Die Ablage nach DIN 5008

Mit der Reform der DIN 5008 von 2020 wurden auch Regeln für die Organisation Ihrer Ablage in die Norm aufgenommen. Wenn in Ihrem Unternehmen kein Datenmanagementsystem zum Einsatz kommt und Sie die Ablage ohnehin einmal neu ordnen wollen, finden Sie hier die Empfehlungen des DIN-Instituts.

Welchen Zweck erfüllt die Ablage überhaupt?

Eine gute Ablage dient dazu, anfallende Dokumente und Daten problemlos zuordnen, aufbewahren und wiederfinden zu können.

Die Ablage als Grundbedingungen des vernetzten Arbeitens

Auch wenn die Ablage für die meisten von uns eine eher ungeliebte Tätigkeit, ist der dahinterliegende Nutzen von elementarer Bedeutung für das Funktionieren eines Unternehmens. Schließlich geht es darum, die vorhandenen Informationen so zu speichern, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sie problemlos finden und damit arbeiten können – egal, ob dieser Speichervorgang in analoger oder digitaler Form vollzogen wird. Nur dann ist es möglich, Aufgaben im Team zu erledigen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Voraussetzung dafür ist eine Speicherung in einem einheitlichen Dateiablagesystem, sonst herrscht schnell Chaos. Reibungsverluste sind dann noch die mildesten Folgen. Schlimmstenfalls muss die Bearbeitung eines Vorgangs komplett neu gestartet werden, weil die Dokumentation vorangegangener Schritte nicht mehr auffindbar ist. Das kann dramatische Folgen für das Unternehmen haben.

Ablage ist also bei Weitem nicht so banal, wie es oft scheint, und es lohnt sich, hier ein wenig mehr Zeit und Aufwand zu investieren.

Wie sieht ein einheitliches Dateiablagesystem aus?

Damit ein Dateiablagesystem seinen Zweck erfüllen kann, muss es zwei grundsätzliche Voraussetzungen erfüllen:

• Die Ordnerstruktur muss übersichtlich sein.
• Die Dateibenennungen müssen gut durchdacht sein.

Außerdem muss es kontinuierlich weiterentwickelt und an die Bedingungen vor Ort angepasst werden.

Die Regeln der DIN 5008 für die Ablage

Genau für diese beiden Punkte – für die Ordnerstruktur und die Dateibenennungen – hat das DIN-Institut Empfehlungen entwickelt. Dabei geht es um die jeweiligen Systematiken. Wie Sie diese Empfehlungen dann in Ihrem Unternehmen in die Praxis umsetzen, bleibt Ihnen überlassen.

Die Ordnerstruktur nach DIN 5008

Bei der Ordnerstruktur empfiehlt die DIN 5008 die Nummernsystematik, es handelt sich also im ersten Schritt um eine nummerische Ablagestruktur. Laut Norm gelten folgende Regeln:

• Die Ordnerstruktur soll maximal vier Ebenen haben.
• Jede Ebene umfasst wiederum maximal zehn Ordner.
• Wenn es erforderlich ist, können die dritte und vierte Ebene auch mehr als zehn Ordner enthalten.
• Die Bezeichnung erfolgt durch die Ziffern 0 bis 9, 00 bis 99, 000 bis 999 sowie 0000 bis 9999. Durch die Anzahl der Ziffern ist die Ebene erkennbar. Dabei bleibt die einmal festgelegte Reihenfolge erhalten.
• Sie können Bindestriche zur Unterteilung der mehrteiligen Kennziffern nutzen, müssen dies aber nicht tun (ich empfehle, sie zu besseren Übersicht zu setzen).

In der Praxis sieht eine einfache Ordnerstruktur mit jeweils maximal zehn Ordner pro Ebene dann so aus:

und eine erweiterte Ordnerstruktur mit mehr als zehn Ordnern ab der dritte Ebene so:

Die Dateibenennung nach DIN 5008

Die wichtigste Regel in der DIN 5008 für die Dateibenennung lautet, dass sie unternehmensweit einheitlich erfolgen soll. Machen Sie die einmal gefundenen Regeln für die Benennung also unbedingt verbindlich.

Weiterhin empfiehlt das DIN-Institut die alphanumerische Sortierung, also eine Kombination aus Buchstaben und Ziffern.

In der Regel besteht laut DIN 5008 eine Dateibenennung aus zwei oder drei Bestandteilen, deren Reihenfolge auch variieren kann:

• Datum (in der Reihenfolge Jahr-Monat-Tag)
• Bezugsperson
• Stichwort

DIN-5008-gerechte Dateibenennungen würden beispielsweise so aussehen:

• 2022-06-07-Mustermann-Angebot.pdf
• 2022-06-15-Mustermann-Briefing.docx

Wenn weitere Bezeichnungen (z. B. „vertraulich“, „Anmerkungen-RK“) notwendig sind, können Sie diese hinzufügen. Zwischen die Teile sollen Gliederungszeichen (beispielsweise Bindestriche) gesetzt werden. Vermeiden Sie es, in den Dateinamen Sonderzeichen zu verwenden.

Zudem sollen nach der Norm unterschiedliche Versionen eines Dokuments über den Dateinamen gekennzeichnet werden.

Der Umstieg auf eine neue Ablagesystematik

Wenn die Ordnersystematik nach DIN 5008 Sie überzeugt hat, Ihre bisherige Struktur dringend überarbeitet werden muss und Sie nun umsteigen wollen, hat das DIN-Institut noch eine wichtige Empfehlung für Sie: Speichern Sie die alte Systematik unbedingt ab, um den Zugriff auf ältere Dokumente weiterhin zu ermöglichen.

Dazu passt mein Tipp für einen Umstieg: Versuchen Sie nicht, nachträglich alte Dokumente in die neue Systematik umzusortieren. Das kostet nur unendlich viel Zeit. Besser ist es, einen klaren Schnitt zu machen und ein konkretes Datum festzulegen, ab dem ausschließlich die neue Ordnerstruktur gültig ist. In der Regel werden Sie keine Probleme haben, ältere Dokumente analog über die alte Systematik und digital über die Suchfunktion wiederzufinden.

Abb.: vegefox.com-AdobeStock