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Wie Sie mit der Winston-Technik Dokumente managen

Dokumente managen mit der Winston-Technik

Auf Ihrem Schreibtisch stapelt sich das Papier? Und jeden Tag kommen neue Dokumente hinzu? Jetzt brauchen Sie ein geregeltes, sinnvolles Vorgehen, um dem Papierberg schnell den Garaus zu machen. Eine bewährte Methode ist die sogenannte Winston-Technik.

Dabei haben Sie vier Möglichkeiten, was Sie mit einem Stück Papier machen, das Sie in die Hand nehmen.

Die vier Möglichkeiten nach der Winston-Technik

Jedes Stück Papier behandeln Sie nach einer dieser Möglichkeiten:

  • wegwerfen
  • delegieren
  • bearbeiten
  • ablegen

Entscheiden Sie bei jedem Dokument, dass Sie in die Hand nehmen, was damit geschehen soll.

Was Sie sofort wegwerfen können

Dieser Schritt klingt am einfachsten, ist aber häufig am schwierigsten. Befördern Sie alles in den Papierkorb, was doppelt vorhanden ist, was Sie problemlos ersetzen können, was weder Sie noch Ihren Chef betrifft, was veraltet ist etc.

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Was Sie delegieren sollten

Auch dieser Arbeitsschritt fällt vielen Sekretärinnen schwer: eine Arbeit auf einen anderen Schreibtisch legen. Normalerweise geht der Weg immer in die eine Richtung: Ihr Chef oder auch Kollegen, wenn Sie als Teamassistentin tätig sind, geben Ihnen Aufgaben zur Bearbeitung. Nichtsdestotrotz sollten auch Sie sich überlegen, ob alles, was bei Ihnen landet, auch tatsächlich in Ihren Aufgabenbereich fällt. Delegieren Sie alles, was nicht dazu gehört. Dabei geht es natürlich nicht darum, einem Kollegen in Not nicht zu helfen. Wenn Sie aber den Eindruck haben, dass Ihre Hilfsbereitschaft ausgenutzt wird, ein Kollege eine ungeliebte Aufgabe dauerhaft an Sie abschieben will oder etwas, das eigentlich vom gesamten Team erledigt werden soll, ausschließlich bei Ihnen liegt, sollten Sie klare Grenzen ziehen. Legen Sie die entsprechenden Dokumente mit einer freundlichen Bemerkung „Das ist anscheinend ein Irrläufer, das gehört ja in Ihren Bereich…“ dem Kollegen auf den Schreibtisch.

Möglicherweise bietet sich die Aufgabe auch für eine Delegation an einen Auszubildenden an. Azubis sind in Ihrer Abteilung, um alle Vorgänge kennenzulernen. Dazu gehören die interessanten Tätigkeiten, aber ebenso auch Routineaufgaben. Sorgen Sie für ein ausgewogenes Verhältnis, dann können Sie auch weniger spannende Tätigkeiten abgeben.

Wie Sie bei der Bearbeitung vorgehen

Wenn Sie feststellen, dass das eingehende Dokument Ihr Handeln erfordert, entscheiden Sie sich:

  • Sie bearbeiten es sofort! Das ist immer dann sinnvoll, wenn die Bearbeitung nicht länger als 2-3 Minuten dauert. Der zeitliche Aufwand, diesen Vorgang zu terminieren und entsprechend abzulegen, ist fast ebenso lang – das lohnt sich also nicht.
  • Sie beschließen, die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt vorzunehmen! Legen Sie in diesem Fall sofort einen Termin fest, zu dem Sie diesen Vorgang erledigen. Der Vorteil bei diesem Vorgehen ist, dass Sie so ähnliche Aufgaben sammeln und zusammenfassen können. Legen Sie z. B. eine Sammelmappe an für alle Briefe, die Sie an diesem Tag noch schreiben wollen und müssen, oder für alle Abbildungen, die Sie noch bearbeiten müssen. Viele Arbeiten fallen dann nur einmal an, etwa das Öffnen des entsprechenden Programms, das Suchen einer Briefvorlage etc.

Welche Dokumente Sie ablegen

Auch wenn Sie Ihre Ablage möglichst schlank halten sollten, gibt es Dokumente, die Sie aufheben und damit ablegen sollten. Alles, was einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegt, müssen Sie aufbewahren. Dazu gehören Geschäftsbriefe, Verträge, Rechnungen etc.

Dokumente, die Einzelheiten eines laufenden Projekts beschreiben, etwa die Verantwortlichkeiten in Kundenunternehmen oder Terminverschiebungen, sollten Sie aufbewahren, bis das Projekt abgeschlossen und von Ihrem Kunden freigegeben ist. Unterlagen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch für eine Tätigkeit benötigen und nicht sofort wiederbeschaffen können, sollten Sie ebenfalls aufheben.

Seien Sie geizig mit dem Platz in Ihrer Ablage. Sonst besteht die Gefahr, dass diese zu einem Papiergrab wird.

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Welche Tipps haben Sie an die anderen Leserinnen für die Dokumentenbearbeitung? Ich freue mich über Kommentare.

 

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