Mit einer Spendenankündigung zu Weihnachten zeigen Sie: Unser Unternehmen übernimmt soziale Verantwortung. Im Sekretariat suchen Sie oft nicht nur den passenden Spendenempfänger aus, sondern verfassen auch einen entsprechenden Weihnachtsbrief an die Kunden. Ziel des Schreibens: die Spende ankündigen sowie Weihnachts- und Neujahrsgrüße senden. Mit ein paar Tipps und dem Musterbrief aus diesem Text ist das kein Problem.

Was alles in die Spendenankündigung gehört

In wesentlichen Teilen unterscheidet sich ein Weihnachtsbrief mit einer Spendenankündigung nicht von anderen Weihnachtbriefen an Kunden. Eine persönliche Ansprache, die guten Wünsche zum Fest und für das neue Jahr und der Dank für die Zusammenarbeit gehören zum Standard – müssen aber dennoch individuell formuliert sein. Der Unterschied liegt natürlich in der Ankündigung der Spende und der Beschreibung des Spendenempfängers, die an die Stelle des Kundengeschenks treten.

Aus der Beschreibung sollte hervorgehen, warum Ihr Unternehmen ausgerechnet an diese Organisation Geld überweist. Nutzen Sie dafür die Überlegungen, die Sie bei der Auswahl angestellt haben: Ist der Spendenempfänger in der gleichen Branche unterwegs, können Sie das Wissen, das Sie in Ihrem Unternehmen vorhanden ist, für die Argumentation nutzen: Warum ist es sinnvoll, gerade diese Arbeit zu unterstützen? Gleiches gilt für die Frage, wo die Organisation, die das Geld erhält, tätig ist. Vielleicht geht Ihr Geld in eine Region, in der Ihr Unternehmen präsent ist, die Gegebenheiten oder womöglich sogar die Helfer und Helferinnen vor Ort gut kennen? Wichtig ist, dass der Empfänger Ihres Briefs merkt, dass im Unternehmen die Entscheidung zur Spende bewusst getroffen wurde, das ist an dieser Stelle der Nachweis der Wertschätzung.

Werben Sie für die Entscheidung zur Spende

Nicht zuletzt gehört die Bitte um Verständnis in den Brief. Für viele Kunden gehören Weihnachtsgeschenke unter Geschäftspartnern einfach zu Weihnachten dazu. Solche Kunden könnten sich zurückgesetzt fühlen, wenn sie nun ihre übliche Flasche Wein oder die Schachtel Pralinen nicht bekommen. Allerdings sind diese Menschen eindeutig in der Minderheit, die meisten reagieren sehr positiv. Ich selbst spende seit Jahren für mein Redaktionsbüro regelmäßig zu Weihnachten für die Deutsche Gesellschaft zur Rettung Schiffbrüchiger (DGzRS) oder andere gemeinnützige Organisationen und kommuniziere dies auch. Und ich habe noch nie einen negativen, aber dafür sehr viele positive Kommentare erhalten.

Wenn Sie oder Ihr Chef bei einem besonders wichtigen Kunden befürchten, dass er mit der Spende Probleme haben könnte, spricht natürlich nichts dagegen, für ihn ein Geschenk zu besorgen.

Aktualisiert: Ich habe den Weihnachtsbrief auf die aktuellen Entwicklungen angepasst. Dieses Jahr möchte ich das Augenmerk auf den Krieg in Ukraine lenken, auf die Menschen auf der Flucht und auf jene, die versuchen, im Land selbst die Kranken und Verwundeten zu helfen.

Wie Sie eine passende Organisation als Empfänger für Ihre Spende finden, können Sie in diesem Text nachlesen: Spende statt Geschenk zu Weihnachten

Mustertext für einen Weihnachtsbrief mit Spendenankündigung

Weihnachtszeit – schöne Zeit,

liebe Frau Meier,

so lautet ein wahrer, alter Spruch. Um uns herum leuchten die Kerzen an den Weihnachtsbäumen mit den Kinderaugen um die Wette, auf den Weihnachtsmärkten duften die gebrannten Mandeln und in den Wohnungen warten die Weihnachtsplätzchen darauf, an gemütlichen Abenden verspeist zu werden. Vorfreude auf das schönste Fest des Jahres macht sich breit. Dankbar blicken wir, die Geschäftsführung und die Belegschaft der Musterfirma, auf ein erfolgreiches Jahr 20XX zurück.

In den vergangenen zwölf Monaten haben wir eine Vielzahl an Projekten bearbeiten, neue Ideen entwickeln und gemeinsam mit Ihnen, mit unseren Kunden und Geschäftspartnern, umsetzen dürfen. Dafür und für die jederzeit sehr gute Zusammenarbeit möchten wir uns bei Ihnen ganz herzlich bedanken.

In diesem Jahr ist uns angesichts der vielen Krisen in der Welt wieder einmal bewusst geworden, wie gut es uns geht. Wir sind erschüttert über die furchtbaren Bilder der Zerstörung, die der Krieg in Ukraine hinterlassen hat. Viele unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben ukrainische Wurzeln und wir teilen ihre Sorgen um die Angehörigen in den umkämpften Gebieten. Es ist uns ein großes Anliegen, unseren Teil dazu beizutragen, das Leid der Menschen im Land selbst zu lindern. Daher haben wir entschieden, in diesem Jahr auf Weihnachtsgeschenke zu verzichten und stattdessen einen größeren Geldbetrag an Ärzte ohne Grenzen zu spenden. Die Organisation trägt das Spendensiegel des Deutschen Zentralinstituts für Soziale Fragen und wir sind sicher, dass unsere Spende dort zu einem guten Zweck eingesetzt wird. Wir hoffen, dass diese Entscheidung auch in Ihrem Sinne ist.

Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie, Ihren Mitarbeitern und Kollegen friedliche und besinnliche Weihnachten und einen gelungenen Start in das neue Jahr.

Mit weihnachtlichen Grüßen

Martin Muster, Martina Muster und die Belegschaft der Musterfirma

Sie dürfen diesen Mustertext gern als Vorlage für Ihren eigenen Text benutzen und ihn auch gern in einem firmeninternen Intranet speichern. Bitte setzen Sie in diesem Fall einen Link auf diese Seite und nennen Sie sie als Quelle. Eine Veröffentlichung in anderen Medien, etwa Print, ist hingegen untersagt.

Abb.: Africa Studio-AdobeStock