Herrscht bei Ihnen gerade Langeweile im Büro? Sorgen das Sommerloch oder schlechte Witterung im Winter für gähnende Leere im Kalender? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um ein paar Aufgaben anzugehen, die normalerweise liegen bleiben.
Warum Sie jetzt oft übersehende Aufgaben angehen sollten
In jedem Büro gibt es ein paar Tätigkeiten, die immer wieder verschoben werden. Sie sind schlicht zu unwichtig, um sie in normalen Zeiten, wenn das Geschäft brummt, nebenbei zu erledigen. Hinzu kommt, dass es sich oft um ungeliebte Aufgaben handelt, deren Erledigung man gern vor sich herschiebt.
Unwichtiges kann schnell sehr drängend werden
Lange geht das aber in der Regel nicht gut. Auch ungeliebte Tätigkeiten wollen irgendwann einmal abgearbeitet werden. Und viele zunächst unwichtige Aufgaben werden mit einem Mal dringend, wann man sie zu lange vor sich herschiebt, etwa die Bestellung von Material. Wenn Sie sich in ruhigen Zeiten darum kümmern, solche Aufgaben zu erledigen und die Abläufe drumherum im Idealfall gleich noch zu optimieren, können Sie sich später viel Stress ersparen.
Sinnvoll die Zeit vertreiben
Auch Sie selbst profitieren, wenn Sie sich in der Flaute Aufgaben suchen. Nur wenig ist schlimmer als Langeweile im Büro: Die Zeit vergeht nicht und nach Feierabend gehen Sie unzufrieden nach Hause. Da ist es besser, sich zu beschäftigen, selbst wenn es sich um ungeliebte Aufgaben handelt.
Saure-Gurken-Zeit oder Boreout?
Verwechseln Sie die Saure-Gurken-Zeit nicht mit Umständen, die zu einem sogenannten Boreout führen können.
- Bei der Langeweile in der Saure-Gurken-Zeit handelt es sich um ein vorübergehendes Phänomen, das zum Beispiel mit saisonalen Schwankungen in Ihrer Branche zusammenhängt. Grundsätzlich ist Ihr Job abwechslungsreich und spannend, Ihnen werden erfüllende und anspruchsvolle Aufgaben übertragen, aber im Moment ist wenig zu tun. Vielleicht begrüßen Sie die Saure-Gurken-Zeit sogar, weil sie Ihnen die Möglichkeit bietet, einmal durchzuatmen, etwas entspannter durch den Arbeitstag zu gehen und sich um Dinge zu kümmern, die lange liegen geblieben sind.
- Boreout hingegen ist ein schwerwiegendes Problem, das zu ähnlichen Symptomen wie ein Burnout führen kann. Hierbei langweilen Sie sich dauerhaft im Job, Ihre Aufgaben sind banal, Sie werden nicht gefordert und haben keine Erfolgserlebnisse. Das kann zu körperlichen und psychischen Problemen führen. Im Fall eines Boreouts helfen kurzfristige Aufräumaktionen nicht weiter, hier muss sich generell etwas am Arbeitsplatz tun. Im schlimmsten Fall hilft nur der Wechsel des Arbeitgebers.
Über 30 Aufgaben, die Sie bei Langeweile im Büro erledigen können
Hier kommen ein paar Ideen für Aufgaben, die Sie sofort angehen können.
- Materialschrank und -lager aufräumen: Raus mit all dem Kram! Zugegeben, den Materialschrank oder gar das Lager aufzuräumen, ist eine lästige Aufgabe. Belohnt werden Sie allerdings mit mehr Ordnung und Übersicht. Und wer weiß, was Sie schon lange gesucht haben und bei dieser Gelegenheit nun finden.
- Veraltete Bestände entsorgen: Alte Prospekte, eingetrocknete Kugelschreiber oder leere Disketten, die schon seit Jahren nicht mehr verwendet werden: Material, das nicht mehr benötigt wird, können Sie getrost wegwerfen. So schaffen Sie Platz.
- Materialschrank oder -lager neu ordnen: Wie sinnvoll ist bei Ihnen die Aufbewahrung des Materials organisiert? Ist der Zugriff auf oft benötigte Materialien leicht möglich? Überlegen Sie, ob eine andere Aufteilung als die bestehende im Materialschrank besser ist: Dinge, die oft gebraucht werden, gehören nach vorn und in bequeme Griffhöhe. Was seltener gebraucht wird, bewahren Sie besser weiter hinten und oben im Schrank oder Lager auf. Aus Gründen der Sicherheit gehört alles, was sehr schwer ist, in die unteren Regalfächer.
