Arbeiten mit dem Pultordner mit Tipps, wie Sie Chaos im Ordner vermeiden

 Pultordner richtig einzusetzen, ist gar nicht so schwierig. Dennoch scheiden sich an Pultordnern oder auch Wiedervorlagemappen die Geister: Die einen lieben die mit Nummern oder Buchstaben durchorganisierten Fächermappen, die anderen halten sie für grauenvolle Dokumentengräber. Und überhaupt: Werden sie heutzutage überhaupt noch gebraucht, wo doch jeder vom papierlosen Büro spricht? Ich denke ja. Und richtig eingesetzt können Pultordner Ihnen helfen, Ihren Schreibtisch und Ihre Arbeit zu organisieren.

Der Traum vom papierlosen Büro

Auch wenn wohl mittlerweile in nahezu allen Unternehmen die Digitalisierung an Fahrt aufgenommen hat, wird der Traum vom papierlosen Büro oft ein Traum bleiben. Es gibt einige Dokumente, bei denen nach wie vor die Papierform vorherrscht — bei Vertragsunterlagen ist das häufig der Fall, aber auch Geschäftsbriefe werden noch oft physisch verschickt, vor allem wenn sie sich an Privatpersonen richten. Auch Werbematerial wird oft gedruckt und verteilt.

Welche Pultordner gibt es?

Die großen Vorteile von Pultordnern und Wiedervorlagemappen sind, dass Sie in Ihnen Informationen in Papierform nach sehr einfachen Prinzipien ablegen können: nach dem Alphabet oder dem Datum. Wie der Name „Wiedervorlagemappe“ schon sagt, sorgen diese Arbeitsmittel dafür, dass Ihnen Dokumente zum genau richtigen Zeitpunkt wieder in die Hände fallen. Der große Nachteil: Wenn Sie nicht aufpassen, verschwinden Dokumente darin auf Nimmerwiedersehen.

Die bekannteste Variante der Pultordner bietet Ihnen Fächer mit Zahlen von 1 bis 31 – also für jeden Tag im Monat ein Fach. Daneben gibt es aber noch eine ganze Vielzahl weitere Varianten der Wiedervorlagemappen:

• Ordner mit Fächern von 1 bis 12 für die Monate
• Ordner mit Fächern von 1 bis 52 für die Kalenderwochen
• Ordner mit Fächern von 1 bis 24 für die einzelnen Stunden
• Kombinationen mit Fächern von 1 bis 31 und 1 bis 12, in denen Sie sowohl Tage als auch Monate vorsortieren können
• Mappen mit Fächern von A bis Z

Außerdem sind die Mappen heutzutage nicht mehr nur durchgängig schwarz oder dunkelgrau, sondern auch in freundlichen Farben wie Blau oder Rot erhältlich.

Seien Sie kreativ, wenn es um den Einsatz der Fächermappen geht. Wer sagt, dass die Fächer von 1 bis 12 nur für Monate genutzt werden können? Angenommen, Sie arbeiten gerade einen längeren Bericht aus, der aus verschiedenen Kapitel besteht. Dann spricht nichts dagegen, die Kapitelstruktur auf den Pultordner zu übertragen und alle Materialien, die zu Kapitel 1 gehören in das Fach 1 zu legen, alles zu Kapitel 2 in Fach 2 etc.

Wie arbeiten Sie mit Pultordnern?

Die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Arbeit mit einem Pultordner ist denkbar einfach: Sie nehmen ein Dokument, entscheiden, an welchem Tag Sie es benötigen, bearbeiten oder erneut kontrollieren müssen, und werfen es in das Fach für den betreffenden Tag. Jeden Morgen leeren Sie das Fach des Tages, sichten die Unterlagen und übertragen die Aufgaben in Ihre To-do-Liste.

Für Dokumente, die Sie erst in weiterer Zukunft benötigen werden, brauchen Sie eine zweite Wiedervorlage. Oft kommt hier ein Pultordner mit Fächer 1 bis 12 zum Einsatz, je nach Aufkommen an Dokumenten kann der aber auch zu klein sein, sodass Sie sich besser ein eigenes Hängeregister bauen. Diesen Monatsvorlauf müssen Sie gegen Ende des Monats, am besten ein oder zwei Tage vor Monatsende, ausräumen und die Dokumenten auf die einzelnen Tage des Folgemonats verteilen.

