Officemanagerin – die „Ich-habe-alles-im-Griff“-Fachfrau im Unternehmen

Officemanagement — dieser Begriff taucht in Stellenanzeigen immer häufiger auf. Worum geht es dabei genau? Wie sehen die Aufgaben einer Officemanagerin oder eines Officemanagers aus? Welche Voraussetzungen müssen Sie für diesen Job mitbringen und welchen Verdienst können Sie erwarten?

Was macht eine Officemanagerin?

Zunächst einmal bedeutet „Officemanagement“ übersetzt nichts weiter als „Büromanagement“ oder auch „Büroleitung„. Es handelt sich also in der Regel um eine assistierende Tätigkeit mit zahlreichen administrativen und kommunikativen Aufgaben.

Wie immer bei solchen Fragen hilft der Blick in aktuelle Stellenausschreibungen. Welche Tätigkeiten wollen Unternehmen an einen Officemanager oder eine Officemanagerin übertragen? Eine solche Suche zeigt einen ganzen Strauß an unterschiedlichen Tätigkeiten. Das beginnt bei klassischen Sekretariatsaufgaben wie Gästebewirtung, Verwaltung von Büromaterial, vorbereitende Buchhaltung etc. Oft gehört auch die Betreuung des Empfangstresens mit zum Aufgabengebiet. Je nach Stelle und Unternehmen werden aber auch weit anspruchsvollere Aufgaben an die Officemanagerin vergeben: Organisation von Geschäftsreisen, Projektmanagement, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Zuarbeit für die Geschäftsleitung …

Gutes Officemanagement heißt: Alles läuft reibungslos

Wie so oft im Sekretariatsbereich hängt die konkrete Tätigkeit, die auf Sie zukommen kann, stark vom jeweiligen Unternehmen und von der Branche ab. Aber ein Punkt scheint bei allen Stellenanzeigen durch: Hier geht es darum, dass das Geschäft reibungslos läuft.

Typische Aufgaben im Büro

Wer im Officemanagement tätig ist, ist also so etwas wie der gute Geist der Firma. Als rechte Hand der Führungsebene kümmert er oder sie sich um all die unzähligen kleinen (oder auch großen, von anderen aber vernachlässigten) Dinge in der Organisation, die erledigt werden müssen, weil ansonsten der gesamte Betrieb lahmgelegt wird. Stolpersteine wie fehlendes Material, unklare Dienstanweisungen oder mangelhafte Dateiorganisation auf dem Server im Blick zu haben und dafür zu sorgen, dass solche Hindernisse aus dem Weg geschafft werden, ist die Aufgabe des Officemanagements. Prozessoptimierung im Büro und darüber hinaus ist eine ständige Herausforderung auf dieser Position. Es handelt sich oft um sehr kleinteilige Probleme, die schnell, effizient und möglichst unauffällig aus dem Weg geräumt werden sollen.

Kommunikation auf allen Ebenen

Hinzu kommen viele kommunikative Aufgaben. Als Officemanagerin sind Sie wichtige Ansprechpartnerin sowohl für die Belegschaft als auch für das Management. Es handelt sich also um eine typische Sandwichposition — Sie sind Schnittstelle zwischen den Ebenen. Je nach Aufgabe arbeiten Sie eher einem Team oder der Führungsebene oder auch beiden zu. Sie organisieren Meetings, führen Protokoll, stellen Unterlagen zusammen, organisieren Firmenveranstaltungen, planen Fortbildungen und Messen, schlichten oft genug Streit und mehr. Ein Begriff, der in diesem Zusammenhang immer häufiger fällt, ist Feelgood Management. Daneben schreiben Sie Briefe und E-Mails an Kunden und Geschäftspartnerinnen, telefonieren mit Bewerbern, sprechen mit Besucherinnen an Ihrem Messestand und so weiter. Sie haben also ständig mit Menschen zu tun und müssen mit allen gut klarkommen.

Welches Fachwissen muss eine Officemanagerin mitbringen?

Kaufmännisches Wissen und Kenntnisse im Büromanagement sind unverzichtbar, stellen aber nur die Basis.

