Zeitlimits: Warum sind sie sinnvoll?

Indem Sie Zeitlimits für Ihre Aufgaben setzen, nutzen Sie ein besonderes Phänomen: Je mehr Zeit Sie für die Erledigung einer Aufgabe einplanen, desto länger brauchen Sie auch, um zu einem Ende zu kommen. Wenn Sie aber wissen, dass Ihnen nur ein paar Minuten zur Verfügung stehen, um eine Angelegenheit wirklich zu beenden, werden Sie auch nur diese paar Minuten dafür benötigen. Die Bearbeitung einer Aufgabe dauert in der Regel genauso lange, wie Sie bereit sind, daran zu arbeiten.

Nutzen Sie Ihre Zeit besser mit Zeitlimits

Dieses Phänomen können Sie für Ihr Zeitmanagement nutzen – einfach, indem Sie für alle anstehenden Tätigkeiten Zeitlimits festsetzen und diese auch einhalten.

Zeitlimits verhindern, dass Sie sich verzetteln

Dazu ein Beispiel: Für Ihren Unternehmensblog sollen Sie Fotos aus einer Fotodatenbank heraussuchen. Die Zahl der infrage kommenden Fotos ist riesig und die Auswahl fällt Ihnen schwer. Also verbringen Sie viele Minuten damit, Bilder zu sichten, eine Vorauswahl in die Lightbox zu legen und zu überlegen, welches Bild wohl am geeignetsten ist. All das kostet viel Zeit, die Ihnen an anderen Stellen fehlt. Gerade solche Rechercheaufgaben können schnell zu endlosen Geschichten ausufern. Sie können immer noch einen neuen Suchbegriff eingeben, eine andere Datenbank ausprobieren, weitere Ergebnisse sichten … ohne Zeitlimit besteht eine große Gefahr, sich zu verzetteln.

Zeitlimits helfen, sich zu entscheiden

Besser ist es, sich ein klares Zeitlimit zu setzen, bevor Sie die Bilddatenbank überhaupt öffnen und mit der Suche beginnen: „Ich suche jetzt 3 Minuten lang passende Bilder und wähle dann eines aus.“ Auf diese Weise gehen Sie viel gezielter an die Suche heran und entscheiden sich am Ende der vorgegebenen Zeitspanne für ein Bild. Das ist dann vielleicht nicht die bestmögliche Wahl, aber das bestmögliche Ergebnis, das Sie in der Zeitspanne, die Ihnen zur Verfügung steht, erreichen können. Auch Ablenkungen haben kaum eine Chance, weil Sie wissen, dass diese Ihnen wertvolle Recherchezeit rauben. In der Folge gewinnen Sie Zeit, die Sie für Aufgaben nutzen können, die wichtiger sind.

Wie Sie mit Zeitlimits arbeiten

Die Herausforderung besteht darin, das Zeitlimit sinnvoll zu setzen, das heißt weder zu knapp noch zu ausufernd zu planen. Begrenzen Sie die zur Verfügung stehende Zeit zu stark, geraten Sie während der Arbeit in Stress. Lassen Sie sich hingegen zu viel Zeit für einzelne Aufgaben, verpufft der positive Effekt, den Sie durch die Limitierung erreichen wollen.

Prioritäten bestimmen, wie viel Zeit eine Aufgabe erhält

Die Frage, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe jeweils reservieren, ist eine Frage der Priorisierung. Gerade unbedeutender Kleinkram hat die lästige Eigenschaft, viel zu viel Zeit einzunehmen, die Ihnen dann fehlt, wenn es wichtig wird. Arbeiten Sie also gerade bei irrelevanten Tätigkeiten mit Zeitlimits, um dieses Ausufern zu verhindern.

Aufgaben, die unmittelbar mit Ihren wesentlichen Zielen zusammenhängen, bekommen hingegen mehr Zeit. Hier brauchen Sie Ruhe, müssen mehr nachdenken, die Ergebnisse sind möglicherweise für Ihre weitere Laufbahn entscheidend. All das sollte sich im Zeitlimit widerspiegeln.

Während Sie bei unwichtigen Tätigkeiten beim Zeitlimit also eher etwas knauserig sein sollten, planen Sie bei entscheidenden Aufgaben eher großzügig.

Wie Sie Zeitlimits festlegen

Ein paar Tipps helfen Ihnen dabei, das Zeitlimit sinnvoll zu setzen:

• Hören Sie auf Ihre Erfahrung. Je häufiger Sie eine Aufgabe schon erledigt haben, desto leichter fällt es Ihnen, ihre Dauer adäquat einzuschätzen. Setzen Sie ein realistisches Zeitlimit, mit dem Sie in der Vergangenheit bereits gut ausgekommen sind.
• Überlegen Sie, wo Sie künftig schneller werden wollen. Vielleicht haben auch Sie einige Arbeitsbereiche, bei denen Sie noch Zeitsparpotenzial sehen. Wenn ja, seien Sie hier durchaus sportlich. Haben Sie bisher eine Viertelstunde für eine Internetrecherche benötigt, setzen Sie sich doch mal ein Limit von 10 Minuten. Wenn Sie feststellen, dass das nun wirklich nicht ausreicht, können Sie das Limit ja wieder hochsetzen.
• Seien Sie aber gleichzeitig nicht zu ehrgeizig. Stehen Sie vor einer neuen Aufgabe oder arbeiten Sie mit einer neuen Technik, genehmigen Sie sich selbst einen größeren zeitlichen Puffer. In diesen Fällen ist es besser, wenn Sie ein wenig Luft für Unvorhergesehenes lassen.
• Fassen Sie kleinere Aufgaben zusammen und setzen Sie für diese ein gemeinsames Zeitlimit. Nehmen Sie sich beispielsweise vor, den gesamten E-Mail-Posteingang am Stück zu bearbeiten und dafür nicht mehr als 30 Minuten zu investieren. Damit werden Sie automatisch weniger Zeit dafür verbrauchen, die E-Mails zu sichten, und Sie werden vermutlich auch kürzere Antworttexte schreiben. E-Mails, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, bearbeiten Sie dann nicht sofort, sondern funktionieren sie in eine eigene Aufgabe um, für die Sie wiederum einen eigenen Zeitblock reservieren.

Arbeiten Sie mit einem Kurzzeitmesser

Nachdem Sie die Zeitlimits definiert haben, besteht die Herausforderung darin, sie auch einzuhalten. Dazu brauchen Sie ein wenig Disziplin und einen Kurzzeitmesser. Hier stellen Sie die geplante Zeit ein und los geht’s. Dafür können Sie Ihr Smartphone nutzen oder auch einen witzigen Küchen-Kurzzeitmesser. Kurzzeitmesser gibt es in allen möglichen witzigen Ausführungen und sorgen dann nicht nur für die Einhaltung der vorgegebenen Zeit, sondern auch gleich noch für gute Laune.

Arbeiten Sie schon mit Zeitlimits? Welche Erfahrungen haben Sie damit? Berichten Sie mir und den anderen Lesern in den Kommentaren.

Abb.: chee siong teh-AdobeStock