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Tools für mehr Effizienz im Büro

Tools für mehr Effizienz im Büro

Die Zeiten, in denen als Tool für die Arbeit gerade einmal das MS-Office-Paket zum Einsatz kam, sind lange vorbei. Mittlerweile nutzt wohl nahezu jede und jeder von uns eine ganze Vielzahl unterschiedlicher Programme und Apps. Und das ist in vielen Fällen auch sinnvoll. Die Programme sind meist auf eine einzelne Aufgabe hin optimiert und damit schneller und flexibler als die Dickschiffe von früher. Welches Tool tatsächlich genutzt wird, ist allerdings sehr von den eigenen Vorlieben abhängig. Hier kommen ein paar Helferlein, die für mehr Effizienz im Büro sorgen.

Tool #1: Evernote

Evernote ist eine Notizenverwaltung und gut geeignet, um Informationen jeder Art einfach zu speichern und zu organisieren. Evernote lässt sich als Sammelbecken für alles Mögliche einsetzen: Gesprächsnotizen können Sie darin ebenso unterbringen wie Lesezeichen für Websites, die Sie sichspäter noch einmal genauer ansehen möchten. Wenn Sie Ihre To-do-Liste darin führen, haben Sie sie immer dabei, ebenso wie eine Einkaufsliste, Erinnerungslisten etc.

Daneben eignet sich Evernote aber auch als Speicher für Informationen, die schnell verloren gehen, im Bedarfsfall aber wichtig werden: Gebrauchsanleitungen, Bestellnummern, wichtige Kontaktdaten von Kundendiensten und Ähnliches. Wenn Sie für solche Daten entsprechende Ordner in Evernote anlegen, reicht ein Klick, um sie aufzurufen. Alles, was früher auf Ausdrucken, Notizzetteln und in Notizbüchern verteilt war, können Sie in Evernote sammeln, ordnen und vor allem über die Suchfunktion sehr schnell wiederfinden. Die App lässt sich auf dem Smartphone, im Browser sowie über Apps am Rechner aufrufen (wobei bei mehreren Geräten Kosten entstehen), die Daten werden regelmäßig synchronisiert, sodass Sie immer auf dem neuesten Stand sind.

Artikelverwaltung in Evernote
Ein gut gefüller Themenspeicher in Evernote

Ich selbst nutze Evernote beispielsweise für die Beiträge auf dem diesem Blog. Ideen, Informationen, Reaktionen, Hintergründe — solche Informationen speichere ich in entsprechenden Ordnern ab. Damit verfüge ich über ein großes Sammelbecken an Artikelideen, aus dem ich jederzeit eine Idee herausfischen und für den nächsten Artikel angehen kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass ich von überall aus auf Evernote und die Informationen darin zugreifen kann. So kann ich jederzeit an den Texten weiterarbeiten, selbst unterwegs, etwa wenn die Wartezeit beim Arzt doch länger dauert oder ich mal wieder in einem verspäteten Zug sitze.

Die größten Vorteile von Evernote sind meiner Meinung nach seine Flexibilität, die Möglichkeit, Notizen über Schlagwörter miteinander zu vernetzen und die tolle Suchfunktion, mit der ich jede Notiz wiederfinden kann, egal wie gut oder schlecht sie verschlagwortet ist. Außerdem können Sie Notizen mit Terminen versehen, sich daran erinnern lassen, E-Mails an Evernote weiterleiten lassen (kostenpflichtig) und vieles mehr. Nachteile hat die App natürlich auch. Der aus meiner Sicht größte ist, dass der Server in den USA steht. Damit ist klar, dass ich keine vertraulichen Dokumente in Evernote speichern werde.

Tool #2: Scannable

Scannable ist eine Scan-App fürs Smartphone, die perfekt zu Evernote passt. Damit können Sie Scans machen, die dann automatisch in eine Evernote-Notiz umgewandelt werden. Daneben lassen sich die Scans auch verschicken. Nutzen Sie dies, um beispielsweise Plakate mit Veranstaltungshinweisen zu fotografieren und — mit einem Termin versehen — sich rechtzeitig daran erinnern zu lassen. Auch Anleitungen, die nur auf Papier vorliegen, können Sie so digitalisieren und ablegen. Gleich nach dem Scan können Sie der Datei einen Namen geben und in das passende Notizbuch verschieben — oder auch erst einmal alles auf die Schnelle in die Evernote-Inbox werfen.

