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Was macht eigentlich eine Empfangssekretärin?

Was macht eigentlich eine Empfangssekretärin
Die Empfangssekretärin sorgt für ein herzliches Willkommen im Unternehmen © Pezibear

Auch wenn der Beruf oft unterschätzt wird: Eine Empfangssekretärin, oft auch Empfangsdame, Front Office Manager, Rezeptionistin oder Empfangskraft genannt (es gibt natürlich auch Männer am Empfang …), hat eine wichtige Funktion in einem Unternehmen.

Immerhin geht es darum, dem Besucher – ganz gleich ob es sich um den Bewerber auf eine Ausbildungsstelle oder um den Geschäftsführer des wichtigsten Kundenunternehmens handelt – das Gefühl zu geben: „Du bist willkommen!” Außerdem soll dem Gast sofort beim Eintreten in das Gebäude die Unternehmensphilosophie vermittelt werden. Die Empfangssekretärin ist damit eine wichtige Repräsentantin und das Gesicht der Firma.

Eine freundliche Begrüßung ist Pflicht

Die wichtigste Aufgabe einer Empfangsdame ist die Begrüßung von Gästen. Jeder, der in das Gebäude kommt, tritt zuerst an den Empfangsschalter. Schon an dieser Stelle entscheidet sich oft, wie der weitere Besuch im Haus ablaufen wird. Ist die Begrüßung freundlich und schenken Sie dem Gast ein Lächeln? Oder muss er sich mit einem gebrummelten „Ja?“ begnügen? Selbst wenn die Besprechung, zu der er ins Haus gekommen ist, gut verläuft, wird dieser erste Eindruck nachwirken. Das kann bis zu einem Kommentar wie „Also, es ist ja sehr schön bei Ihnen, aber ehrlich gesagt, die Dame da unten muss Freundlichkeit wohl noch lernen …“ reichen. Ein höfliches „Guten Tag, was kann ich für Sie tun?“ und ein Lächeln sind daher absolute Pflicht, auch wenn Sie eigentlich gerade Stress und Ärger am Hals haben.

Die Empfangssekretärin als Lotse im Unternehmen

Ist erst einmal klar, was der Besucher will, geht es darum, ihn möglichst schnell zum richtigen Ansprechpartner zu lotsen. Kollegen, die an diesem Tag einen Besucher erwarten, sollten diesen rechtzeitig mit Namen und voraussichtlicher Ankunftszeit am Empfang ankündigen. Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Sie wissen, zu wem der Gast will, auch wenn er womöglich den Namen seines Ansprechpartners vergessen hat. Das kann z. B. bei nervösen Bewerbern durchaus mal passieren.
  • Sie wissen selbst auch, wer kommt und zu wem der Besucher will, und können sich entsprechend vorbereiten, etwa indem Sie für den Kunden schon eine Besucherkarte bereitlegen.
  • Wenn Sie Ihren eigenen Tag planen, ist klar, zu welcher Zeit der Empfangstresen unbedingt besetzt sein muss, sollten Sie ansonsten gelegentlich im Haus unterwegs sein.
  • In Ihrem Unternehmen ist es Pflicht, dass Besucher am Empfang angemeldet sein müssen? Dann können Sie auf unangemeldete Gäste anders reagieren. Oft versuchen Verkäufer, mit Spontanbesuchen ihre Ansprechpartner zu überrumpeln. In diesem Fall sind Sie der erste wichtige Filter und halten Ihren Kollegen den Rücken frei. Die Antwort auf die Frage „Haben Sie einen Termin?“ lässt sich schnell überprüfen.

Tipp: Wie für alles andere gibt es natürlich auch für die Verwaltung von Gästen im Haus mittlerweile eigene Software. Mit der sogenannten Besucherverwaltung werden die Gäste am Empfang registriert und nach dem Verlassen des Gebäudes wieder ausgecheckt. Zugangskarten und Besucherausweise lassen sich damit problemlos ausstellen. Der Vorteil: Mit einem Mausklick ist klar, wer sich wo im Gebäude aushält. Das kann z. B. in Notfallsituationen eine sehr wichtige Information sein.

Die Empfangssekretärin hilft, die Wartezeit zu überbrücken

Als Empfangsdame versorgen Sie den Besucher gegebenenfalls, bis Ihr Kollege kommt, um ihn abzuholen. Je nach Unternehmen geht es vielleicht darum, Mantel und Schirm abzunehmen, ein Getränk oder bei einer längeren Wartezeit auch etwas Lektüre anzubieten. Oft suchen Besucher auch das Gespräch und stellen Fragen. Gelegentlich wollen sie so ihre Nervosität etwas abbauen, manchmal aber auch Informationen abgreifen, die sie im folgenden Gespräch für sich nutzen wollen. Führen Sie dann ein wenig Small Talk, verraten Sie aber niemals zu viel über Ihr Unternehmen.

Wenn der Gast wieder geht, ist es oft die Aufgabe der Empfangskraft, ein Taxi zu rufen. Auch hier ist es sinnvoll, vorab beim zuständigen Kollegen nachzufragen, bis wann die Besprechung voraussichtlich dauern wird und ob anschließend ein Taxi benötigt wird. Gegebenenfalls sammeln Sie Besucherkarten etc. wieder ein, bevor der Besucher das Haus verlässt. Auf alle Fälle gehört ein freundliches „Auf Wiedersehen!” zur Verabschiedung.

Tipp: Bei so viel Kontakt zu Kunden sind Fremdsprachenkenntnisse ein echtes Plus. Wenn Sie einen Gast aus Spanien, den USA oder Frankreich in seiner Landessprache begrüßen können, wirkt Ihr Unternehmen sofort kompetent und zuvorkommend. Mehr zu den Anforderungen an eine Empfangssekretärin erfahren Sie im zweiten Teil.

