DIN 5008 — die häufigsten Irrtümer

Was sind die häufigsten Irrtümer, die es zur DIN 5008 gibt? Für die Arbeit in jedem Büro und vor allem in den Sekretariaten hat diese Norm eine große Bedeutung, weil darin unter anderem viele Empfehlungen für Geschäftsbriefe enthalten sind. Aber nicht alles, was an Meinungen und Ansichten über sie (vor allem im Netz) kursiert, ist auch korrekt. Ich räume mal auf …

Irrtum 1: Die DIN 5008 ist eine verbindliche Vorgabe für die Briefgestaltung, so etwas wie ein Gesetz

Dass die DIN 5008 in irgendeiner Form verbindlich sei, ist wohl der häufigste Irrtum. Dabei ist die Norm ist kein Gesetz oder sonstige verbindliche Vorschrift. Vielmehr handelt es sich um Empfehlungen des Normenausschusses Informationstechnik und Anwendungen (NIA) des DIN Deutschen Instituts für Normung. Sie können also auch von den Regelungen in der Norm abweichen. Das tun viele Unternehmen auch, etwa wenn sie die Telefon- und Faxnummern auf ihren Briefbögen anders gestaltet als von der DIN 5008 empfohlen. Allerdings ist es bei geschäftlichen Schriftstücken in sehr vielen Fällen sehr sinnvoll, die Regeln weitgehend einzuhalten. Sie erleichtern es, allen Dokumenten ein einheitliches Aussehen zu geben. Außerdem sorgen die Festlegungen in der Norm dafür, dass z. B. das Anschriftenfeld an der richtigen Stelle sitzt, um in einem Fensterbriefumschlag auch gesehen zu werden. Ziel der DIN 5008 ist es, die Lesbarkeit von Schriftstücken zu erleichtern (ob das immer gelingt, ist allerdings eine andere Frage) und die Automatisierung von Dokumenten zu ermöglichen.

Im privaten Bereich weichen hingegen die meisten Menschen von der Norm ab — schon allein, weil auf dem heimischen Computer keine entsprechende Vorlage vorhanden ist.

Irrtum 2: Die DIN 5008 beschäftigt sich nur mit Geschäftsbriefen

Die DIN 5008 in der aktuellen Fassung — der offizielle Name dieser Version ist DIN 5008:2020-03 — enthält unter anderem Empfehlungen für Geschäftsbriefe, dies sind sicherlich auch die bekanntesten Regelungen. Nicht umsonst wird die DIN 5008 oft auch Briefnorm genannt. Allerdings ist es ein Irrtum zu denken, andere Schriftstücke würden nicht berücksichtigt.

Im Gegenteil. Mit den Reformen der vergangenen Jahre wurden immer mehr Schriftstücke aufgenommen. Mittlerweile können Sie Regeln für E-Mails, längere Texte, Protokolle, Diagramme, Abbildungen, Tabellen und „Schreiben für besondere Anlässe“, wie es in der Norm heißt (gemeint sind Zeugnisse, Kondolenzschreiben und Ähnliches) in der DIN 5008 nachlesen. Selbst die Ablage ist seit 2020 Thema in der Norm. Hinzu kommen noch die vielen Angaben, die für alle möglichen Schriftstücke gelten, etwa wenn es um die Schreibweisen von Zahlen, des Datums oder von Rechenzeichen geht.

Irrtum 3: Die DIN 5008 verrät mir, was ich in einen Geschäftsbrief schreiben soll

Die DIN 5008 legt Regeln für die Gestaltung, also die Form eines Schriftstücks fest, nicht aber den Inhalt. Es geht um das Wie und nicht um das Was. Sie finden in der Norm also z. B. Vorgaben für die Schriftgröße, die Sie in Ihrem Schriftstücken verwenden sollten, oder wie die Aufteilung des Anschriftenfelds auszusehen hat. Allerdings werden Sie darin Vorschläge für Formulierungen oder Ähnliches vergeblich suchen. Die Frage, ob Sie als Briefschluss besser „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit besten Grüßen“ wählen, müssen Sie nach wie vor für sich selbst beantworten.

Irrtum 4: In der DIN 5008 finde ich auch Hinweise zur deutschen Rechtschreibung und Grammatik

Die aktuelle DIN 5008 wurde zwar an die neue Rechtschreibung angepasst, enthält selbst aber keine Rechtschreibregeln. Hier gelten ausdrücklich die „Die amtliche Regelung der deutschen Rechtschreibung“. Wenn Sie die Schreibweise eines Worts suchen, müssen Sie zum gelben Duden oder einem anderen aktuellen Wörterbuch greifen.

Abb.: Cagkan AdobeStock