Sekretärin oder Assistentin? Oft bestehen die Mitarbeiterinnen im Office mit viel Nachdruck auf ihren jeweiligen Berufsbezeichnungen. Allerdings: Geschützt sind beide nicht. Mit Tanja Bögner, selbst Vorstandsassistentin und Deutschlands beste Sekretärin 2006, habe ich darüber gesprochen, was eine Sekretärin von einer Assistentin unterscheidet.
Wodurch sind die unterschiedlichen Berufsbezeichnungen „Sekretärin“ und „Assistentin“ überhaupt entstanden?
Das ist eine Folge der Veränderungen unseres Berufsbilds. Früher waren Sekretärinnen vor allem ausführende Organe; sie taten, was der Chef ihnen sagte. Das waren dann die typischen Sekretariatsaufgaben: Termine vereinbaren, Telefonate führen, Geschäftsreisen organisieren, Briefe schreiben usw. Heute arbeiten Office-Kräfte dagegen sehr oft inhaltlich und in weit größerem Maße eigenverantwortlich. Sie recherchieren Fakten, bereiten Zahlen auf, schreiben Berichte und legen ihren Chefs entscheidungsreife Vorlagen vor. Dieser Wandel spiegelt sich in den Bezeichnungen wieder.
Gibt es eine Art Hierarchie zwischen Assistentinnen und Sekretärinnen, die sich aus den Bezeichnungen ablesen lässt?
Nein, auf keinen Fall. Denn wie eine Position tatsächlich benannt ist, hängt von sehr vielen Faktoren ab, etwa der Größe des Unternehmens und seiner Internationalität. Wer in einem großen, amerikanisch geprägten Haus arbeitet, hat vielleicht den „Assistent“ auf der Visitenkarte stehen, kann aber dennoch vor allem die klassischen Sekretariatstätigkeiten übernehmen – weil es die Bezeichnung „Sekretärin“ in seinem Unternehmen gar nicht gibt. Auf der anderen Seite gibt es jede Menge Sekretärinnen, die z. B. sehr intensiv in Projekte eingebunden sind und dort vor allem inhaltlich arbeiten. Gerade in klassischen klein- und mittelständischen Unternehmen ist das häufig der Fall. Generell gilt, dass kein Job im Office-Bereich dem nächsten gleicht. Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele unterschiedliche Aufgaben in den Sekretariaten erledigt werden.
Welchen Einfluss hat die Sekretärin selbst auf ihre Tätigkeiten?
Natürlich ist die erste Frage immer, wie viel Eigenverantwortung der Vorgesetzte zulässt. Aber die Sekretärin hat einen größeren Einfluss auf ihren Arbeitsbereich, als man vielleicht denken mag. Die Herausforderung ist zunächst herauszufinden, wie sie ihren Chef am besten unterstützen kann, sie muss ihn also gut kennen. In diesem Rahmen kann sich die Sekretärin dann anspruchsvolle und attraktive Tätigkeiten erschließen. „Chefentlastung“ ist die zentrale Aufgabe für Sekretärin und Assistentin. Wichtig ist eine Arbeit auf Augenhöhe, sonst wird das auch mit der Entlastung nichts.
Unterscheiden sich denn die Ausbildungswege?
Wenn man sich einmal die entsprechenden Stellenanzeigen durchliest, bemerkt man schnell die Unterschiede. Ist eine Assistenzstelle ausgeschrieben, werden oft ein abgeschlossenes BWL-Studium und weitere Kenntnisse etwa im Personalbereich verlangt. Allerdings wird das Fachwissen, das für die Arbeit in einem Sekretariat notwendig ist – PC-Kenntnisse, Fremdsprachen, Bürowirtschaft –, in der Regel vorausgesetzt. Und das wird im Studium häufig nicht oder nur teilweise vermittelt. Die klassische Ausbildung hat also einen hohen Stellenwert. Außerdem sollte die Möglichkeit, sich auf interessantere und auch besser bezahlte Positionen hochzuarbeiten, nicht übersehen werden. In vielen Fällen zählt Berufspraxis mehr als ein Studium. Wer mehrere Jahre Erfahrung im Büro vorweisen kann, muss sich vor der Konkurrenz nicht verstecken.
Vielen Dank an Tanja Bögner für das interessante Gespräch.
Tanja Bögner ist Vorstandsassistentin, Dipl. Fremdsprachliche Management Assistentin, Referentin und Trainerin für Office Professionals mit den Schwerpunkten Kommunikation, Zeit- und Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung. Sie hat seit über 20 Jahren Berufserfahrung im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen gesammelt und gibt ihren Erfahrungsschatz direkt aus der Praxis an ihre Seminarteilnehmer weiter. Tanja Bögner ist zudem erfolgreiche Fachbuchautorin („Traumberuf Sekretärin“ und „Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht“) und veröffentlicht Fachartikel zum professionellen Office Management. Weitere Informationen: www.tanjaboegner.de
Abb.: opolja-AdobeStock
Für mich ist der Titel ‚Sekretärin‘ ziemlich negativ behaftet, was vor allem durch die Entstehungsgeschichte des Berufsbildes kommt. Bei einer Sekretärin haben auch heute noch viele Menschen eine hübsche, junge Dame mit Schreibblock im Kopf, die ohne eigene Meinung alle Wünsche des Chefs aus seinen Augen abliest. Als dieser Job eingeführt wurde und die Frauen damit die Chance bekamen in die Geschäftswelt Einzug zu halten, traf dieses Bild vermutlich in den meisten Fällen auch zu. Man musste die Frauen ja klein halten und wollte sie nicht überfordern. Und auch heute wird eine Sekretärin häufig noch von den Medien in Richtung dieses Bildes gedrückt. Für Menschen, die lange in dieser Branche tätig sind, mag dieser Eindruck unbegründet sein, da sie ja auch die Entwicklung der letzten Jahrzehnte stets hautnah mitbekommen haben. Nach außen hin hat sich das Bild einer Sekretärin allerdings noch nicht ausreichend geändert und ich frage mich, ob dies je möglich sein wird. Ich persönlich hoffe deshalb, dass die Bezeichnung ‚Assistentin‘ die Sekretärin irgendwann komplett ablösen wird, so dass dieser komplexe und anspruchsvolle Job endlich die Würdigung erhält, die er schon lange verdient hätte.
Ich denke auch, dass die Außenwahrnehmung dieses anspruchsvollen Berufs eines der größten Probleme ist. Allerdings bin ich mir nicht sicher, ob das nur mit der Bezeichnung zusammenhängt. Wer Teamassistentin ist hat manchmal trotz anspruchsvoller Projektaufgaben ganz schön um Anerkennung zu kämpfen, während die Chefsekretärin höchstes Ansehen genießt.
Was ich persönlich an der Bezeichnung Sekretärin mag ist der Wortursprung: secreto, also Geheimnis. Da schwingt schon mit, dass es sich um eine wichtige Vertrauensstellung handelt.
Letzlich bleibt es meiner Meinung nach die Aufgabe alle Beteiligten und Betroffenen, die Leistung herauszustellen, gleich ob diese nun von einer Sekretärin oder Assistentin erbracht wurde.