Was macht eigentlich eine Fremdsprachensekretärin?

Wie sieht der Alltag einer Fremdsprachensekretärin oder eines Fremdsprachenkorrespondents aus? Am Morgen einen Anruf aus Spanien annehmen, am Mittag ein Geschäftsessen mit Kunden aus Japan begleiten oder am Nachmittag ein Meeting mit Geschäftspartnerinnen aus Kanada moderieren — Abwechslung ist hier in jedem Fall garantiert.

Sekretärin mit besonderer Ausrichtung auf Fremdsprachen

Längst sind es nicht mehr nur große Firmen, die sich auf dem globalen Markt bewähren müssen, auch immer mehr mittelständische oder kleine Unternehmen pflegen einen Kundenstamm außerhalb des deutschsprachigen Raums. Ebenso besitzen öffentliche Einrichtungen oder Organisationen Kontakte im Ausland. Umso wichtiger sind gute Kenntnisse in den gängigen Handelssprachen, dazu gehören in Europa zum Beispiel Englisch, Französisch und Spanisch. Darüber hinaus wird Chinesisch für den weltweiten Handel immer wichtiger.

In all diesen Fällen treten Fremdsprachensekretärinnen und Fremdsprachensekretäre in Aktion: Sie sorgen dafür, dass Geschäftsunterlagen in die jeweilige Fremdsprache übersetzt werden, stehen bei Besuchen von ausländischen Gästen als Dolmetscher bereit, kümmern sich um Import- und Exportdokumente und organisieren Geschäftsreisen ins Ausland.

Aufgaben eines Fremdsprachensekretärs oder einer Fremdsprachenkorrespondentin

Die Aufgaben von Fremdsprachensekretärinnen und Fremdsprachensekretärs umfassen Administration, Organisation und Kommunikation im Büro:

• Sie erledigen grundsätzlich Arbeiten, die täglich in einem Sekretariat anfallen, allerdings mit besonderer Ausrichtung auf die Korrespondenz in einer Fremdsprache.
• Regelmäßig müssen Geschäftsbriefe, Verträge, Gutachten, Frachtpapiere oder Produktbeschreibungen übersetzt werden, sehr gute Kenntnisse in Deutsch und mindestens einer Fremdsprache sind also Voraussetzung, um als Fremdsprachensekretärin bestehen zu können.
• Außerdem geht es darum, Berichte und Protokolle in mehreren Sprachen zu erstellen, internationale Anrufe anzunehmen und dem Vorgesetzten bei Meetings oder Geschäftsessen als Übersetzer zur Verfügung zu stehen.

Je nach Einsatzort wird unter Umständen spezielles Fachvokabular benötigt. Arbeiten Sie beispielsweise in einem Unternehmen, das medizinische Geräte herstellt, reicht gutes Business Englisch nicht aus. Sie müssen sich ein entsprechendes Fachvokabular in den Bereichen Technik und Medizin aneignen. Viele Fremdsprachensekretärinnen und Fremdsprachensekretäre legen dazu eine eigene Datenbank an. Diese dient ihnen als Nachschlagewerk, damit sie Berichte, Briefe oder Verträge einheitlich und schnell mit den benötigten Fachbegriffen erstellen können.

Englisch ist Pflicht – andere Fremdsprachen sehr gefragt

In international agierenden Firmen und Organisationen wird von allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein gewisses Englischniveau vorausgesetzt. Fremdsprachensekretärinnen und Fremdsprachensekretäre zeichnen sich dadurch aus, dass sie neben Englisch oft eine weitere Fremdsprache verhandlungssicher beherrschen – etwa Französisch oder Spanisch im europäischen Raum. Ein „Avec plaisir“ oder „Encantado“ geht ihnen genauso leicht wie „Nice to meet you“ über die Lippen.

Arbeiten Sie in Niederlassungen von ausländischen Unternehmen oder Organisationen, ist eine weitere Fremdsprache besonders wichtig. Handelt es sich um eine chinesische Firma, werden der Chef und große Teile der Belegschaft ebenfalls aus China kommen. Kenntnisse der Landessprache des Mutterkonzerns helfen Ihnen bei der betriebsinternen Kommunikation und können ein ausschlaggebender Faktor bei der Einstellung sein.

Offen gegenüber anderen (Unternehmens-)Kulturen

Auch die Organisation von internationalen Meetings, Geschäftsreisen oder die Betreuung von ausländischen Gästen liegt oft bei den Fremdsprachensekretärinnen und Fremdsprachensekretäre. Neben Sprachkenntnissen sind hier auch interkulturelle Kompetenzen und sichere Kenntnisse im Internationalen Businessknigge gefragt: Angenommen, Sie erwarten Kunden und Kundinnen aus Indien und sollen ein Geschäftsessen organisieren. Als erfahrene Fremdsprachensekretärin haben Sie sich vorab informiert oder wissen aus Erfahrung, dass Rindfleisch in weiten Teilen Indiens nicht verzehrt wird. Die Kuh ist im hinduistischen Glauben, dem ca. 80 Prozent der Inder angehören, ein unantastbares heiliges Tier. Also ist es sinnvoll, vorsichtshalber einen Ausflug ins Steakhouse zu vermeiden und stattdessen ein Restaurant zu wählen, in dem nicht hauptsächlich Rindfleisch auf der Karte steht. Solche Feinheiten im Umgang mit internationalen Gästen können für den Erfolg eines Businesstreffens entscheidend sein.

Fremdsprachensekretärin oder Fremdsprachenkorrespondentin?

In Stellenanzeigen wird neben der „Fremdsprachensekretär (w/m/d)“ oft auch eine „Fremdsprachenkorrespondent (w/m/d)“ gesucht — der Unterschied zwischen diesen Berufen ist so gering, dass er fast nur auf dem Papier existiert. Schränken Sie sich bei der Stellensuche also nicht auf eine der zwei Berufsbezeichnungen ein, in der Praxis gibt es oft keinen Unterschied.

Abb.: Prostock-studio-AdobeStock

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