Schlüssel verwalten: Behalten Sie den Überblick

Mehr Überblick im Schlüsselkasten! Die Frage, welcher Mitarbeiter welche Schlüssel erhält, kann in manchen Betrieben zu einer echten Knobelei ausarten. Tresorschlüssel, Autoschlüssel, Maschinenschlüssel, unterschiedliche Zugangsbereiche, die sich teilweise nicht überschneiden dürfen … eine Schlüsselverwaltung ist nur scheinbar banal. Klassischerweise liegt sie im Sekretariat. Lesen Sie, worauf Sie grundsätzlich achten müssen.

Ob Sie für die Verwaltung der Schlüssel in Ihrem Unternehmen einen einfachen Schlüsselkasten oder eher einen großen Schlüsselschrank benötigen, ob Ihnen für die Verwaltung eine selbst gebaute Excel-Datei ausreicht oder Sie doch eher zu einer ausgefeilten Software zur Schlüsselverwaltung eines spezialisierten Anbieters greifen, hängt natürlich in erster Linie davon ab, wie komplex die Zugänge etc. bei Ihnen sind. Ziel ist immer, jederzeit einen Überblick darüber zu haben, welche Zugangsberechtigungen im Umlauf sind, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt Zutritt zu welchen Bereichen hat, wo sich gerade welcher Schlüssel befindet.

Welche Schlüsselverwaltung benötigen Sie?

Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme.

• Welche Schlüssel gibt es in Ihrem Unternehmen? Denken Sie an Zimmer, Schränke und Tresore, aber auch an Maschinen und Fahrzeuge aller Art. Auch Zugangscodes gehören hierzu.
• Wozu berechtigen diese jeweils? Legen Sie eine Übersicht an, welche Tür mit welchem Schlüssel geöffnet werden kann, und ermöglichen Sie so eine Zugangskontrolle. In vielen Unternehmen gilt aus Sicherheitsgründen bei bestimmten Vorgängen das Vier-Augen-Prinzip, das über Schlüssel oder Codes überwacht wird.
• Gibt es einen Generalschlüssel? Wer führt den mit sich? Oft gibt es zumindest einen Generalschlüssel, der Zugang zu allen wesentlichen Bereichen und Räumen erlaubt. Träger ist oft der Hausmeister, damit dieser etwa bei einem Wassereinbruch schnell eingreifen kann.
• Welche Anweisungen gibt es für die Schlüsselnutzung? Gibt es Zeitvorgaben? Dürfen manche Schlüssel und Zugangscodes nicht parallel an einen Mitarbeiter vergeben werden? Dokumentieren Sie die Vorgaben und halten Sie sie aktuell.
• Erfolgt die Ausgabe dauerhaft für die Zeit der Beschäftigung an Mitarbeiter? Oder nur für die Dauer bestimmter Vorgänge, etwa ein Autoschlüssel für eine bestimmte Dienstfahrt?
• Wo werden Schlüssel, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, aufbewahrt? Gibt es hier Regeln, die für den Zugriff und die Aufbewahrung eingehalten werden müssen?

Je komplexer Ihre Schlüsselverwaltung ist, desto eher sollten Sie zu einer professionellen Software greifen. Das gilt natürlich dann, wenn Sie mit Schlüsselkarten und Codes arbeiten. Die Karten lassen sich sehr einfach codieren und auch wieder sperren. Eine professionelle Schlüsselverwaltung kann aber auch dann notwendig werden, wenn es viele Ausschlusskriterien zu beachten gilt, wenn also jemand, der Schlüssel A hat, nicht gleichzeitig C, F und G haben darf. Solche Vorgaben können schnell sehr unübersichtlich werden.

Kontrollieren Sie den Bestand an Schlüsseln

Kontrollieren Sie im zweiten Schritt, ob alle Schlüssel und gegebenenfalls auch alle Schlösser eindeutig identifizierbar sind.

Markieren Sie die Schlüssel

Im Idealfall ist eine Nummer in den Schlüssel selbst eingestanzt, die Sie dann wiederum in Ihre Schlüsselkartei aufnehmen. Perfekt wird das System, wenn diese Nummerierung fortlaufend und durchgängig ist. Nutzen Sie ansonsten jede Möglichkeit, die Schlüssel eindeutig zu gestalten. Klassiker sind Schlüsselanhänger, die auch heute noch nicht ausgedient haben. Sorgen Sie für eine eindeutige Beschriftung, beispielsweise über einen Barcode, und verwenden Sie unterschiedliche Farben, entweder bei den Anhänger oder auch bei den Schlüsseln selbst. Mit den Farben können Sie gleichzeitig unterschiedliche Bereiche im Unternehmen kennzeichnen. Alle Schlüssel für das Lager sind grün markiert, alle für den Verwaltungstrakt blau und wer in die Räume für Entwicklung und Produktion will, braucht einen rot markierten Schlüssel. Auch eine Kennzeichnung nach Sicherheitsbereichen ist denkbar. Eine solche Farbcodierung erleichtert Ihnen den Überblick erheblich.

