die alphanumerische Ablage

Mit der alpha­nu­me­ri­schen Abla­ge, also einer Kom­bi­na­ti­on aus Zah­len und Buch­sta­ben, kön­nen Sie die Vor­tei­le bei­der For­men ver­bin­den. Nut­zen Sie Kun­den­num­mern, um Doku­men­te ein­deu­tig bestimm­ten Vor­gän­gen zuord­nen zu kön­nen, und ergän­zen Sie Tei­le des Namens, um dem Auge eine schnel­le Ori­en­tie­rung zu ermög­li­chen. So ent­ste­hen bei­spiels­wei­se Kun­den­num­mern wie „1789 – 2015-MUE“.

Nach wel­chen Prin­zi­pi­en legen Sie Ihre Doku­men­te ab? Schrei­ben Sie mir und den ande­ren Lesern, ich freue mich über Kom­men­ta­re.

 

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