Artikel
4 Kommentare

Was macht eigentlich eine Empfangssekretärin?

Die Empfangssekretärin sorgt für ein herzliches Willkommen im Unternehmen

Die Emp­fangs­se­kre­tä­rin sorgt für ein herz­li­ches Will­kom­men im Unter­neh­men © Pezi­be­ar

Auch wenn der Beruf oft unter­schätzt wird: Eine Emp­fangs­se­kre­tä­rin, oft auch Emp­fangs­da­me, Front Office Mana­ger, Rezep­tio­nis­tin oder Emp­fangs­kraft genannt (es gibt natür­lich auch Män­ner am Emp­fang …), hat eine wich­ti­ge Funk­ti­on in einem Unter­neh­men.

Immer­hin geht es dar­um, dem Besu­cher – ganz gleich ob es sich um den Bewer­ber auf eine Aus­bil­dungs­stel­le oder um den Geschäfts­füh­rer des wich­tigs­ten Kun­den­un­ter­neh­mens han­delt – das Gefühl zu geben: „Du bist will­kom­men!” Außer­dem soll dem Gast sofort beim Ein­tre­ten in das Gebäu­de die Unter­neh­mens­phi­lo­so­phie ver­mit­telt wer­den. Die Emp­fangs­se­kre­tä­rin ist damit eine wich­ti­ge Reprä­sen­tan­tin und das Gesicht der Fir­ma.

Eine freundliche Begrüßung ist Pflicht

Die wich­tigs­te Auf­ga­be einer Emp­fangs­da­me ist die Begrü­ßung von Gäs­ten. Jeder, der in das Gebäu­de kommt, tritt zuerst an den Emp­fangs­schal­ter. Schon an die­ser Stel­le ent­schei­det sich oft, wie der wei­te­re Besuch im Haus ablau­fen wird. Ist die Begrü­ßung freund­lich und schen­ken Sie dem Gast ein Lächeln? Oder muss er sich mit einem gebrum­mel­ten „Ja?“ begnü­gen? Selbst wenn die Bespre­chung, zu der er ins Haus gekom­men ist, gut ver­läuft, wird die­ser ers­te Ein­druck nach­wir­ken. Das kann bis zu einem Kom­men­tar wie „Also, es ist ja sehr schön bei Ihnen, aber ehr­lich gesagt, die Dame da unten muss Freund­lich­keit wohl noch ler­nen …“ rei­chen. Ein höf­li­ches „Guten Tag, was kann ich für Sie tun?“ und ein Lächeln sind daher abso­lu­te Pflicht, auch wenn Sie eigent­lich gera­de Stress und Ärger am Hals haben.

Die Empfangssekretärin als Lotse im Unternehmen

Ist erst ein­mal klar, was der Besu­cher will, geht es dar­um, ihn mög­lichst schnell zum rich­ti­gen Ansprech­part­ner zu lot­sen. Kol­le­gen, die an die­sem Tag einen Besu­cher erwar­ten, soll­ten die­sen recht­zei­tig mit Namen und vor­aus­sicht­li­cher Ankunfts­zeit am Emp­fang ankün­di­gen. Das hat gleich meh­re­re Vor­tei­le:

  • Sie wis­sen, zu wem der Gast will, auch wenn er womög­lich den Namen sei­nes Ansprech­part­ners ver­ges­sen hat. Das kann z. B. bei ner­vö­sen Bewer­bern durch­aus mal pas­sie­ren.
  • Sie wis­sen selbst auch, wer kommt und zu wem der Besu­cher will, und kön­nen sich ent­spre­chend vor­be­rei­ten, etwa indem Sie für den Kun­den schon eine Besu­cher­kar­te bereit­le­gen.
  • Wenn Sie Ihren eige­nen Tag pla­nen, ist klar, zu wel­cher Zeit der Emp­fangs­tre­sen unbe­dingt besetzt sein muss, soll­ten Sie ansons­ten gele­gent­lich im Haus unter­wegs sein.
  • In Ihrem Unter­neh­men ist es Pflicht, dass Besu­cher am Emp­fang ange­mel­det sein müs­sen? Dann kön­nen Sie auf unan­ge­mel­de­te Gäs­te anders reagie­ren. Oft ver­su­chen Ver­käu­fer, mit Spon­tan­be­su­chen ihre Ansprech­part­ner zu über­rum­peln. In die­sem Fall sind Sie der ers­te wich­ti­ge Fil­ter und hal­ten Ihren Kol­le­gen den Rücken frei. Die Ant­wort auf die Fra­ge „Haben Sie einen Ter­min?“ lässt sich schnell über­prü­fen.

Tipp: Wie für alles ande­re gibt es natür­lich auch für die Ver­wal­tung von Gäs­ten im Haus mitt­ler­wei­le eige­ne Soft­ware. Mit der soge­nann­ten Besu­cher­ver­wal­tung wer­den die Gäs­te am Emp­fang regis­triert und nach dem Ver­las­sen des Gebäu­des wie­der aus­ge­checkt. Zugangs­kar­ten und Besu­cher­aus­wei­se las­sen sich damit pro­blem­los aus­stel­len. Der Vor­teil: Mit einem Maus­klick ist klar, wer sich wo im Gebäu­de aus­hält. Das kann z. B. in Not­fall­si­tua­tio­nen eine sehr wich­ti­ge Infor­ma­ti­on sein.

