Klare Absprachen: Mit diesen 4 Fragen kommen keine Missverständnisse auf

Klare Absprachen sind das A und O des Büroalltags. Wer weiß, wie viel Zeit und Arbeitskraft jeden Tag in den Büros dadurch verschwendet werden, dass sich die Beteiligten nicht vernünftig untereinander absprechen. Sie als Sekretärin sitzen in der Kommunikationszentrale Ihres Unternehmens.

Nutzen Sie dies und sorgen Sie für klare Absprachen mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen.

Mit vier Fragen beseitigen Sie alle Unklarheiten.

Um welche Aufgabe geht es?

Die erste und zentrale Frage, wenn Sie Absprachen treffen wollen, ist: Worüber reden wir eigentlich? Welche Aufgabe müssen Sie erledigen? Was gehört alles dazu und ebenso wichtig: Was gehört nicht dazu? Eine genaue Definition der jeweiligen Aufgabe hilft beim Abgrenzen, aber auch dabei, offene Fragen zu beantworten.

Dazu ein Beispiel: Angenommen, Ihr Unternehmen plant einen Auftritt auf einer Messe, die es zuvor nicht im Marketingplan hatte. Dann kann es zu den Aufgaben in Ihrer Abteilung gehören, Daten der Messe zu recherchieren und aufzubereiten, ein Angebot einzuholen, nach Freigabe die Buchung vorzunehmen, den Stand zu planen etc. Aber bei der Sichtung der Aufgaben stellen Sie auch fest, was nicht in Ihren Verantwortungsbereich bzw. dem der Kollegen gehört. So sind Sie vielleicht nicht dafür verantwortlich, dass die Pressearbeit rund um die Messe erledigt wird, das macht die Presseabteilung. Ebenso wenig kümmern Sie sich darum, dass ausreichend Aushilfen an den einzelnen Messetagen vor Ort sind, dafür ist die Personalabteilung verantwortlich. Natürlich müssen Sie sich mit den Kollegen in den dortigen Abteilungen absprechen, aber eben nicht selbst tätig werden.

An dieser Stelle geht es auch darum, wer welche Kompetenzen hat. In einer Marketingabteilung dürfen Sie vielleicht selbsttätig keine Aushilfen einstellen, sondern melden den Bedarf an die Personalabteilung, die die Verträge vorbereitet. Dafür gehört es zu Ihren Aufgaben, das Angebot der Messegesellschaft annehmen und unterzeichnen.

Treffen Sie Absprachen, was im Einzelnen zu tun ist

Zerlegen Sie die anstehende Aufgabe als Nächstes in ihre einzelnen Teilschritte. Absprachen mit Kollegen werden immer dann notwendig, wenn es sich um verzahnte Aufgaben handelt, die von mehreren Personen bearbeitet werden. Sehen Sie sich also an, welche Schritte notwendig sind, um die Aufgabe abzuschließen.

Bleiben wir beim Beispiel Messe: Eine solche Veranstaltung umfasst eine ganze Vielzahl an Aufgaben von der schon genannten Datenrecherche bis zur Nachbereitung des Messeauftritts. Selbst wenn Ihre Abteilung nur für den Messestand zuständig sind und sämtliche andere Tätigkeiten (PR, Aushilfen, Übernachtungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter vor Ort buchen etc.) an anderer Stelle erledigt werden, bleiben genügend Teilschritte übrig. Nach der Buchung muss der Stand geplant werden, Auf- und Abbau sind zu organisieren, möglicherweise brauchen Sie neue Ausstattungselemente oder sind auf externe Dienstleister angewiesen.

Ziel ist es auch hier wieder, die einzelnen Teilaufgaben möglichst genau zu definieren. Treffen Sie im Anschluss mit Ihren Abteilungskollegen Absprachen, wer sich um was kümmert, verhindert diese Abgrenzung, dass einzelne Tätigkeiten doppelt erledigt werden.

Tipp: Nutzen Sie diese Definition von Teilschritten auch dazu, um solche Aufgaben zu identifizieren, die sich problemlos delegieren lassen. Ihr Ziel muss es immer sein, Ihre eigenen Aufgaben so schnell und effizient wie möglich zu erledigen. Dazu gehört auch, Tätigkeiten, die Sie an andere weiterreichen können, konsequent abzugeben. Dies ist im Sekretariat oft schwer genug, umso wichtiger ist es, die bestehenden Möglichkeiten auszunutzen. Im Fall der Messe können Sie beispielsweise gut eine Auszubildende einspannen, um die Basisdaten der Veranstaltung oder benötigte Dienstleister zu recherchieren. So gewinnen Sie Freiräume für andere Aufgaben.