- Materialschrank und -lager beschriften: Um Ihren Kollegen und Kolleginnen das Suchen zu ersparen, sollten Sie die Regal- und Schrankfächer beschriften. So wird auf einen Blick klar, wo rote Stifte, grüne Dokumentenmappen und leere USB-Sticks liegen. Bei einem Lager kann es auch sinnvoll sein, einen Lageplan zu erstellen und aufzuhängen.
- Materialbestände kontrollieren und auffüllen: Das Auf- und Umräumen können Sie gleich mit einer Bestandsaufnahme verbinden. Welches Material droht demnächst auszugehen? Erstellen Sie nebenbei eine Bestellliste und sorgen Sie dafür, dass alle Bestände aufgefüllt werden.
- Optimieren Sie den Bestellfluss: Müssen Sie immer wieder sehr kurzfristig neues Material bestellen, weil die Bestände leer sind? Dann können Sie die Nachbestellungen mit einfachen Mitteln optimieren. Erstellen Sie Kärtchen mit dem jeweiligen Artikel („Bleistift HB, Artikelnummer: XXX“) und dem Hinweis: „Diese Karte bitte an Frau A, sobald die letzte Packung angebrochen ist“. Im Idealfall versehen Sie die Karte mit einem entsprechenden QR-Code und laminieren sie. Dann bringen Sie sie an der letzten Packung im Regal an. Wenn Ihre Kollegen und Kolleginnen nun auf diese Karte stoßen, sollen sie diese Ihnen vorbeibringen. So füllt sich Ihre Bestellliste künftig von allein und Sie können das Sichten der Bestände deutlich verkürzen.
- Material an Arbeitsstationen kontrollieren: Um ein reibungsloses Arbeiten zu gewährleisten, sollten alle Arbeitsstationen mit allen notwendigen Materialien und Arbeitsmitteln ausgestattet sein. Nutzen Sie die Saure-Gurken-Zeit, um auch die Bestände an den Arbeitsstationen zu optimieren.
- Alternativen für Material recherchieren: In Ihrem Unternehmen wird schon seit Jahren immer das gleiche Material benutzt? Dann recherchieren Sie doch einmal, ob es nicht Alternativen gibt, die besser geeignet sind: preiswerter, ergonomischer, nachhaltiger …
- Moderationskoffer auffüllen: Sind in Ihrem Unternehmen Moderationskoffer im Einsatz? Dann kontrollieren Sie auch deren Ausstattung. In Workshops wird zum einen viel Material verbraucht, zum anderen ist es hier besonders ärgerlich, wenn Karten fehlen oder die Marker nicht mehr schreiben. So etwas kann den Fortgang eines Workshops erheblich behindern. Füllen Sie alle Moderationskoffer auf und legen Sie eine Reserve der wichtigsten Materialien an.
- Digitale Ablage aufräumen: Ordnung in das Datenchaos bringen — das ist in vielen Fällen eine große und umfangreiche Aufgabe. Nehmen Sie sich gegebenenfalls einen Ordner nach dem anderen vor und beginnen Sie mit denjenigen, auf die Sie oft zugreifen. Überlegen Sie aber auch immer, ob sich der Aufwand tatsächlich lohnt. In der Regel sind Dateien über die Suchfunktionen gut auffindbar.
- E-Mail-Briefkasten leeren: Ein leeres digitales Eingangskörbchen ist der Idealfall. Aber Hand aufs Herz — ist das bei Ihnen wirklich der Fall? Oder wartet dort doch noch die eine oder andere E-Mail auf Erledigung? Nehmen Sie sich die Zeit, wirklich alle E-Mails abzuarbeiten. Und freuen Sie sich anschließend über einen leeren Posteingang.
- E-Mail-Regeln definieren: Outlook (und auch andere E-Mail-Programme) bietet zahlreiche Möglichkeiten, E-Mails automatisch zu verarbeiten. Legen Sie Regeln an, um sie beispielsweise bei Eingang sofort in die passenden Ordner sortieren zu lassen. So kann es sinnvoll sein, regelmäßige Newsletter von vornherein in bestimmte Ordner zu verschieben. So verstopfen sie den Posteingang nicht und warten an einem festen Ort darauf, gelesen zu werden.
- Newsletter kontrollieren und ggf. abbestellen: Wie viele Newsletter haben Sie abonniert? Und wie viele davon nutzen Sie tatsächlich? Bestellen Sie Newsletter, die Sie nicht lesen, ab.
- Newsletter und andere Fachliteratur lesen: Auch wenn Sie vermutlich vieles abbestellen können, werden Sie bestimmt einiges an Fachliteratur lesen müssen. Gleiches gilt für Podcasts, die Sie sich schon lange anhören wollten. Das ist ein gutes Mittel gegen die Langeweile im Büro und nebenbei frischen Sie auch noch Ihr Wissen auf.
