Rechner aufräumen zum Jahresstart

Von Zeit zu Zeit steht in meinem Terminkalender ein wichtiger Termin: Rechner aufräumen! Nicht nur zum Jahresstart, sondern auch zwischendurch während des Jahres gehe ich daran, alte Dateien zu archivieren oder zu löschen, die Ordnerstruktur zu überarbeiten und die vielen kleinen Hilfsmittel, die ich mir für die Arbeit anlege, zu überprüfen.

Rechner aufräumen für eine bessere interne Organisation

Tatsächlich glaube ich, dass der Rechner und mittlerweile auch das Smartphone wohl der unordentlichste Ort in den meisten Büros und Haushalten sein dürfte. Im Wohnzimmer fallen herumliegende Socken oder Staubflusen im den Ecken schnell auf. Das Chaos in vielen Computer sticht dagegen nicht ins Auge und bleibt – für Außenstehende – unsichtbar.

Dafür behindert es die alltägliche Arbeit um so mehr. Eigentlich zusammengehörige Dateien liegen verstreut in unterschiedlichsten Ordnern oder auf dem Desktop herum. Sie sind nicht systematisch benannt und in verschiedenen Versionen vorhanden. Allerdings ist nicht klar, welche Version denn nun die aktuelle ist. Die Folge eines solchen Chaos: langes Suchen nach den richtigen Dateien, doppelte Arbeit oder schlimmstenfalls Fehler, weil mit der falschen Datei gearbeitet wurde. Ganz im Ernst: Dafür habe ich keine Zeit und keine Nerven!

Aufräumen bringt hier also einen echten Effizienzgewinn. Daher ist es wichtig, sich über ein paar grundsätzlichen Fragen gründlich Gedanken zu machen, ein Ablagesystem zu entwickeln und dieses dann auch durchzuziehen:

• Welche Dateien fallen in meinem Büro an? Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Fotos, Vorlagen …
• Wie nutze ich diese Dokumente? Täglich? Wöchentlich? Oder muss ich sie nur für besondere Anlässe vorrätig halten?
• Welche Projekte bearbeite ich? Welche Aufgaben habe ich über die Projekte hinaus? Welche Rollen spielen die Dateien in den Projekten?
• Nutze ich die Dateien mit anderen zusammen oder nur allein?

Ausgehend von diesen Fragen entwerfe ich eine Ordnerstruktur, die meinen Bedürfnissen und gegebenenfalls denen meiner Kollegen gerecht wird. Im Großen und Ganzen beruht sie auf meinem Aktenplan, den ich über alle meine Ordnungssysteme durchzuziehen versuche. Das klappt aber nicht immer, weil die Unterschiede in den Systemen und in den gespeicherten Unterlagen Abweichungen nötig machen. So muss ich in Evernote viel weniger auf eine eindeutige Benennung der Notizen/Dateien achten als in meinem PC. Evernote bringt zum einen eine großartige Suchfunktion mit und ermöglicht mir zum anderen die Vergabe von Schlagwörtern. Dafür kann ich bei den Notizbücher nur eine Ebene anlegen, während die Ordnerstruktur im PC beliebig tief angelegt sein kann.

In großen Unternehmen ist es sinnvoll, für die Ablagestruktur eine Arbeitsgruppe mit Beteiligten aus allen Abteilungen einzurichten, damit die sie letztlich auch für alle passt. Ich selbst bin etwas gelassener, weil ich auf die meisten Dateien nur allein zugreifen muss. Da sind spätere Anpassungen einfacher möglich (auch wenn ich sie zu vermeiden versuche).

Rechner aufräumen 1: Dateien archivieren und löschen

Da meine Dateistruktur schon grundsätzlich steht, kann ich mich gleich ans Aufräumen machen. Ich gehe zunächst gezielt auf die Suche nach Dateien, die ich löschen kann. Das betrifft vor allem abgeschlossene Projekt, allerdings beachte ich auch hier die Aufbewahrungsfristen und lösche nur Dateien zu Projekten, die ich damals – vor zehn Jahren – abgeschlossen und abgerechnet (!) habe. Über die entsprechenden Projektordner sind diese Dateien schnell zu finden.

Als nächstes verschiebe ich Projekte, die ich im vergangenen Jahr abgeschlossen habe, in die Archive. Ob es sich lohnt, die Projektordner zuvor noch einmal durchzusehen, um überflüssige Dateien, die gelöscht werden könnten, zu sichten, bezweifele ich stark. Der Aufwand dürfte in der Regel zu groß sein.