Identifizieren Sie die Schlösser

Um Schlösser an Türen eindeutig zu identifizieren, können Sie einen Raumplan nutzen, für Schreibtische, Schränke, Maschinen etc. sind Inventarnummern gut geeignet. Bei Fahrzeugen bietet sich auch die Fahrzeugnummer an. Wichtig ist, dass Sie alles jederzeit einwandfrei zuordnen können.

Ergänzen Sie wichtige Informationen

Halten Sie in Ihrer Schlüsselkartei auch Vorgaben für die einzelnen Schlüssel fest, etwa wenn Sicherheitsfreigaben nachgewiesen werden müssen. Oder der Mitarbeiter muss über Nutzung und Aufbewahrung des betreffenden Schlüssels belehrt werden und diese Belehrung unterschreiben. Am besten entwickeln Sie bei solchen Vorgaben Checklisten, um nichts zu vergessen. Nehmen Sie die entsprechenden Dokumente stets zu Ihren Unterlagen, um nachweisen zu können, dass die Vorgaben eingehalten wurden. Das kann im Schadensfall für die Versicherung wichtig werden.

Dokumentieren Sie, welcher Schlüssel sich wo befindet

Zur Bestandsaufnahme gehört auch die Frage, welche Schlüssel denn schon im Umlauf sind und wo sie sich aktuell befinden. Wenn Sie zum ersten Mal eine umfassende Bestandsaufnahme machen, bitten Sie alle Kollegen, einmal mit allen Schlüsseln bei Ihnen vorbeizukommen. Damit erreichen Sie gleich mehrere Ziele:

• Sie erfassen, wo sich welcher Schlüssel zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Dies kann wichtig sein, wenn ein Mitarbeiter Sie einmal verlässt und es dann plötzlich Streit gibt, welche Schlüssel er erhalten hat. Lassen Sie sich die Ausgabe von Schlüsseln, jetzt und in Zukunft, immer per Unterschrift bestätigen. Im Gegenzug erhält der Mitarbeiter bei Rückgabe eine Quittung. Beide Dokumente bzw. die Quittungskopie gehören in die Akte, in der Sie die Schlüsselkartei aufbewahren.
• Sie können kontrollieren, ob alle Schlüssel tatsächlich eindeutig markiert sind. Wenn nicht, haben Sie jetzt die Gelegenheit, die Markierung nachzuholen.
• Es besteht die Möglichkeit, Vorgaben und tatsächliche Gegebenheiten miteinander abzugleichen. Oft stellt sich bei solchen Überprüfungen heraus, dass zwar Vorgaben und Zugangsvoraussetzungen verschärft wurden, die betreffenden Kollegen aber alte Schlüssel behalten und damit zu große Kompetenzen haben. Hier können Sie gezielt nachsteuern.
• Ist überhaupt noch alles vorhanden? Das ist eine wichtige Frage bei der Bestandsaufnahme. Zählen Sie durch. Es geschieht gar nicht so selten, dass Schlüssel verloren gehen oder es versäumt wird, sie von ausscheidenden Mitarbeitern einzufordern. Verschaffen Sie sich einen Überblick. In ganz kritischen Fällen kann es sogar nötig sein, die Schließanlage auszutauschen, wenn Schlüssel von zentraler Bedeutung nicht mehr auffindbar sind. Das sollte aber nur die extreme Ausnahme sein.

Wiederholen Sie die Bestandsaufnahme von Zeit zu Zeit, um Probleme durch einen Verlust oder einen Diebstahl möglichst frühzeitig aufzuspüren. Verpflichten Sie die Mitarbeiter bei der Schlüsselübergaben schriftlich dazu, jeden Verlust und jeden Diebstahl umgehend zu melden.

Bewahren Sie die Schlüssel sicher auf

Dass die Schlüssel ihrerseits wiederum unter Verschluss gehalten werden müssen, versteht sich von selbst. Immerhin kann man mit ihnen allerhand Unfug anstellen. Minimum ist ein abschließbarer, stabiler Schlüsselschrank, der in einem abgeschlossenen Raum aufgehängt wird. Allerdings ist es in den meisten Fällen keine große Kunst, solche Schränke zu knacken, deshalb gehören sicherheitsrelevante Schlüssel in den Unternehmenstresor.

Achten Sie darauf, dass der Schlüsselschrank ausreichend groß ist und auch einen Zuwachs noch vertragen kann. Sonst erschweren Sie sich die Übersicht, weil aus Platznot Haken doppelt belegt werden. Auch sollte der Kasten ab einer gewissen Größe innen beschriftbar sein, damit Sie den Inhalt beispielsweise abteilungsweise sortieren und dann jederzeit wiederfinden können.

Übrigens müssen nicht alle Schlüssel zentral gelagert werden. Autoschlüssel werden oft bei den Fahrzeugpapieren aufbewahrt und gemeinsam mit diesen ausgehändigt. Vergessen Sie dennoch nicht, sie in die regelmäßigen Kontrollen aufzunehmen.

Abb.: Inna Vlasova-AdobeStock