- Checklisten anlegen: Überlegen Sie, ob es in Ihrem Bereich Vorgänge gibt, die Sie künftig mittels Checklisten besser überwachen wollen. Jetzt haben Sie die Zeit, die Arbeitshilfen anzulegen.
- Bestehende Checklisten aktualisieren: Es ist normal, dass sich Vorgänge im Unternehmen mit der Zeit verändern. Allerdings wird dabei oft vergessen, die zugehörigen Arbeitshilfen wie Checklisten an den neuen Ablauf anzupassen. Holen Sie dies nun nach.
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen anlegen: Gleiches gilt für Anleitungen, die Schritt für Schritt erklären, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind. Solche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen, kann sehr aufwendig sein. Aber sind sie erst einmal angelegt, ermöglichen sie Ihnen, Aufgaben ganz einfach zu delegieren.
- Bestehende Schritt-für-Schritt-Anleitungen aktualisieren: Auch diese Arbeitshilfen sollten Sie immer wieder daraufhin kontrollieren, ob das beschriebenen Vorgehen überhaupt noch richtig ist oder ob sich zwischenzeitlich Änderungen ergeben haben.
- Dokumentvorlagen anlegen: In jedem Unternehmen gibt es Schriftstücke, die immer gleich aussehen: Rechnungen, Mahnungen, Telefonnotizen etc. In der Regel kommen dafür Dokumentvorlagen zum Einsatz. Überlegen Sie doch einmal, ob es Dokumente gibt, für die solche Vorlagen noch fehlen. Und dann machen Sie sich ans Werk.
- Bestehende Dokumentvorlagen kontrollieren und aktualisieren: Auch Dokumentvorlagen sollten gelegentlich kontrolliert und ggf. inhaltlich auf den neuesten Stand gebracht werden.
- E-Mail-Vorlagen erstellen: Vorlagen können Sie nicht nur für Schriftstücke in Word anlegen. Auch für häufig formulierte und verschickte E-Mails können Sie Vorlagen erstellen.
- Formatvorlagen anlegen: Mit Formatvorlagen können Sie beispielsweise in Word Absätzen oder Zeichen einfach vorab festgelegte Formate zuweisen. Sie rücken Textteile immer von Hand ein, fetten sie und verändern die Schriftgröße? Dann legen Sie eine Formatvorlage an und ersparen Sie sich künftig viel Klickerei.
- Textbausteine anlegen: Textbausteine sind wahre Effizienzbooster. Definieren Sie Textbausteine für häufig gebrauchte Formulierungen und fügen Sie diese von nun an per Klick in Ihre Texte ein.
- Nicht Genutztes löschen: Wenn Sie bei diesen Kontrollen auf Vorlagen, Checklisten und Anleitungen stoßen, die hoffnunglos veraltet sind und nicht genutzt werden, löschen Sie sie. So schaffen Sie mehr Übersicht in Ihren Dateiordnern.
- Adressbuch kontrollieren sowie fehlende Angaben recherchieren und nachtragen: Wie gut ist Ihr Adressbuch in Outlook oder einer anderen Adressverwaltung geführt? Gehen Sie alle Kontakte einmal durch und kontrollieren Sie sie auf Aktualität und Vollständigkeit. Tragen Sie fehlende Kontakte und Angaben nach.
- Telefonbuch aktualisieren: Ähnliches gilt auch für das elektronische Telefonbuch. Kontrollieren Sie auch hier, ob alle Telefonnummern aktuell sind und ob Sie alle Kontakte mit ihren Nummern aufgenommen haben.
- Kurzwahltasten anlegen, kontrollieren und aktualisieren: Haben Sie die Kurzwahltasten in Ihrem Telefon mit den Telefonnummern der wichtigsten Kontakte belegt? Wenn nicht, holen Sie dies jetzt nach. Es lohnt sich zudem, diese Kurzwahltasten von Zeit zu Zeit einmal zu überprüfen. Sind die darin hinterlegten Kontakte wirklich die wichtigsten? Oder haben sich projektbedingt Verschiebungen ergeben, sodass Sie mittlerweile viel mehr mit anderen Personen telefonieren, die nun eher einen Platz auf den Kurzwahltasten verdient haben? Passen Sie die Einstellungen an Ihre persönliche Arbeitsweise an.
- Den Jahreswechsel vorbereiten: Egal, wann im Jahr die Langeweile im Büro auftritt, der nächste Jahreswechsel kommt bestimmt. Und immer sind mit ihm Aufgaben verbunden, die sich gut vorbereiten lassen. Erstellen Sie Kalkulationsvorlagen, legen Sie digitale oder analoge Ordner an, füllen Sie den Kalender für das kommende Jahr mit feststehenden Terminen etc. Damit können Sie in der oft hektischen Zeit rund um den Jahreswechsel für deutliche Entlastung sorgen.