Das Tolle daran: Der Text auf den Scans wird von Evernote bei der Suche mit eingebunden — auch bei handschriftlichen Notizen.

Tool #3: Trello

Trello ist ein sehr einfaches, übersichtliches Tool, um Projekte zu managen. Pro Projekt lassen sich mehrere sogenannte Boards anlegen, auf denen Sie Aufgaben mit Arbeitsschritten festlegen können. Diese Aufgaben werden in unterschiedliche Listen hinterlegt: „To-do“, wenn Sie sie noch nicht begonnen haben, „in Arbeit“, wenn die Aufgabe gerade bearbeitet wird, oder auch „Warten“, wenn Sie noch auf eine Information oder Ähnliches warten. Im Grunde funktioniert das wie ein virtuelles Kanban-Board. Die Aufgaben können Sie auch anderen Nutzern zuweisen, etwa Kollegen und Kolleginnen. Diese sehen dann sofort, welche Aufgaben noch anstehen, und Sie erkennen, wie weit sie mit den jeweiligen Tätigkeiten sind. Zu den Einträgen können Sie Kommentare zufügen oder Termine vergeben. Das erspart Ihnen jede Menge Absprachen per Telefon oder E-Mail.

Tipp: Legen Sie ein Board an, auf dem jeder mitteilt, wann er aufgrund von Urlaub, Fortbildung oder Ähnlichem nicht erreichbar sein wird. Das erleichtert die Planung immens.

Übrigens beschreibt Carina von um180Grad.de hier einen Weg, Trello für die Tagesplanung zu nutzen.

Tool #4: Canva

Canva ist eine sehr einfach zu bedienendes webbasiertes Design-Programm. Mit ihr können Sie alle möglichen Medien erstellen, herunterladen und dann beispielsweise drucken lassen. Broschüren, Arbeitsblätter, Abbildungen für den Internetauftritt Ihres Unternehmens, Illustrationen für Social-Media-Beiträge — auf Canva finden Sie für unzählige Zwecke Vorlagen, die Sie nach Ihren Wünschen anpassen können. Die Möglichkeiten sind dabei nahezu grenzenlos. Sie können die Schriftart und -größe verändern, andere Abbildungen einbauen, Hintergründe erzeugen und vieles mehr. Sogar animierte Gifs sind möglich — und das alles auch schon in der kostenlosen Variante. Viele Elemente, die Sie in Ihren Grafiken einbauen können, sind kostenlos, für andere fallen jeweils geringe Kosten an. Daneben gibt es die Möglichkeit, ein kostenpflichtiges Abo abzuschließen, mit dem sich beispielsweise Informationen zum Corporate Designs Ihres Unternehmens abspeichern lassen.

Tool #5 und 6: MS-Office: Word und Outlook

Bei all den neuen Apps und Online-Tools gerät schnell in Vergessenheit, dass wir einige der wichtigsten Tools bereits seit Ewigkeiten auf unseren Computern nutzen. MS-Word und MS-Outlook sind für viele nach wie vor unverzichtbar. Word ist die gängige Textverarbeitungssoftware in den meisten Unternehmen und die meisten von uns kennen das Programm mittlerweile extrem gut. Außerdem ist der Funktionsumfang weit größer, als viele meinen: In Word können Sie nicht nur einfache Texte schreiben, sondern auch Dateien anlegen, die über mehrere Hundert Seiten lang sind, die Inhalts- und Bildverzeichnisse haben, über einen Index verfügen und mehr. In der Zusammenarbeit ist vor allem die „Änderungen-nachverfolgen“-Funktion nützlich. Über Schnellbausteine, Dokument- und Formatvorlagen können Sie die Arbeit höchst effizient gestalten. Die verschiedenen Funktionen in Word sind damit ein echter Effizienzturbo – vieles, sehr vieles funktioniert auf Knopfdruck.

Ähnliches gilt für Outlook. Kalender, Aufgaben- und Kontaktverwaltung: Outlook bietet mehr als nur ein Posteingangskörbchen für Ihre E-Mails. Hier können Sie über verschiedene Konten und Regeln viele Abläufe automatisieren und sich Ihr System so einrichten, dass es Ihren Workflow unterstützt. Auch diese Software unterstützt die Zusammenarbeit mit anderen. Und wenn Sie über Microsoft 365 verfügen, können Sie von überall aus auf Ihre E-Mails zugreifen.