Die Empfangssekretärin hilft, die Wartezeit zu überbrücken

Als Emp­fangs­da­me ver­sor­gen Sie den Besu­cher gege­be­nen­falls, bis Ihr Kol­le­ge kommt, um ihn abzu­ho­len. Je nach Unter­neh­men geht es viel­leicht dar­um, Man­tel und Schirm abzu­neh­men, ein Getränk oder bei einer län­ge­ren War­te­zeit auch etwas Lek­tü­re anzu­bie­ten. Oft suchen Besu­cher auch das Gespräch und stel­len Fra­gen. Gele­gent­lich wol­len sie so ihre Ner­vo­si­tät etwas abbau­en, manch­mal aber auch Infor­ma­tio­nen abgrei­fen, die sie im fol­gen­den Gespräch für sich nut­zen wol­len. Füh­ren Sie dann ein wenig Small Talk, ver­ra­ten Sie aber nie­mals zu viel über Ihr Unter­neh­men.

Wenn der Gast wie­der geht, ist es oft die Auf­ga­be der Emp­fangs­kraft, ein Taxi zu rufen. Auch hier ist es sinn­voll, vor­ab beim zustän­di­gen Kol­le­gen nach­zu­fra­gen, bis wann die Bespre­chung vor­aus­sicht­lich dau­ern wird und ob anschlie­ßend ein Taxi benö­tigt wird. Gege­be­nen­falls sam­meln Sie Besu­cher­kar­ten etc. wie­der ein, bevor der Besu­cher das Haus ver­lässt. Auf alle Fäl­le gehört ein freund­li­ches „Auf Wie­der­se­hen!” zur Ver­ab­schie­dung.

Tipp: Bei so viel Kon­takt zu Kun­den sind Fremd­spra­chen­kennt­nis­se ein ech­tes Plus. Wenn Sie einen Gast aus Spa­ni­en, den USA oder Frank­reich in sei­ner Lan­des­spra­che begrü­ßen kön­nen, wirkt Ihr Unter­neh­men sofort kom­pe­tent und zuvor­kom­mend. Mehr zu den Anfor­de­run­gen an eine Emp­fangs­se­kre­tä­rin erfah­ren Sie im zwei­ten Teil.

Übri­gens: An die­sem Pos­ten soll­ten Sie ein Auge dafür haben, wie der Emp­fangs­be­reich des Unter­neh­mens aus­sieht. Das bedeu­tet jetzt nicht, dass Sie put­zen müs­sen, dafür gibt es in den Unter­neh­men eige­ne Rei­ni­gungs­kräf­te. Aber Ihr eige­ner Platz soll­te auf­ge­räumt sein, im War­te­be­reich soll­ten Zeit­schrif­ten und Co. nicht wüst her­um­lie­gen und even­tu­ell vor­han­de­ne Blu­men und Pflan­zen kei­nen ver­nach­läs­sig­ten Ein­druck hin­ter­las­sen. Kaf­fee und Geträn­ke soll­ten immer frisch sein. Gehen Sie regel­mä­ßig durch den Raum und schaf­fen Sie etwas Ord­nung.

Die Betreuung von Telefonanlage und Post

Sehr häu­fig betreut die Emp­fangs­se­kre­tä­rin die Tele­fon­zen­tra­le, gera­de in mit­tel­gro­ßen Unter­neh­men. Sie nimmt Anru­fe ent­ge­gen und lei­tet sie wei­ter, wim­melt auch mal Wer­be­an­ru­fer ab. Je bes­ser die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Kol­le­gen klappt, des­to eher kön­nen Sie die­se Auf­ga­be erfül­len. Wer ist wann am Platz? Wer bear­bei­tet wel­che Vor­gän­ge und ist wofür zustän­dig? Ziel sol­cher Fra­gen ist es, den Anru­fer schnell und direkt an den rich­ti­gen Ansprech­part­ner für sein Anlie­gen durch­zu­stel­len und zu ver­hin­dern, dass er mehr­fach wei­ter­ver­bun­den wird. Letz­te­res hin­ter­lässt immer einen schlech­ten Ein­druck. Eben­falls wich­tig: Wel­che Anru­fe sol­len nicht durch­ge­stellt wer­den? Hier hal­ten Sie Ihre Kol­le­gen den Rücken frei.

Bedie­nen Sie die Tele­fon­an­la­ge, müs­sen Sie sich schnell und gründ­lich mit der oft kom­ple­xen Tech­nik ver­traut machen, etwa um Tele­fon­lis­ten und -spei­cher pfle­gen zu kön­nen. Auch auto­ma­ti­sche Wei­ter­lei­tun­gen oder die Sper­rung von Anru­fern kann oft über die Anla­gen vor­ge­nom­men wer­den. Wie immer bei tech­ni­schen Gerä­ten gilt: Je genau­er Sie sich mit der Bedie­nung aus­kennst, des­to mehr pro­fi­tie­ren Sie von den Mög­lich­kei­ten, die die Tech­nik bie­tet.