Mein Tipp: Legen Sie sich eine Notiz für die Vorbereitung des Folgemonats in die Wiedervorlagemappe.

4 Tipps, wie Sie Chaos im Pultordner vermeiden

Pultordner sind umstritten, viele Office-Profis halten sie für völlig veraltet und unpraktisch, vor allem vor dem Hintergrund des papierlosen Büros (bei dem wir aber alle wissen, dass es noch in weiter Ferne liegt…). Ich denke, ob die Arbeit mit diesem Hilfsmittel funktioniert oder nicht, hängt stark von der persönlichen Vorgehensweise ab.

1. Der große Kritikpunkt an Pultordner ist, dass die Dokumente, einmal in die Mappe eingelegt, nicht ohne Weiteres wieder aufzufinden sind. Angenommen, Sie terminieren einen Vorgang auf den 25. eines Monats und am 11. ruft der Kunde an und hat eine Frage. Mit einem guten Gedächtnis wissen Sie vielleicht noch, unter welchem Tag der Vorgang liegt, oft genug aber werden Sie die ganze Mappe durchblättern müssen, bis Sie ihn finden.
   Tipp 1: Schaffen Sie Querverweise. Legen Sie sich einen Pultordner mit Fächern von A bis Z an und hinterlegen Sie hier die Information, in welchem Fach im kalendarischen Ordner die Dokumente liegen, z. B. „Meyer, 11.12.“. So finden Sie in zwei Schritten die betreffenden Dokumente.
   Tipp 2: Legen Sie nicht den ganzen Vorgang in die Wiedervorlagemappe, sondern nur einen Reminder, dass am betreffenden Tag der Vorgang zu bearbeiten ist. So werden Sie zwar rechtzeitig an die anstehenden Aufgaben erinnert, die Dokumente selbst bleiben aber am Ablageort, wo Sie sie bei Rückfragen jederzeit finden.
2. Legen Sie nicht zu viel Papier in den Ordner. Auch wenn diese Ordner sehr, sehr viele Dokumente aufnehmen können, seien Sie lieber sparsam. Achten Sie darauf, dass Sie die einzelnen Fächer immer noch problemlos aufschlagen und umblättern können. Im Zweifelsfall hilft der Tipp 2 aus dem vorherigen Absatz: Arbeiten Sie im Ordner nur mit Erinnerungen.
3. Im Idealfall notieren Sie sich Ihre Erinnerungen immer auf ausreichend großen Blättern, eventuell noch mit einem kleinen Hinweis, was eigentlich genau zu tun ist. Wenn Sie dazu neigen, eher kleine Notizzettel vollzuschreiben, sammeln Sie diese in Klarsichthüllen. So verhindern Sie, dass sie beim Umblättern aus der Mappe rutschen und verloren gehen.
4. Disziplin ist alles bei der Arbeit mit Pultordnern. Das System der Wiedervorlage funktioniert nur, wenn Sie die Fächer täglich leeren, die Aufgaben abarbeiten, die Querverweise gewissenhaft pflegen und die Monate frühzeitig nachbestücken. Auch wenn die Versuchung groß ist: Vermeiden Sie es, einzelne Aufgaben einfach immer einen Tag weiterzuschieben.

Viele Menschen wenden ein, dass man all das über eine elektronische Aufgabenverwaltung zum Beispiel in Outlook viel einfacher und leichter verwalten kann. Meiner Meinung nach hängt das sehr vom individuellen Arbeitsstil ab. Ich persönlich komme mit der Aufgabenverwaltung in Outlook nicht wirklich gut zurecht. Für mich haben Erinnerungsvorlagen auf Papier eine viel größere Verbindlichkeit und auch Übersichtlichkeit. Letztlich setze ich auf eine Kombination aus papierner und elektronischer Wiedervorlage und komme damit sehr gut zurecht.

Generell halte ich nichts davon, ein einzelnes Vorgehen als das einzig Wahre darzustellen. Wenn Sie mit der Wiedervorlagemappe gut arbeiten können, nutzen Sie sie, perfektionieren Sie nach und nach den Umgang damit und lassen Sie sich nicht hineinreden. Denn letztlich geht es genau darum: die eigene Arbeit zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Wiedervorlagemappen und Pultordner gemacht? Haben Sie Tipps, wie sich die Arbeit damit noch verbessern lässt? Schreiben Sie mir und den anderen Leserinnen im Kommentarbereich.

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Abb.: stokkete-AdobeStock