Übrigens: An diesem Posten sollten Sie ein Auge dafür haben, wie der Empfangsbereich des Unternehmens aussieht. Das bedeutet jetzt nicht, dass Sie putzen müssen, dafür gibt es in den Unternehmen eigene Reinigungskräfte. Aber Ihr eigener Platz sollte aufgeräumt sein, im Wartebereich sollten Zeitschriften und Co. nicht wüst herumliegen und eventuell vorhandene Blumen und Pflanzen keinen vernachlässigten Eindruck hinterlassen. Kaffee und Getränke sollten immer frisch sein. Gehen Sie regelmäßig durch den Raum und schaffen Sie etwas Ordnung.

Die Betreuung von Telefonanlage und Post

Sehr häufig betreut die Empfangssekretärin die Telefonzentrale, gerade in mittelgroßen Unternehmen. Sie nimmt Anrufe entgegen und leitet sie weiter, wimmelt auch mal Werbeanrufer ab. Je besser die Kommunikation mit den Kollegen klappt, desto eher können Sie diese Aufgabe erfüllen. Wer ist wann am Platz? Wer bearbeitet welche Vorgänge und ist wofür zuständig? Ziel solcher Fragen ist es, den Anrufer schnell und direkt an den richtigen Ansprechpartner für sein Anliegen durchzustellen und zu verhindern, dass er mehrfach weiterverbunden wird. Letzteres hinterlässt immer einen schlechten Eindruck. Ebenfalls wichtig: Welche Anrufe sollen nicht durchgestellt werden? Hier halten Sie Ihre Kollegen den Rücken frei.

Bedienen Sie die Telefonanlage, müssen Sie sich schnell und gründlich mit der oft komplexen Technik vertraut machen, etwa um Telefonlisten und -speicher pflegen zu können. Auch automatische Weiterleitungen oder die Sperrung von Anrufern kann oft über die Anlagen vorgenommen werden. Wie immer bei technischen Geräten gilt: Je genauer Sie sich mit der Bedienung auskennst, desto mehr profitieren Sie von den Möglichkeiten, die die Technik bietet.

Tipp: In vielen Unternehmen gilt die Regel: Durchwahlnummern werden nicht von Dritten weitergegeben. Nur der Kollege selbst entscheidet, wer seine Durchwahl erhält und wer nicht. Daran sollte sich jeder halten.

Ähnliche Aufgaben warten auf Sie, wenn Sie die zentrale E-Mail-Adresse eines Unternehmen verwalten, indem Sie die Nachrichten an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten, E-Mail-Adressen und -verteiler pflegen und Spam, der durch den Filter gerutscht ist, aussortieren.

Sind Sie mit der Postbearbeitung betraut, nehmen Sie auf der einen Seite eingehende Briefe und Pakete entgegen und leiten sie an die Empfänger weiter, andererseits sammeln Sie die Ausgangspost am Ende des Tages ein, frankieren sie gegebenenfalls und bringen sie zur Post oder zum Briefkasten. Auch Sendungen, die durch einen Boten geliefert werden, nehmen Sie entgegen, quittieren den Empfang und leiten sie anschließend an den Empfänger im Unternehmen weiter.

Was sonst noch alles auf die Empfangssekretärin zukommen kann

Je nach Unternehmen fallen noch viele weitere Aufgaben an, die an die Empfangssekretärin gegeben werden. Von Schreibarbeiten über die Schlüsselverwaltung und Datenbankpflege bis zur Betreuung von Meeting- und Konferenzräumen für Veranstaltungen kann alles dabei sein. Oft finden sich in Stellenanzeigen auch Formulierungen wie „Unterstützung anderer Abteilungen“, das kann dann alles und nichts heißen. Wenn Sie sich auf eine solche Stelle bewirben, fragen Sie im Vorstellungsgespräch nach, was sich hinter dieser Formulierung konkret verbirgt. Sonst kann es schnell passieren, dass Sie womöglich die Aufgaben einer Projektassistentin zusätzlich übernehmen, aber zum Gehalt einer Empfangssekretärin arbeiten.

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  1. Die noch relativ junge Firma in der ich arbeite, hat sich entschieden eine Sekretärin einzustellen. Die auch dringend benötigt wird. Sie sollte fähig und erfahren sein und vielerlei andere Qualitäten mitbringen, darunter gute Laune und eine positive Aura. Ich hoffe, dass wir sobald wie möglich so eine Kraft finden. Das würde vieles erleichtern.

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  2. Ich finde es auch für ein Unternehmen wichtig ein Empfangsdame einzustellen.
    Die Firma in der ich neuerdings arbeite ist ziemlich modern und ist fast immer auf dem neusten Stand was Digitalisierung u.ä. angeht. Es wurde sogar am Empfang eine Art Besucherverwaltungs Display System aufgestellt wo sich Besucher und Mitarbeiter registrieren können. Trotzdessen sitzen am Empfang 2 Empfangsdamen die sich um die Organisation und die persönliche Begrüßung und Beratung der Besucher kümmern.
    Sowas sollte wenn man mich fragt auch immer beibehalten denn auch wenn unsere Welt sich immer mehr digitalisiert sollte man nie vergessen ein wenig Menschlichkeit zu zeigen.

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    • Das ist natürlich ein wichtiger Aspekt, der nicht vergessen werden darf: Eine Empfangssekretärin ist auch immer das Gesicht des Unternehmens und macht die eventuell gesichtslose Organisation menschlich. Danke für den Hinweis.

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