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Word 2010/2013: Arbeiten mit der Überarbeiten-Funktion

Word 2010 2013 die Überarbeiten-Funktion

Die Überarbeiten-Funktion in Word ist unglaublich praktisch, wenn Sie einen Text mit mehreren Personen in Word abstimmen wollen. Als Sekretärin ist es oft Ihre Aufgabe, die Korrekturläufe für Broschüren, Protokolle etc. zu überwachen und zu koordinieren. Die Überarbeiten-Funktion oder auch „Änderungen nachverfolgen“-Funktion kann Ihnen dabei die Arbeit sehr erleichtern. Und sie ist einfach zu handhaben – da lohnt es sich doppelt, sie sich einmal genauer anzusehen.

Der Text für einen Flyer, ein Beitrag für die Mitarbeiterzeitung oder eine Pressemitteilung … im Unternehmen werden viele Dokumente vor der Veröffentlichung gleich mehrfach und von verschiedenen Personen überarbeitet. Da ist es sinnvoll, die einzelnen Überarbeitungen sichtbar zu machen und zu kontrollieren.

Weil viele Schritte und Befehle in Word 2010 und Word 2013 mehr oder weniger gleich ablaufen und gleich oder ähnlich heißen, habe ich sie hier weitgehend zusammengefasst. Die folgenden Bilder habe ich teils mit Word 2010, teils mit Word 2013 hergestellt.

Was genau macht die „Überarbeiten“-Funktion in Word?

Ist die „Überarbeiten“-Funktion, auch „Änderungen nachverfolgen“-Funktion oder „Korrekturmodus“ genannt, aktiv, protokolliert Word jede Änderung, die am betreffenden Dokument vorgenommen wird. Jeder neue Text und jedes neues Bild werden dokumentiert, jede neue Formatierung wird angezeigt, gelöschter Text wird durchgestrichen. Gekennzeichnet werden diese Änderungen durch sogenannte Markups einmal im Text selbst, in Kommentarblasen am Rand und in der Korrekturspalte, die Sie wahlweise ein- oder ausblenden können.

Anzeige der Änderungen in Word 2010

Anzeige der Änderungen in Word 2010

In der Standardeinstellung tauchen die Beschreibungen der Formatierungsänderungen in kleinen Sprechblasen am rechten Seitenrand auf. Am linken Seitenrand zeigt ein kleiner senkrechter Strich an, an welchen Stellen Änderungen im Dokument vorhanden sind. Die Korrekturen unterschiedlicher Personen werden in verschiedenen Farben angezeigt. Das ist sehr praktisch, sobald mehrere Personen gemeinsam am Text arbeiten.

Wie Sie die Überarbeiten-Funktion ein- und ausschalten

Die Funktion in Word 2013 aktivieren

Die Funktion in Word 2013 aktivieren

Die „Überarbeiten“-Funktion finden Sie, wenn Sie in Word 2010 oder 2013 auf den Reiter „Überprüfen“ klicken. In dem sich öffnenden Menüband gibt es mittig ein Feld „Nachverfolgung“, darin die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“. Ist diese Fläche farbig unterlegt, ist die Funktion aktiv, wenn nicht, ist sie inaktiv. Ein einfacher Klick auf das Feld schaltet zwischen „aktiv“ und „inaktiv“ um.

Short-Cut: Schneller schalten Sie um, wenn Sie die Tastenkombination Strg + Shift (Hochstelltaste) + E drücken. Dafür müssen Sie nicht im Menüband „Überprüfen“ sein.

Wie Sie Markups anzeigen und ausblenden

Word 2010: Änderungen anzeigen oder nicht?

Word 2010: Änderungen anzeigen oder nicht?

Sie können festlegen, wie die Markups angezeigt werden. Gesteuert wird dies durch das Pull-down-Menü, das sich neben der Schaltfläche befindet. Die Varianten, wie Sie sich die Änderungen anzeigen lassen können, haben sich von Word 2010 zu Word 2013  leicht geändert.

