Digitale Software-Unterstützung zur Optimierung der Finanzbuchhaltung

In der Buchhaltung gibt es viele wichtige Aufgaben zu erledigen, beispielsweise die

• Erstellung und Pflege wichtiger Finanzberichte,
• die Erstellung von Steuererklärungen,
• die Sicherstellung der ordnungsgemäßen und pünktlichen Zahlung der Steuern,
• die Bewertung von Finanzoperationen, um Best Practices zu empfehlen, Probleme zu identifizieren und strategische Lösungen zu finden, um damit Organisationen dabei zu helfen, so effizient wie möglich zu arbeiten.

Dabei kann es immer wieder zu Fehlern kommen, die vermieden werden sollten. Diese können schwerwiegende Folgen haben, zum Beispiel falsche Einkommensmeldungen. Zudem kann eine falsche Spesenabrechnung die berechneten Betriebsgewinnmargen eines Unternehmens verfälschen oder zu einer Überausweisung von Einnahmen führen. Wie können hier nun aber Arbeitshilfen und Software die Buchhaltung vereinfachen?

Passen Sie an, wo Sie können

Bei der Anzahl der Tools und Funktionen, die eine Buchhaltungssoftware bietet, kann die Lernkurve etwas steil werden. Es kann sogar vorkommen, dass Sie sie nicht vollständig optimieren können und nur immer wieder dieselben Funktionen verwenden. Dadurch werden Ihre Dashboards unübersichtlich und unordentlich.

Personalisieren Sie Ihre Erfahrung mit Ihrer Software, indem Sie sie anpassen, wo immer Sie können. Einige Softwares ermöglicht es Ihnen, Ihre Dashboards nach Ihren Wünschen anzuordnen, sodass Sie nur mit den Tools konfrontiert werden, die Sie für Ihre Buchhaltungsanforderungen benötigen. Ebenso können Sie auch die Verwendung einer automatisierten Buchhaltungssoftware in Betracht ziehen, mit der Sie eine Reihe personalisierter Befehle in das System eingeben und lehren können.

Digitalisieren Sie Ihre Dokumente

Haben Sie alle Ihre benötigten Dateien und Dokumente leicht zugänglich und digital gespeichert durch einen integrierten Dokumentenmanager. Von Quittungen über Bestellformulare bis hin zu Belegen – Scannen, Digitalisieren und Hochladen in eine Cloud oder auf Ihren PC erleichtern Ihren Buchhaltungssystemen die Verwaltung und Nachverfolgung. Dies kann auch bei der Dokumentenablage für die von Ihnen gewählte Software hilfreich sein.

Wenn Sie papierlos arbeiten, müssen Sie sich keine Gedanken über den Verlust von Daten machen oder Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Stück Papier verschwenden. Ein virtueller Dokumentenmanager hält sie im System organisiert, kategorisiert und durchsuchbar. Sie können Ihren Dateien auch eine zusätzliche Schutzebene hinzufügen, indem Sie Sicherungskopien davon in einer Cloud speichern. Dadurch werden die Daten auch leicht zugänglich und für die Verwendung Ihrer Software verfügbar.

Beseitigen Sie die manuelle Dateneingabe

Wenn alle Ihre Dateien digitalisiert und zugänglich sind, können Sie das benötigte Dokument direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware ablegen, um Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu vermeiden. Dies beschleunigt auch den Prozess der Verfolgung aller Ihrer Ausgaben und Gewinne, da Sie sie nicht manuell eingeben müssen sie einzeln in das System ein.

Eine automatisierte Buchhaltungssoftware kann diese Finanzdaten, wie Quellendokumentationen, Kontoauszüge und Gehaltsabrechnungen, verarbeiten und Probebilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen. Dies nimmt Ihnen arbeitsintensive Aufgaben ab und garantiert gleichzeitig die Genauigkeit Ihrer Zahlen.

Integrieren Sie es mit anderen Lösungen

Jeder hat unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um die Buchhaltung und Verwaltung seiner Finanzdaten geht. Eine einzelne Lösung kann möglicherweise nicht alle Anforderungen erfüllen. Aus diesem Grund sollten Sie erwägen, Ihre Buchhaltungssoftware mit anderen Lösungen zu integrieren, um Ihre Erfahrung damit zu verbessern und zu personalisieren.

Die Integration einer bietet Ihnen zusätzliche Funktionen, die Sie normalerweise in anderen Buchhaltungssystemen nicht finden. Dazu gehören Funktionen für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Daten einfach mit Ihren Kollegen, Buchhaltern oder Wirtschaftsprüfern teilen können. Sie können auch Cloud-Sharing-Anwendungen integrieren, damit Ihre Software Dateien und Dokumente problemlos abrufen kann.

Verbinden Sie es mit dem Internet

Zu den Vorteilen der Verbindung Ihrer Software mit dem Internet gehören Zugänglichkeit, Erweiterbarkeit und Flexibilität. Das Web macht es einfacher, Ihre Daten mit Ihren Kollegen, Wirtschaftsprüfern, Buchhaltern und allen Personen zu teilen, auf die Sie Zugriff haben möchten. Dies erleichtert auch die Integration mit Cloud-basierten Lösungen für Ihre Dateien und Dokumente.

Mit dem Internet können Sie geräteübergreifend auf Ihre Finanzdaten und Aufzeichnungen zugreifen. Dies erleichtert einen reibungsloseren Übergang der Arbeit von einer Plattform zur anderen. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, die Sie benötigen, um Ihre Buchhaltung auch außerhalb des Büros und bequem von zu Hause aus zu erledigen. Sie können Ihre Aufzeichnungen auch ganz einfach in Echtzeit aktualisieren, anstatt warten zu müssen, bis Sie zu Ihrem Computer zurückkehren, um mit der Eingabe in das System zu beginnen.

Fazit

Moderne Geschäftsbedingungen und die Entwicklung von Informationstechnologien erfordern die Einführung von Softwarelösungen, die bei Bedarf den Zugriff auf Finanzdaten über das Internet ermöglichen. Hier hätte Haufe einiges an guten Lösungen anzubieten. Ein wesentlicher Teil der Geschäftstätigkeit eines modernen Unternehmens besteht darin, die Verfügbarkeit und Verarbeitung von Finanzinformationen zu jeder Zeit und an jedem Ort sicherzustellen. Eine große Herausforderung, vor der Unternehmen heute stehen, ist die Notwendigkeit, ihre betriebliche Effizienz bei der Erstellung und Verteilung von Jahresabschlüssen gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu verbessern. Dementsprechend wurden weltweit die fortschrittlichsten Softwarelösungen für die Finanzberichterstattung entwickelt. Dank der Anwendung von Online-Buchhaltungssoftware ist es möglich, über einen normalen Webbrowser auf Finanz- und Geschäftsberichte zuzugreifen, zu jeder Zeit und an jedem Ort, wenn ein Internetzugang vorhanden ist.

Abb.: jackmac34-Pixabay