- Planung für die nächste Veranstaltung beginnen oder fortführen: Rund um eine Messe, das Sommerfest auf dem Betriebsgelände oder die Weihnachtsfeier im Unternehmen gibt es zahllose kleine und große Aufgaben. Vieles lässt sich auch schon lange im Voraus erledigen. So können Sie schon frühzeitig einen grundsätzlichen Kriterienkatalog für das Catering erstellen, Einladungen vorformulieren, eine Jahreschronik anlegen, um später leichter die Rede für Ihren Chef oder Ihre Chefin schreiben zu können, etc. Alles, was Sie jetzt schon erledigt haben, müssen Sie später nicht mehr tun.
- Das Netzwerk pflegen: In normalen Zeiten haben Sie kaum Zeit, sich um Ihr Netzwerk zu kümmern? Dann nutzen Sie die Ruhe im Büro, um sich mit Netzwerkpartnern und -partnerinnen in Verbindung zu setzen, von denen Sie lange nichts mehr gehört haben. Beteiligen Sie sich mal wieder an einer Diskussion in einem Forum für Assistenzen, beantworten Sie Fragen oder greifen Sie zum Telefon, um sich wieder einmal bei einer Kollegin zu melden. Kommunikation mit netten Menschen hilft garantiert gegen Langeweile im Büro.
- Das Netzwerk ausbauen: Das eigene Netzwerk auszubauen, ist immer eine gute Idee. Schauen Sie sich im Internet um, welche Möglichkeiten es gibt, um mit anderen in Kontakt zu kommen. Gruppen auf Facebook, Foren von Verbänden, Kontaktanfragen bei LinkedIn — Sie wissen im Vorfeld nie, was sich aus solchen Aktionen ergibt.
- LinkedIn- und XING-Profil aktualisieren: Wann haben Sie sich zum letzten Mal um Ihre Profile in den Businessnetzwerken LinkedIn und XING gekümmert? Aktualisieren Sie Angaben, wenn sich etwas verändert haben sollte.
- Arbeitsplatzbeschreibung anpassen: Nehmen Sie sich doch einmal Ihre Arbeitsplatzbeschreibung vor. Vergleichen Sie die darin beschriebenen Aufgaben mit denjenigen, die Sie tatsächlich erledigen. Formulieren Sie Ihre Arbeitsplatzbeschreibung so um, dass sie den realen Bedingungen entspricht, und lassen Sie sich die Änderungen von Ihrem Chef oder Ihrer Chefin bestätigen.
- Fortbildungen planen: Das ist eine besonders schöne Maßnahme gegen Langeweile im Büro. Überlegen Sie, welche Fortbildung Sie selbst gern in näherer Zukunft machen wollen. Was wollen Sie lernen? Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten fehlen Ihnen noch? Nutzen Sie die Flaute und machen Sie sich auf die Suche nach passenden Anbietern.
- Fortbildung starten: Vielleicht finden Sie sogar ein Angebot, mit dem Sie sofort starten können. Wenn Sie alles andere abgearbeitet haben, können Sie sich so Wissen aneignen, das Sie im Job gut gebrauchen können.
- Gehaltsverhandlungen vorbereiten: Halten Sie schriftlich fest, welche Aufgaben und Tätigkeiten Sie erledigen, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten Sie auszeichnen und welche Erfolge Sie seit der letzten Gehaltserhöhung erzielt haben. So sammeln Sie Argumente für die nächste Gehaltsverhandlung.
Nehmen Sie sich alle Aufgaben schrittweise vor. Denn irgendwann werden Sie vermutlich wieder zu Ihrem normalen Arbeitspensum zurückkehren. Dann sollten Sie Ihre Tätigkeit möglichst einfach unterbrechen können, ohne dass ein Chaos beispielsweise im Archiv entsteht.
Bereiten Sie sich auf die Saure-Gurken-Zeit vor und vermeiden Sie Langeweile im Büro
Wenn es in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Branche regelmäßig zu solchen Phasen der Langeweile kommt, bereiten Sie sich im Rest des Jahres darauf vor. Legen Sie sich eine gesonderte To-do-Liste an mit Aufgaben, die sich für die Saure-Gurken-Zeit eignen. Immer wenn Sie sagen: „Dafür habe ich jetzt keine Zeit“ oder „Das mache ich irgendwann einmal …“, haben Sie einen potenziellen Kandidaten für diese Liste gefunden. Auf diese Weise haben Sie immer Ideen parat, wie Sie Langeweile im Büro vermeiden können.
Abb.: deagreez-AdobeStock
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