Die Ansichtsmöglichkeiten in Word 2010

Anzeige des endgültigen Dokuments, Änderungen sind noch vorhanden

Word 2010: Anzeige des endgültigen Textes, Änderungen sind aber noch vorhanden

  1. Abgeschlossen: Markups anzeigen: In dieser Ansicht sehen Sie den fertigen Text mit allen Änderungen. Gerade am Anfang eines Korrekturprozesses, wenn noch sehr viele Änderungen im Text enthalten sind, kann diese Ansicht sehr unübersichtlich und abschreckend sein. Wenn der Text aber nur wenige Korrekturen enthält, fallen diese sofort auf.  Für diese Ansicht müssen Sie nichts weiter tun, dies ist die Standardansicht.
  2. Abgeschlossen: Wenn Sie diese Ansicht auswählen, sind die Änderungen zwar alle noch vorhanden, werden aber ausgeblendet. Sie sehen den Text also so, wie er aussähe, wenn Sie alle Änderungen am Text einfach annehmen würden.
    Mein Tipp: Besonders bei Texten mit sehr vielen Änderungen ist es sinnvoll, sich diese erst einmal in dieser Ansicht durchzulesen. So lassen sie sich gut lesen und einschätzen. Die Änderungen können Sie sich anschließend immer noch anzeigen lassen und sie durchgehen.
  3. Original: Markups anzeigen: Damit lassen Sie sich die Originalversion mit allen Änderungen anzeigen.
  4. Original: Wie der Name schon verrät, zeigt diese Option den Originaltext.

Wichtig: Egal welche Ansicht Sie hier wählen, die Änderungen sind in hier immer noch vorhanden, ob sichtbar oder unsichtbar.

Dies sind die Ansichten in Word 2013

Word 2013: Ansichten im Änderungen-verfolgen-Modus

Word 2013: Ansichten im Änderungen-verfolgen-Modus

  1. Einfaches Markup: Diese Ansicht ist neu in Word 2013. Damit wird der Text so angezeigt, wie er mit allen angenommenen Änderungen aussähe, am linken Rand zeigt aber ein senkrechter Strich an, wo Korrekturen vorhanden sind. Ich finde diese Ansicht sehr nützlich, um sich erst einmal eine Übersicht über den neuen Text zu verschaffen und gleichzeitig zu erkennen, wie viele Korrekturen ungefähr darin enthalten sind.
  2. Markup: alle: Dies entspricht der Ansicht „Abgeschlossen: Markups anzeigen“, damit sehen Sie den fertigen Text mit allen Änderungen. Auch in Word 2013 ist dies die Standardeinstellung.
  3. Markup: keine: Zeigt den Text mit allen Änderungen an, ohne diese in irgendeiner Form zu kennzeichnen.
  4. Original: Damit blenden Sie den Originaltext wieder ein.

Auch hier gilt: Die Änderungen sind in jedem Fall noch vorhanden.

Wie nehmen Sie Änderungen an oder lehnen sie ab?

Schaltflächen, um Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, in Word 2010

Schaltflächen, um Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, in Word 2010

Um eine Änderung (oder auch alle) anzunehmen oder abzulehnen, gibt es in Word eigene Schaltflächen, die sich rechts neben dem eben beschriebenen Feld im Bereich „Änderungen“ befinden. In Word 2013 sehen diese Schaltflächen etwas anders aus, funktionieren aber weitgehend gleich.

Mit der ersten Schaltfläche nehmen Sie die Korrektur, die gerade markiert ist, an und Word springt sofort weiter zur nächsten Änderung. Mit einem Klick auf das zweite Symbol lehnen Sie die Änderung ab. Auch hier springt Word sofort weiter. Die beiden kleine Pfeile rechts daneben ermöglichen es, von Änderung zu Änderung zu springen, ohne dabei eine Aktion auszulösen.

Word 2010: Alle Änderungen im Dokument annehmen - oder ablehnen

Word 2010: Alle Änderungen im Dokument annehmen – oder ablehnen

Wenn Sie alle Änderungen in einem Dokument auf einen Schlag annehmen oder ablehnen wollen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter „Annehmen“ oder „Ablehnen“. Es öffnet sich ein kleines Pull-down-Menü, in dem Sie die passende Auswahl finden.

Übrigens: In Word 2013 gibt es hier die Möglichkeit, alle Änderungen anzunehmen und gleichzeitig den Überarbeitungsmodus zu beenden. Das kann sehr praktisch sein!

Das war’s auch schon. Nun müssen Sie das Dokument nur noch unter einem neuen Namen abspeichern und alle Änderungen sind bearbeitet.

Tipp: Obwohl die Überarbeiten-Funktion zu den bekannteren Word-Funktionen gehört, gibt es viele Word-Nutzer, die sie nicht kennen oder nicht richtig mit ihr umgehen können. Wenn Sie ein Dokument mit Korrekturen weiterreichen, schreiben Sie immer ein paar erläuternde Worte dazu, damit Frust gar nicht erst aufkommst. Oder Sie verweisen einfach auf diesen Text hier …

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