Um Dateien zu verschieben, nutze ich übrigens nicht den Windows Explorer, der dafür aus meiner Sicht ungeeignet ist, sondern den FreeCommander oder QDir. Die Vorteile: Er bietet mir eine zweigeteilte Ansicht, über die ich sehr einfach und schnell Dateien von einem Ordner in den nächsten verschieben kann.

Gleiches mache ich auch in meinem Outlook-Briefkasten.

Hilfsmittel: Projektlisten, FreeCommander oder ein anderer Dateimanager wie QDir

Rechner aufräumen 2: Wo liegen noch Dateien?

Der dritte und aufwendigste Schritt ist, Dateien, die sich irgendwo auf dem Rechner oder auch den Rechnern befinden, zusammenzusammeln und in das Ordnersystem einzufügen. Eigentlich versuche ich das ja immer zu vermeiden, allerdings gelingt das nicht immer. Typische Speicherorte, die ich durchsehe, sind:

• externe Speichermedien wie Speichersticks, die ich unterwegs genutzt habe, oder Speicherkarten meiner Kamera
• temporäre Ordner und Download-Ordner
• Standardordner für Scans etc.
• Dateien auf meinem Smartphone (vor allem Fotos)
• Dateien auf meinem Laptop

Vor allem die Fotos zusammenzusammeln ist oft echt mühsam, weil die Bilder auch noch Dateiennamen tragen, die absolut nichtssagend sind. Wenn ich wissen will, was auf den Bilder zu sehen ist, muss ich sie also gleich noch benennen. Und da sich nach einer beliebigen Fotosafari gleich mehrere Hundert Bilder auf Sticks etc. befinden, kann das zu einer echten Sysiphosarbeit werden. Beim Aufräumen sorge ich aber in jedem Fall erst einmal für eine Vorsortierung. War ich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Fotosafari in Blankenese, erhalten alle Fotos, die dabei entstanden sind, das Schlagwort „Blankenese“ und das Erstellungsdatum als Dateinamen. Dafür nutze ich übrigens ein kleines Programm mit dem Namen Joe, das es mir ermöglicht, mehrere Dateien auf einen Schlag umzubenennen und eine einheitliche Dateibenennung auf Knopfdruck zu erzeugen.

Hilfsmittel: externe Speichermedien, Joe oder ein anderes Programm, um Dateien schnell umzubenennen

Rechner aufräumen 3: Arbeitsmittel überprüfen und aktualisieren

Die großen Schritte, um meinen Rechner für das neue Jahr aufzuräumen, habe ich damit schon hinter mir. Nun gehe ich ins Detail und sehe mir die verschiedenen Arbeitsmittel, die ich mir für meine Arbeit angelegt habe, an. So brauche ich eine neue Übersicht für meine Rechnungen und meine Liquiditätsplanung. Die lege ich tatsächlich jedes Jahr neu in Excel an, um auch gleich die entsprechenden Werte – soweit ich sie voraussehen kann – einzutragen. In einigen Dokumentvorlagen oder Schnellbausteinen muss die Jahreszahl angepasst werden.

Allerdings ist das nur ein Teil der Arbeit. Viel wichtiger ist, die Arbeitsmittel, Checklisten, Vorlagen, Schnellbausteine etc. gründlich auf den Prüfstand zu stellen. Haben sie sich bewährt? Fehlt etwas oder ist ein Punkt darin überflüssig? Kann ich das Dokument, den Schnellbaustein, die Checkliste optimieren, um im Alltag noch besser damit arbeiten zu können? Vielleicht fehlt mir auch ein Instrument komplett – dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, es neu anzulegen.

Ich führe das ganze Jahr über eine Liste mit (kleineren) Problemen, die ich irgendwann einmal lösen möchte. Während des Jahres komme ich sehr oft nicht dazu, zum Beispiel neue Schnellbausteine anzulegen oder das Adressbuch einmal gründlich aufzuräumen. Für die große Rechner-aufräumen-Aktion hole ich diese Liste hervor und arbeite sie systematisch ab. Große Probleme schiebe ich natürlich nicht bis auf Jahresende auf.

Hilfsmittel: Liste mit Problemen, die zu lösen sind

Ich probiere immer wieder neue Methoden und Tools aus, ob sie mir im Alltag wirklich etwas bringen, ob ich sie also weiter nutzen will oder ob ich sie für mich wieder verwerfe. Jetzt, während meiner Aktion, um den Rechner aufzuräumen, ist der richtige Zeitpunkt für eine Rückschau. Rosinenpicken für Arbeitsmittel und Methoden also – damit ich im nächsten Jahr noch ein kleines bisschen produktiver sein kann.