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Weihnachtsvorbereitung jetzt beginnen

Weihnachten Vorbereitungen jetzt beginnen
Jetzt mit den Weihnachtsvorbereitungen beginnen

Jetzt mit den Weihnachtsvorbereitungen beginnen
© Comugnero Silvana – fotolia

Moment mal, jetzt schon mit der Weihnachtsvorbereitung beginnen? Es fängt doch gerade der Sommer an! Was sich für die meisten Menschen ziemlich schräg anhört, ist für eine Sekretärin völlig normal und auch sehr vernünftig.

Immerhin gehört die Zeit rund um den Jahreswechsel in vielen Unternehmen zu den stressigsten überhaupt. Je früher Sie mit den Arbeiten anfangen, desto entspannter überstehen Sie diese Phase.

Hinzu kommt, dass Sie vieles frühzeitig angehen sollten, um die eigenen Vorstellungen oder die Ihres Chefs umsetzen zu können.

Welche Arbeiten zur Weihnachtsvorbereitung fallen an?

Ganz am Anfang ist es erst einmal sinnvoll, sich einen Überblick über die Aufgaben, die auf Sie zukommen, zu verschaffen. Was unternimmt Ihr Unternehmen regelmäßig in der Weihnachtszeit? Dazu gehören Punkte wie:

  • Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter
  • Weihnachtsgeschenke für Kollegen
  • Weihnachtspost inklusive Geschenke an alle oder ausgewählte Kunden
  • Betriebsurlaub rund um die Feiertage
  • Weihnachtsaktionen für Kunden (insbesondere im Einzelhandel)
  • Spendenaktionen, wenn Sie selbst im sozialen Bereich tätig sind,
  • Weihnachtsdekoration bestellen und umsetzen

etc.

Nutzen Sie dafür Ihre Erfahrungen der letzten Jahre. Gehen Sie gedanklich Ihre Aufgaben durch und erstellen Sie eine erste Übersichtsliste mit allem, was bis zum Dezember erledigt werden muss. Wenn Sie neu sind im Unternehmen, fragen Sie bei Kollegen nach, erkundigen Sie sich bei Ihrem Chef und durchforsten Sie alte Unterlagen nach entsprechenden Informationen.

Mit diesen Weihnachtsvorbereitungen sollten Sie nicht zu lange warten

Meist verursachen vor allem diese Blöcke besonders viel Arbeit:

  • die Organisation der Weihnachtsfeier für die Belegschaft – je größer diese ausfällt, desto aufwendiger ist die Vorbereitung.
  • die Auswahl und Beschaffung von Weihnachtspräsenten für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter sowie die Vorbereitung und der Versand der Weihnachtspost an alle anderen Ansprechpartner Ihres Unternehmens.
  • die Organisation des Betriebsurlaubs mit der Erstellung von Notfallplänen, der Information an alle Ansprechpartner und der Vorbereitung der eigenen Firma auf die Auszeit.

Grundsätzlich sind frühe Absprachen immer dann sinnvoll, wenn Sie mit anderen, also mit Kunden oder Lieferanten, kooperieren müssen. Je eher Sie sich mit diese Kontakten absprechen, desto stressfreier läuft in der Regel die Umsetzung.

Dann kommen später noch weitere Punkte hinzu wie etwa Abwesenheitsmeldungen für den Anrufbeantworter formulieren, Poststempel umstellen etc. – also Tätigkeiten, die im Trubel schnell zu spät angegangen oder gar ganz vergessen werden.

Welche Weihnachtvorbereitung jetzt schon machbar ist

Auch wenn es bis zum Dezember noch lange hin ist, gibt es mindestens zwei Punkte, bei denen Sie sinnvollerweise schon jetzt zumindest einmal nachfragen sollten:

Wenn Sie die Weihnachtsfeier für Ihr Unternehmen in einer speziellen Location abhalten wollen, ist jetzt höchste Zeit, dort zu reservieren. Bei sehr gefragten Restaurants etc. kann es sogar schon wieder zu spät sein. Dann fragen Sie nach, ab wann Reservierungen für Weihnachten 2016 angenommen werden, und tragen sich diesen Termin in den Kalender ein.

Wenn Sie die Weihnachtsgeschenke an Ihre Kunden individualisieren und personalisieren lassen wollen, erkundigen Sie sich jetzt bei den Anbietern nach Fristen und Terminen. Oft müssen spezielle Formen oder Ähnliches hergestellt werden, das kostet Zeit. Viele Hersteller haben nur eine begrenzte Kapazität und dann heißt es: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.

Welche Arbeiten fallen bei Ihnen zur Weihnachtsvorbereitung noch an? Was raubt die meiste Zeit? Ich freue mich über Kommentare zum Thema.

In den kommenden Wochen und Monaten werden auf den Seiten von www.arbeiten-im-sekretariat.de in loser Folge Texte zu den unterschiedlichen Fragen erscheinen. Eine Übersicht über die Texte, die bisher schon erschienen sind, finden Sie hier. Diese Übersicht wird laufend aktualisiert.

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