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Buchtipp: Digital Cleaning von Herbert Hertramph

Buchtipp: Digital Cleaning

Passend zum Jahreswechsel landete vor Kurzem ein sehr praktischer Ratgeber auf meinem Schreibtisch: Digital Cleaning von Herbert Hertramph aus dem mitp-Verlag. Eigentlich habe ich schon ein gutes System, um meine Daten zu verwalten und zu archivieren. Aber es gibt ja nichts, was sich nicht noch verbessern ließe. Und so bin ich den Ratgeber mal Seite für Seite durchgegangen und habe die verschiedenen Tipps ausprobiert.

Unterschiedlichste Anforderungen an die Dateiverwaltung

Der Ratgeber Digital Cleaning liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ein persönliches Informationsmanagement aufgebaut werden kann. Und zwar nicht nur für Unternehmen, das Buch spricht auch ausdrücklich auch Privatpersonen und Menschen an, die ihre Daten zwar beruflich brauchen, aber keine große IT-Abteilung im Hintergrund haben, die sich um eine sinnvolle Struktur sowie ein regelmäßiges Backup kümmert. Darunter fallen etwa Lehrer, die ihre Unterrichtsmaterialien organisieren, kleine Selbstständige (wie ich), die mit Kundendaten hantieren und daher auf Sicherheit viel Wert legen, und Geschwister, die sich um die pflegebedürftigen Eltern kümmern und gemeinsam auf Dokumente zugreifen müssen … Für alle diese Personen und unterschiedlichen Anforderungen will das Buch Digital Cleaning einen gangbaren Weg zu mehr Datenklarheit weisen.

Digital Cleaning erfordert ein systematisches Vorgehen

Von Anfang an rät der Autor zu einem systematischen Vorgehen. Er beschreibt, welche Informationen in der Regeln anfallen und wie wir sie nutzen. Aus der Nutzung ergibt sich die Antwort auf die Frage, wie die Datenstruktur grundsätzlich aufgebaut und wie eine Datei jeweils benannt werden sollte. Angesichts der Heterogenität der angesprochenen Personengruppen ist klar, dass im Buch nicht „die eine ultimative Dateistruktur“ beschrieben wird, dafür sind die Anforderungen zu unterschiedlich. Man kommt also nicht umhin, sich selbst (viele) Gedanken zu machen, welche Informationen man denn so vor sich hat, wie man damit arbeitet und wo man sie am besten speichert.

Hertramph begleitet seine Leser auf diesem Weg, indem er die richtigen Fragen stellt und immer gleich jede Menge ganz praktischer Hinweise auf Hilfsmittel, Tools und Tricks gibt, die die einzelnen Schritte beschleunigen und vereinfachen. Dabei setzt er vor allem darauf, die Verwaltung mit lokalen Mitteln zu realisieren – also mit dem PC und dem Mac. Denn, so sein richtiges Argument, wer weiß schon, ob es externe Anbieter in zehn Jahren noch gibt.

Die zusätzliche Software, die Hertramph empfiehlt, ist in der Regel kostenlos oder sehr preiswert und dient dazu, die Verwaltung der Daten (vorrangig) auf dem eigenen Rechner zu erleichtern, zu beschleunigen oder gleich ganz zu automatisieren. Nicht immer wird der Nutzen der empfohlenen Schritte sofort klar, bis man sie dann einmal ausprobiert und die beschriebenen Schritte am Rechner selbst nachvollzieht. So arbeite ich selbst zwar schon seit Ewigkeiten mit Schnellbausteinen, bin aber noch nie auf die Idee gekommen, sie auch für die Benennung von Dateien beim Speichern zu nutzen! Hier hilft nur, die vorgeschlagenen Schritte einmal auszuprobieren und für sich herauszufinden, ob sie für den eigenen Gebrauch nützlich sind oder nicht. Und natürlich muss sich der Leser mit den einzelnen Programmen selbst intensiv beschäftigen, um das Potenzial voll auszuschöpfen.

E-Mail-Verwaltung? Kommt zu kurz

Für meinen Geschmack deutlich zu kurz kommt im Buch die E-Mail-Verwaltung. Zwar beschreibt Hertramph sein eigenes Vorgehen, bleibt hier aber – im Vergleich zu anderen Kapitel im Buch – deutlich an der Oberfläche. So kommt Outlook im Buch so gut wie gar nicht vor – dabei dürften viele Nutzer ihre E-Mail genau über dieses Prgramm erhalten und verwalten. Hier hätte ich mir mehr Tipps zu Regeln, Konten und zur Archivierung gewünscht.

Stattdessen ist im Buch ein Exkurs zum Schreiben mit Markdowns enthalten – den ich in einem Buch über Digital Cleaning einfach fehl am Platz finde.

Eine Empfehlung für alle, die an ihrer Ablagestruktur feilen möchten

Dennoch bleibt ein in der Summe positiver Gesamteindruck. Ich selbst habe mich an mehreren Tagen daran gesetzt und nahezu jeden Schritt ausprobiert. Und bin sehr angetan: eine einheitliche, übersichtliche Ablagestruktur für alle digitale Daten? Analoge Dokumente sinnvoll digitalisieren und benennen? Dokumente auf Knopfdruck wiederfinden? Mit den Tipps von Herbert Hertramph rückt das für Profis, aber auch für Nicht-Profis endlich in greifbare Nähe. Obwohl ich vorher schon mit meiner Aktenstruktur zufrieden war, habe ich an vielen Stellen nachjustizieren und optimieren können. Ja, es macht Mühe, sich mit seinen Daten, einer logischen Struktur und den Möglichkeiten der Verwaltung zu beschäftigen. Und nein, nicht alles hat sich für mich als praktisch erwiesen. Und manchmal sind auch Investitionen fällig (so werde ich mir endlich einen neuen Scanner anschaffen, weil der alte einfach zu langsam ist). Aber am Ende konnte ich mein System noch einmal deutlich verschlanken und mein Vorgehen an vielen Stellen beschleunigen.

Buchtipp: Digital Cleaning. Abb.: amazon/mitp * (Werbelink)

Digital Cleaning. Informationsflut bewältigen, digital aufräumen und Ordnung halten mit System.* (Werbelink)

Von Herbert Hertramph. mitp-Verlag. 19,99 Euro

* = Affiliatelink/Anzeige. Affiliatelink bedeutet, dass ich eine kleine Provision erhalte, wenn aus dem Klick auf diesen Link ein Geschäft, beispielsweise der Kauf eines Produkts, entsteht. Am Preis des Produkts für den Käufer ändert sich dadurch nichts.

Das Buch wurde mir vom Verlag für die Rezension kostenlos zur Verfügung gestellt.

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