Tipp: In vie­len Unter­neh­men gilt die Regel: Durch­wahl­num­mern wer­den nicht von Drit­ten wei­ter­ge­ge­ben. Nur der Kol­le­ge selbst ent­schei­det, wer sei­ne Durch­wahl erhält und wer nicht. Dar­an soll­te sich jeder hal­ten.

Ähn­li­che Auf­ga­ben war­ten auf Sie, wenn Sie die zen­tra­le E-Mail-Adres­se eines Unter­neh­men ver­wal­ten, indem Sie die Nach­rich­ten an den rich­ti­gen Ansprech­part­ner wei­ter­lei­ten, E-Mail-Adres­sen und -ver­tei­ler pfle­gen und Spam, der durch den Fil­ter gerutscht ist, aus­sor­tie­ren.

Sind Sie mit der Post­be­ar­bei­tung betraut, neh­men Sie auf der einen Sei­te ein­ge­hen­de Brie­fe und Pake­te ent­ge­gen und lei­ten sie an die Emp­fän­ger wei­ter, ande­rer­seits sam­meln Sie die Aus­gangs­post am Ende des Tages ein, fran­kie­ren sie gege­be­nen­falls und brin­gen sie zur Post oder zum Brief­kas­ten. Auch Sen­dun­gen, die durch einen Boten gelie­fert wer­den, neh­men Sie ent­ge­gen, quit­tie­ren den Emp­fang und lei­ten sie anschlie­ßend an den Emp­fän­ger im Unter­neh­men wei­ter.

Was sonst noch alles auf die Empfangssekretärin zukommen kann

Je nach Unter­neh­men fal­len noch vie­le wei­te­re Auf­ga­ben an, die an die Emp­fangs­se­kre­tä­rin gege­ben wer­den. Von Schreib­ar­bei­ten über die Schlüs­sel­ver­wal­tung und Daten­bank­pfle­ge bis zur Betreu­ung von Mee­ting- und Kon­fe­renz­räu­men für Ver­an­stal­tun­gen kann alles dabei sein. Oft fin­den sich in Stel­len­an­zei­gen auch For­mu­lie­run­gen wie „Unter­stüt­zung ande­rer Abtei­lun­gen“, das kann dann alles und nichts hei­ßen. Wenn Sie sich auf eine sol­che Stel­le bewir­ben, fra­gen Sie im Vor­stel­lungs­ge­spräch nach, was sich hin­ter die­ser For­mu­lie­rung kon­kret ver­birgt. Sonst kann es schnell pas­sie­ren, dass Sie womög­lich die Auf­ga­ben einer Pro­jekt­as­sis­ten­tin zusätz­lich über­neh­men, aber zum Gehalt einer Emp­fangs­se­kre­tä­rin arbei­ten.

(Visi­ted 360 times, 1 visits today)

4 Kommentare

  1. Die noch rela­tiv jun­ge Fir­ma in der ich arbei­te, hat sich ent­schie­den eine Sekre­tä­rin ein­zu­stel­len. Die auch drin­gend benö­tigt wird. Sie soll­te fähig und erfah­ren sein und vie­ler­lei ande­re Qua­li­tä­ten mit­brin­gen, dar­un­ter gute Lau­ne und eine posi­ti­ve Aura. Ich hof­fe, dass wir sobald wie mög­lich so eine Kraft fin­den. Das wür­de vie­les erleich­tern.

    Antworten

  2. Ich fin­de es auch für ein Unter­neh­men wich­tig ein Emp­fangs­da­me ein­zu­stel­len.
    Die Fir­ma in der ich neu­er­dings arbei­te ist ziem­lich modern und ist fast immer auf dem neus­ten Stand was Digi­ta­li­sie­rung u.ä. angeht. Es wur­de sogar am Emp­fang eine Art Besu­cher­ver­wal­tungs Dis­play Sys­tem auf­ge­stellt wo sich Besu­cher und Mit­ar­bei­ter regis­trie­ren kön­nen. Trotz­des­sen sit­zen am Emp­fang 2 Emp­fangs­da­men die sich um die Orga­ni­sa­ti­on und die per­sön­li­che Begrü­ßung und Bera­tung der Besu­cher küm­mern.
    Sowas soll­te wenn man mich fragt auch immer bei­be­hal­ten denn auch wenn unse­re Welt sich immer mehr digi­ta­li­siert soll­te man nie ver­ges­sen ein wenig Mensch­lich­keit zu zei­gen.

    Antworten

    • Das ist natür­lich ein wich­ti­ger Aspekt, der nicht ver­ges­sen wer­den darf: Eine Emp­fangs­se­kre­tä­rin ist auch immer das Gesicht des Unter­neh­mens und macht die even­tu­ell gesichts­lo­se Orga­ni­sa­ti­on mensch­lich. Dan­ke für den Hin­weis.

      Antworten

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.