Weihnachten

Weihnachtsvorbereitung jetzt beginnen

Weihnachtsvorbereitungen früh beginnen

Moment mal, jetzt schon mit der Weihnachtsvorbereitung beginnen? Weihnachten ist doch erst in Monaten! Was sich für die meisten Menschen ziemlich schräg anhört, nämlich sehr früh im Jahr die Weihnachtsfeier zu planen und Weihnachtskarten zu bestellen, ist für Assistenzen völlig normal. Und es ist auch sehr vernünftig. Immerhin gehört die Zeit rund um den Jahreswechsel in vielen Unternehmen zu den stressigsten überhaupt. Je früher Sie mit den Arbeiten anfangen, desto entspannter überstehen Sie diese Phase.

Welche Arbeiten zur Weihnachtsvorbereitung fallen an?

Ganz am Anfang ist es erst einmal sinnvoll, sich einen Überblick über die Aufgaben, die auf Sie zukommen, zu verschaffen. Was unternimmt Ihr Unternehmen regelmäßig in der Weihnachtszeit? Dazu gehören Punkte wie:

  • Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
  • Weihnachtsgeschenke für Kollegen und Kolleginnen
  • Weihnachtspost inklusive Geschenke an alle oder ausgewählte Kunden und Kundinnen
  • Weihnachtspost inklusive Aufmerksamkeiten an Geschäftspartner und -partnerinnen
  • Betriebsurlaub rund um die Feiertage
  • Weihnachtsaktionen für Kunden und Kundinnen (insbesondere im Einzelhandel)
  • Spendenaktionen, wenn Sie selbst im sozialen Bereich tätig sind,
  • Weihnachtsdekoration für das Unternehmen

etc.

Mit der Corona-Pandemie hat sich auch dieser Teil der Arbeit stark verändert. Denn nun müssen Sie intern erst einmal klären, unter welchen Bedingungen Ihre Weihnachtsfeier überhaupt stattfinden kann, wie Sie die Sicherheit aller Anwesenden gewährleisten können oder ob Sie nicht doch lieber ein digitales Treffen organisieren.

Was ist alles zu tun?

Nutzen Sie dafür Ihre Erfahrungen der letzten Jahre. Gehen Sie gedanklich Ihre Aufgaben durch und erstellen Sie eine erste Übersichtsliste mit allem, was bis zum Dezember erledigt werden muss. Wenn Sie neu sind im Unternehmen, fragen Sie bei Kollegen und Kolleginnen nach, erkundigen Sie sich bei Ihrem Chef oder Ihrer Chefin und durchforsten Sie alte Unterlagen nach entsprechenden Informationen.

Mit diesen Weihnachtsvorbereitungen sollten Sie nicht zu lange warten

Meist verursachen vor allem diese Blöcke besonders viel Arbeit:

  • die Organisation der Weihnachtsfeier für die Belegschaft – je größer diese ausfällt, desto aufwendiger ist die Vorbereitung.
  • die Auswahl und Beschaffung von Weihnachtspräsenten für Kunden, Geschäftspartnerinnen sowie für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
  • die Vorbereitung und der Versand der Weihnachtspost an alle anderen Ansprechpartner und -partnerinnen Ihres Unternehmens.
  • die Organisation des Betriebsurlaubs mit der Erstellung von Notfallplänen, der Information an alle Betroffenen und der Vorbereitung der eigenen Firma auf die Auszeit.

Grundsätzlich sind frühe Absprachen immer dann sinnvoll, wenn Sie mit anderen, also mit Kundinnen oder Lieferanten, kooperieren müssen. Je eher Sie sich mit diesen Kontakten absprechen, desto stressfreier läuft in der Regel die Umsetzung.

Dann kommen später noch weitere Punkte hinzu wie etwa Abwesenheitsmeldungen für den Anrufbeantworter formulieren, Poststempel umstellen etc. – also Tätigkeiten, die im Trubel schnell zu spät angegangen oder gar ganz vergessen werden.

Erstellen Sie eine To-do-Liste mit allem, was Sie in den nächsten Wochen in Vorbereitung auf die Weihnachtszeit erledigen müssen. Und dann nehmen Sie sich jeden Tag einen Punkt daraus vor.

Welche Weihnachtvorbereitung jetzt schon machbar ist

Auch wenn es bis zum Dezember noch lange hin ist, gibt es mindestens zwei Punkte, bei denen Sie sinnvollerweise schon jetzt zumindest einmal nachfragen sollten:

  • Wenn Sie die Weihnachtsfeier für Ihr Unternehmen in einer speziellen Location abhalten wollen, ist jetzt höchste Zeit, dort zu reservieren. Bei sehr gefragten Restaurants etc. kann es sogar schon wieder zu spät sein. Dann fragen Sie nach, ab wann Reservierungen für Weihnachten im nächsten Jahr angenommen werden, und tragen sich diesen Termin in den Kalender ein.
  • Wenn Sie die Weihnachtsgeschenke oder Weihnachtskarten an Ihre Kunden individualisieren und personalisieren lassen wollen, erkundigen Sie sich jetzt bei den Anbietern nach Fristen und Terminen. Oft müssen spezielle Formen oder Ähnliches hergestellt werden, das kostet Zeit. Viele Hersteller haben nur eine begrenzte Kapazität und dann heißt es: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.

Welche Arbeiten fallen bei Ihnen zur Weihnachtsvorbereitung noch an? Was raubt die meiste Zeit? Ich freue mich über Kommentare zum Thema.

Abb.: Gowtham-AdobeStock

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