Wer ist verantwortlich?

Sind die Teilaufgaben erst einmal definiert, geht es darum, sie auf die vorhandenen Kollegen in der Abteilung zu verteilen. Als Sekretärin sind Sie oft dafür zuständig, Angebote einzuholen und Verträge vorzubereiten. Dafür übernimmt Kollege B die Planung der Standausstattung, kümmert sich also um die Frage, wie groß der Empfangstresen auf Ihrem Messestand sein soll und wo er steht, wie viele Besprechungstische und -stühle Ihr Unternehmen benötigt, welchen Bodenbelag er verlegt haben möchte und welcher Messedienstleister dies tun soll.

Je klarer die Absprachen sind, die Sie an dieser Stelle mit Ihren Kollegen treffen, desto reibungsloser verlaufen die Arbeiten. Damit Ihr Kollege B den Stand planen kann, muss er wissen, wie groß dieser konkret ist, in welcher Halle und in welchem Gang er liegt, welche Aufbau- und Abbauzeiten vorgesehen sind etc. Wenn klar kommuniziert ist, dass die Recherche und Buchung bei Ihnen liegt, wird der Kollege nicht selbst anfangen, hinter diesen Daten hinterherzurecherchieren.

Tipp: Damit haben solche Absprachen auch eine große Außenwirkung. Stellen Sie sich vor, Sie holen bei der Messegesellschaft detaillierte Informationen und ein Angebot ein und zwei Tage später ruft Ihr Kollege bei der Messegesellschaft an, um genau diese Informationen abzufragen. Ein solches Vorgehen lässt Ihr Unternehmen gleich unprofessionell wirken und verursacht überflüssige Arbeit auf allen Seiten.

An dieser Stelle ist eine gute, umfassende Kommunikation wichtig. Auch wenn Sie natürlich nicht die Aufgaben Ihres Kollegen B übernehmen, müssen Sie wissen, was er genau macht und welche Informationen er benötigt, um seine Aufgaben gut bewältigen zu können. Nur so ist sichergestellt, dass das Zahnrädchen der Aufgabenverteilung einwandfrei greift. Ein weiterer Vorteil: Wenn Ihr Kollege möglicherweise krankheitsbedingt ausfällt, wird es einfacher, seine Aufgaben zu übernehmen oder an andere zu verteilen, wenn Sie alle einen einheitlichen Informationsstand haben.

Bis wann muss was erledigt sein?

An der Terminfrage scheitern Absprachen vermutlich besonders häufig. Zwar weiß jeder, worin seine Aufgaben bestehen, und arbeitet sie nach und nach ab, dabei gerät aber häufig aus dem Blick, dass ein anderer Kollege dringend auf die Ergebnisse wartet, um mit seinen Aufgaben weiterzukommen. Ihr Kollege B braucht von Ihnen die Informationen, wo der Stand genau liegt, welche Aufbau- und Abbauzeiten vorgesehen sind etc., um effektiv in die Planung einsteigen zu können. Ist er auf Dienstleister angewiesen, muss er rechtzeitig buchen, benötigt also auch hier einen gewissen Vorlauf.

Die Absprachen mit Ihren Kollegen müssen daher zwingend einen Zeitplan enthalten, wer bis wann welche Informationen benötigt, bis wann welche Teilschritte abgeschlossen sein müssen und wie viel Puffer an welchen Stellen notwendig ist, damit am Ende die Aufgabe stressfrei erledigt werden kann. Es ist ein Gebot der Fairness, gerade diese zeitlichen Abläufe stets im Blick zu behalten. Sonst muss der Kollege oder die Kollegin, die ganz am Ende des Zeitplans steht, die Saumseligkeit einer ganzen Abteilung ausbaden. Das sorgt zwangsläufig für schlechte Stimmung.

Tipp: Nutzen Sie daher regelmäßige Abteilungstreffen auch dafür, immer wieder auf solche terminlichen Abhängigkeiten bei Teilaufgaben hinzuweisen. Ziel aller Mitarbeiter muss es sein, solche Terminpläne einzuhalten.

Wie gut funktionieren Absprachen in Ihrer Abteilung und Ihrem Unternehmen? Berichten Sie mir und den anderen Leserinnen im Kommentarbereich von Ihren Erfahrungen.