Und sonst so?

Die Liste der Tools ließe sich noch fortsetzen. So kommen bei mir noch die Autorensoftware Scrivener und die Mindmapping-App X-Mind8 zum Einsatz. Ich arbeite mit der Dragon Spracherkennung, eine Passwortverwaltung und ein Dateimanager in Gebrauch. All das ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn ich auf meinen Streifzügen durch das Web oder bei der Lektüre der vielen Effizienz-Ratgeber auf einen richtig guten Tipp stoße, probiere ich den gern aus. Und wenn er sich bewährt, kann es durchaus vorkommen, dass ich ein altes Tool rauswerfe und durch ein neues ersetze. Bei Apps wie Evernote ist mir deshalb auch immer wichtig, dass ich die Daten exportieren und damit in einem anderen System nutzen kann.

Insgesamt bastele ich ständig daran, meine Abläufe zu verbessern und meine Effizienz zu steigern. Zum einen, weil mir das sehr viel Spaß macht. Zum anderen aber, damit ich mehr Zeit übrig habe, die mir noch mehr Spaß machen: für meine Hobbys, meine Familie und meine Freunde.

Abb.: jirsak-AdobeStock

5 Kommentare zu “Tools für mehr Effizienz im Büro

  1. Danke für die Tipps, einige davon kenne und nutze ich zwar schon, aber es waren auch ein paar neue dabei. Evernote werde ich jetzt nochmal genau unter die Lupe nehmen und mir auch auf Desktop-PC und MacBook ziehen. Und die App Scannable werde ich auch mal ausprobieren. Gut finde ich auch die Idee, Artikelideen (ich habe auch einen Blog) in ein Evernote-Dokument zu legen.
    Viele Grüße
    Claudia

    • Cordula Natusch

      Hallo, Claudia,
      gerade für solche Ideensammlungen finde ich Evernote wirklich ideal. So sind alle Ideen immer an einer Stelle versammelt und ich muss nicht überlegen, ob ich dazu eine Notiz in einem Notizbuch gemacht hatte oder den passenden Prospekt aufgehoben hatte oder mir die Idee vielleicht von jemand Dritten als E-Mail geliefert wurde oder … Alles digitalisieren und an einer Stelle zu speichern, schafft mit der Zeit einen riesigen Fundus. Ich weiß nicht, wie viele Ideen ich zuvor verloren habe, obwohl ich gleichzeitig immer auf der Suche nach neuen Artikelthemen war/bin. Das ist zum Glück vorbei.
      Gruß Cordula

  2. Hallo,

    zuerst mal vielen Dank für die vielen hilfreichen und nützlichen Ratschläge zu den Apps.

    Normalerweise bin ich kein Freund von Apps, zumindest bin ich über jede weitere App, die ich mir auf dem Handy sparen kann sehr froh. Gleichzeitig bin ich gerade relativ erschrocken, dass ich ehrlich gesagt bisher noch gar keine dieser Apps nutze… Die Evernote App erscheint mir jedoch ebenfalls sehr sinnvoll und ich werde mir damit in Zukunft mal intensiv auseinandersetzen.

    Vielen Dank,
    Gruß

    • Cordula Natusch

      Ja, ich bin bei Apps auch eher sparsam – die rauben ja gern Speicherplatz und durch die Aktualisierungen im Hintergrund auch Datenvolumen. Aber wenn sie mir wirklich weiterhelfen, installiere und nutze ich sie auch. Dafür habe ich ja ein Smartphone.
      Meine Liste ist ja sehr subjektiv. Du nutzt bestimmt Apps, die ich nicht kennen, die aber in deinen Arbeitsablauf perfekt passen. So gibt es ja Alternativen zu Evernote, wer da welche nimmt, ist oft auch Geschmackssache. Irgendeine Notizenapp würde ich mir aber immer installieren. Ich bin sehr froh, dass ich den Zettelkram los bin.
      Viele Grüße
      Cordula

  3. Hi Cordula,
    vielen Dank für die Erwähnung und ich bin gespannt, ob das mit der Tagesplanung in Trello auch etwas für Dich ist.
    Liebe Grüße,
    Carina

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