Kaufmännisches Wissen als Grundlage

Die meisten Unternehmen legen großen Wert auf kaufmännisches Wissen. Hier geht es um Dinge wie ein grundlegendes Verständnis von wirtschaftlichen Abläufen, um korrekte Angebote und Rechnungen, um Grundkenntnisse im Arbeitsrecht — solche Kenntnisse sollten Sie mitbringen, um die Aufgaben im Officemanagement sicher zu bewältigen.

Wenn Sie eine klassische Sekretariatsausbildung oder eine Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement hinter sich haben, sind Sie für die Aufgaben als Officemanager/Officemanagerin in der Regel bestens gerüstet. Für Quer- und Wiedereinsteiger gibt es Fort- und Weiterbildungen, bei denen sie entsprechendes Wissen erwerben oder auffrischen können.

Computerkenntnisse werden vorausgesetzt

Ein sicherer Umgang mit dem Office-Paket von Microsoft, insbesondere mit Word, Excel und PowerPoint, wird heutzutage von den Unternehmen vorausgesetzt — das gilt für alle Jobs im Officebereich. Je nach Aufgabengebiet können weitere Programme hinzukommen: Vielleicht sollen Sie Datenbanksysteme pflegen oder Belege in eine Buchhaltungssoftware eingeben. Eventuell geht es auch darum, das interne Wiki oder den externen Blog regelmäßig zu bestücken. Immer wichtiger wird der gezielte Einsatz von Kollaborationstools wie MS Teams oder auch von Videokonferenztools wie Zoom.

Und es ist wichtig, am Ball zu bleiben. Die technische Entwicklung schreitet in rasendem Tempo voran und viele Innovationen werden Auswirkungen auf das Office haben. Scheu vor dem Umgang mit dem Computer und mit neuen Anwendungen sollte an dieser Position niemand haben.

Branchenkenntnisse sind oft erwünscht

Oft wünschen sich die Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen auch erste Kenntnisse in der jeweiligen Branche. Das gilt vor allem dann, wenn besondere rechtliche oder organisatorische Voraussetzungen herrschen. Wer das Officemanagement in großen Immobilienfirmen übernehmen will, sollte sich beispielsweise auch im Miet- und Baurecht auskennen. Wer sich bei einer Import-Export-Firma bewirbt, kann mit Wissen im Zollrecht und bei den EU-Importbestimmungen punkten. Allerdings suchen viele Firmen mittlerweile händeringend nach guten Officekräften und branchenspezifisches Wissen lässt sich problemlos über Schulungen erwerben. Dieser Punkt sollte Sie also nicht davon abhalten, sich auf eine entsprechende Stelle zu bewerben.

Diese Softskills helfen beim Officemanagement

Während das nötige Fachwissen in weiten Teilen vom Unternehmen, von der Branche und von den konkreten Aufgaben abhängt, sind ein paar Softskills im Officemanagement generell unverzichtbar.

Organisationstalent

Organisationstalent ist ein Muss, um an dieser Stelle bestehen zu können: den Meetingraum vorbereiten, dem Boten ein Paket abnehmen, geistig eine Notiz anlegen, dass Druckerpapier nachbestellt werden muss, den Chef noch daran erinnern, dass in 10 Minuten sein Taxi kommt — und das alles bitte sofort! Also langweilig wird es in einem Büro meist nicht. Im Gegenteil: Es kann es sehr hektisch zugehen, wenn alle Aufgaben gleichzeitig anfallen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, muss die Officemanagerin oder der Officemanager über ein sehr großes Organisationstalent (und ein gutes Gedächtnis) verfügen.

Wenn für die organisatorischen Aufgaben mehr Zeit zur Verfügung steht, ist der Einsatz von organisatorischen Hilfsmitteln sinnvoll: To-do-Listen, Checklisten, Schritt-für-Schritt-Anleitungen etc. Darin ist dann beispielsweise festgehalten, auf welche Aspekte bei der Organisation von Geschäftsreisen zu achten ist. Solche Instrumente für die eigene Arbeit, aber auch für die Aufgaben, die abwechselnd von anderen erledigt werden, zu entwickeln, ist für die Optimierung von Zusammenarbeit und Prozessen bedeutend und sollte regelmäßig gemacht werden.

