Empfangssekretärin: Anforderungen und Gehalt

Welchen Anforderungen muss eine gute Empfangssekretärin entsprechen und welches Gehalt kann sie erwarten? Je nach Unternehmen und Stellenbeschreibung kommen am Empfang ganz unterschiedliche Aufgaben auf Sie zu. Einige Anforderungen sind aber überall gleich. Was also muss jemand an Fähigkeiten, Fertigkeiten und Soft Skills mitbringen, der als Empfangsdame arbeiten will?

Anforderungen an eine Empfangssekretärin

• Als Erstes ist natürlich eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit notwendig, immerhin haben Sie es an diesem Posten mit vielen verschiedenen Menschen mit den unterschiedlichsten Anliegen zu tun. Am Empfangstresen ist es Ihre Aufgabe, herauszufinden, was der Besucher eigentlich will. Und da auch schwierige Zeitgenossen darunter sein können und werden, brauchen Sie sicher oft auch Geduld und eine ordentliche Portion Menschenfreundlichkeit und Offenheit.
• In der Zusammenarbeit mit den Kollegen ist ein selbstständiges Arbeiten erforderlich, etwa wenn Sie dafür verantwortlich sind, dass Besprechungsräume rechtzeitig eingedeckt und vorbereitet sind. Hier hilft Ihnen auch ein ausgeprägtes Verständnis als Dienstleister, auch in Sachen Ordnung im Empfangsbereich.
• Hilfreich ist ein gutes Personen- und Namensgedächtnis. Nichts hört ein Mensch so gern wie seinen eigenen Namen. Wenn Sie einen Gast bei seinem zweiten Besuch in Ihrem Unternehmen gleich richtig ansprechen, sorgen Sie also automatisch für gute Laune. Auf der anderen Seite können Sie unerwünschte Besucher auch sofort abwimmeln, wenn Sie sie wiedererkennen.
• Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil. Englisch ist in vielen Unternehmen auch am Empfang – und am Telefon – Pflicht, oft kommen noch weitere Sprachen hinzu, wenn der unternehmerische Schwerpunkt im jeweiligen Ausland liegt. Daneben sind auch sehr gute Deutschkenntnisse erforderlich, insbesondere wenn auch Schreibarbeiten oder die Beantwortung von E-Mails zu Ihren Aufgaben gehören.
• Aus der Aufgabenbeschreibung einer Empfangssekretärin ergibt sich schnell: Technisches Verständnis schadet an dieser Position nicht! Die Kenntnis der wichtigsten Office-Programme wird heute in der Regel überall vorausgesetzt. Was sonst noch gefragt ist, hängt vom Unternehmen ab: der Umgang mit SAP, Datenbanksystemen, Besucher- oder Schlüsselverwaltungssoftware, komplexen Telefonanlagen etc. – all das kann auf Sie zukommen. Allerdings sollten hier die Arbeitgeber gegebenenfalls für eine gründliche Einarbeitung sorgen. Die konkreten Aufgaben sollten Sie in einem Vorstellungsinterview auch gleich abklären.
• An dieser Position ist ein gepflegtes Erscheinungsbild absolut notwendig. Immerhin sind Sie hier Repräsentantin Ihres Unternehmens – das gilt überall. Am Empfangstresen im Fitnessstudio kann angemessene Kleidung bedeuten: moderne, saubere, gut sitzende Sportkleidung. In einer Rechtsanwaltskanzlei werden Sie eher ein klassisches Kostüm oder einen Hosenanzug tragen. Sehr gute Umgangsformen und diplomatisches Geschick im Umgang mit schwierigen Kunden gehören ebenfalls zu den Anforderungen an eine Empfangssekretärin.
• Auch wenn viele Empfangskräfte Quereinsteiger sind, schadet eine entsprechende Ausbildung, etwa zur Bürokauffrau, nicht. Im Gegenteil, oft wird sie in den Stellenausschreibungen sogar ausdrücklich gefordert. Zumindest entsprechende Erfahrung ist in der Regel gern gesehen.

Wo arbeiten Empfangssekretärinnen?

Grundsätzlich gibt es in Unternehmen ab mittlerer Größe, die viel Publikumsverkehr haben, oft einen eigenen Empfangsbereich mit entsprechendem Personal. Dazu gehören oft Anwalts- und Notarkanzleien, aber auch in großen Arztpraxen, Krankenhäuser oder Massage- und Kosmetikstudios gibt es Empfangsdamen. Auch in Hotels und in Seminarhäusern, in Fitnessstudios oder im Theater gibt es selbstverständlich genug Arbeit am Empfang.

Welches Gehalt können Sie als Empfangssekretärin erwarten?

Das Gehalt einer Empfangssekretärin ist von vielen verschiedenen Faktoren abhängig. So spielen die Branche und die Größe des Unternehmens eine entscheidende Rolle, ebenso die Region, in der es ansässig ist. Oft müssen Sie auch Schicht- oder Wochenenddienst leisten, das sollte entsprechend honoriert werden.

Darüber hinaus sollten Sie aber genau darauf achten, welche Aufgaben und damit auch wie viel Verantwortung der Posten mit sich bringt. Je mehr Berufserfahrung Sie mitbringen, desto anspruchsvollere Aufgaben wird Ihr Arbeitgeber Ihnen übertragen. Damit steigt auch das Gehalt einer Empfangssekretärin.

Allerdings muss ehrlich gesagt werden, dass als Empfangskraft kein Spitzenverdienst zu erwarten ist. Oft wird dieser Posten als Einstiegs- oder Wiedereinstiegsstelle nach einer Arbeitspause genutzt, gelegentlich geht es auch darum, sich einen Zuverdienst zum eigentlichen Gehalt oder zur Rente zu schaffen, indem etwa die ungeliebten Randschichten übernommen werden. Auf den Seiten der Arbeitsagentur wird beispielhaft eine tarifliche Bruttogrundvergütung von 2.650 Euro im Monat (Stand Juni 2022) genannt. Gerade in strukturschwachen Gebieten oder als Berufseinsteiger werden Sie aber eher deutlich weniger verdienen. Auf den Seiten von Gehaltsvergleich.com wird ein Einstiegsgehalt von 1.792 Euro (Stand Juni 2022) angegeben.

Abb.: Moodboard-AdobeStock

Merken