Kommunikationstalent und Offenheit anderen gegenüber

Kollegen, mit denen Sie ein Team bilden, Chefinnen, denen Sie zuarbeiten, Kunden, mit denen Sie telefonieren, und Geschäftspartnerinnen, die Sie über E-Mail über den neuesten Projektstand informiert: Im Officemanagement haben Sie es dauernd mit Menschen zu tun. Das Büro ist die Kommunikationszentrale eines Unternehmens und Sie sind ihr Mittelpunkt. Wer in dieser Position gut kommunizieren kann, also die Fähigkeit besitzt, mit Argumenten zu überzeugen, Menschen für sich zu gewinnen und auch mal einen Streit zu schlichten, ist klar im Vorteil.

Dazu gehört auch, auf andere Menschen offen zuzugehen und ihre Anliegen und Wünsche zu verstehen. Das alte Bild vom Vorzimmerdrachen, der möglich unnahbar seinen eigenen Bereich verteidigt, ist völlig überholt — wenn es denn jemals richtig war. Vor allem in der Außenkommunikation sind Offenheit, Freundlichkeit und ein höfliches Auftreten unabdingbar, immerhin sind Officemanager und Officemanagerinnen oft die ersten Ansprechpartner, wenn jemand erstmals Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmt.

Problemlösekompetenz und ein ausgeprägter Servicegedanke

Eine Maschine fällt aus und die Lieferung verzögert sich dadurch? Ihr Chef hat den Zug verpasst und braucht sofort eine neue Verbindung, die ihn noch rechtzeitig zum Kunden bringt? Die Kollegin sucht im Archiv nach einem Dokument und kann es nicht finden? Wann immer im Unternehmen ein Problem auftaucht, stehen die Chancen gut, dass es auf dem Schreibtisch der Officemanagerin oder des Officemanagers landet. Dann brauchen Sie eine ausgeprägte Problemlösekompetenz, um Schwierigkeiten schnell und effektiv aus dem Weg zu räumen. Schnelles Entscheiden und Handeln sind in kritischen Situationen besser als die Suche nach einer perfekten Lösung. Damit ist oft auch viel Verantwortung verbunden.

Da es sich um assistierende Tätigkeiten handelt, schadet auch ein ausgeprägter Servicegedanken nicht. Im Officemanagement geht es oft darum, anderen einen perfekten Auftritt zu verschaffen, während man selbst im Hintergrund bleibt. Das bedeutet aber nicht, dass Sie keine Anerkennung einfordern dürfen, im Gegenteil. Nur sollte dies nicht in der Öffentlichkeit geschehen. Gute Chefs kennen den Wert ihrer Assistenzen und heben den im Unternehmen auch immer wieder hervor.

Gehalt und Aufstiegschancen

Oft handelt es sich um eine Einstiegsposition in den Assistenzbereich, sodass das Gehalt zunächst noch eher niedrig ist. Bei Stepstone beginnt die Spanne bei einem Jahresgehalt von 29.200 Euro. Je nach

• Branche
• Region
• Unternehmensgröße
• übertragene Aufgaben
• Berufserfahrung

ist aber auch deutlich mehr — laut Stepstone bis zu 43.800 Euro — drin.

Wer als Berufsneuling in das Officemanagement einsteigt, findet hier die Möglichkeit, sich im Unternehmensalltag zu bewähren und Berufserfahrungen zu sammeln (wichtig für das spätere Gehalt). Diese Phase kann auch gut genutzt werden, um ein eigenes tragfähiges Netzwerk aufzubauen, das für jede Assistenz unverzichtbar ist.

Außerdem ist es auf dieser Position möglich, die eigenen Interessen besser kennenzulernen und dann gezielt Weiterbildungen beispielsweise zur Managementassistenz oder im Bereich Projektmanagement. Wer im Büro Karriere machen will, muss oft auch einen Arbeitgeberwechsel in Betracht ziehen, weil das derzeitige Unternehmen nicht genügend Aufstiegschancen bietet. Erfahrungen im Officemanagement können dabei sehr nützlich sein.

Abb.: lenets_tan-AdobeStock.