So kommen Sie an Informationen für Ihr Konzept

Ganz gleich, ob Sie den Auftrag haben, selbst ein Konzept zu entwickeln, oder ob Sie Ihren Chef dabei unterstützen, ein Konzept auszuarbeiten, die Analyse des Ist-Zustands ist ein wesentlicher Schritt. Dafür müssen Sie alle notwendigen Informationen zusammentragen. Lesen Sie, wie Sie vorgehen, um alle relevanten Punkte auch sicher zu erfassen.

Dies ist ein Ausschnitt aus dem Buch „Überzeugende Konzepte: Strukturiert und effektiv von der Idee bis zur Präsentation“, das ich gemeinsam mit meiner Kollegin Barbara Kettl-Römer geschrieben habe.

Legen Sie den Umfang der benötigten Informationen fest

Für die Informationssammlung sollten Sie methodisch vorgehen: Überlegen Sie zuerst, welche Quellen für Ihre Informationsziele am ergiebigsten sein dürften und in welchem Umfang Sie diese ausschöpfen wollen. Sind Sie damit durch, kontrollieren Sie, ob Sie alle gewünschten Informationen beisammen haben. Erst wenn Sie dann noch Lücken feststellen, unternehmen Sie eine neue Runde der Informationsbeschaffung. So verhindern Sie, dass Sie unnötig tief und lange recherchieren.

Wie kommen Sie an die benötigten Informationen?

Um den Ist-Zustand zu erfassen, stehen Ihnen verschiedene Quellen zur Verfügung, je nachdem, worum es konkret geht:

• Interne Unterlagen: Liegen Ihnen Statistiken, Notizen oder Briefings vor? Gibt es möglicherweise interne Protokolle, Gutachten, Stellungnahmen oder Berichte zum Problem? Welche Schritte wurden in der Vergangenheit mit welchem Erfolg unternommen?
• Gespräche mit Betroffenen: In den Büros und den Werkstätten Ihres Arbeitgebers bzw. Ihrer Kunden und Kundinnen sitzen die wahren Experten. Bei Diskussionen mit Kollegen und Mitarbeiterinnen werden Sie immer wieder wichtige Anregungen erhalten, die es wert sind, in Ihr Konzept aufgenommen zu werden. Eventuell liegen Ihnen auch Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen vor.
• Meinungsführer: Achten Sie darauf, dass Sie die Meinungsführer, die es in jedem Unternehmen gibt, bei der Umfrage ausreichend berücksichtigen.
• Expertenrunden: Sie helfen Ihnen dabei, die unterschiedlichen Aspekte zu beleuchten, die umfangreiche Vorhaben mit sich bringen. Laden Sie Trendforscher ein, wenn Sie ein zukunftsweisendes Produktkonzept entwickeln sollen. Fragen Sie den Betriebsarzt, wenn es um Feinstaub und Lärmemission geht.
• Kundenumfragen/Marktanalysen: Hier können Sie auf Studien zu generellen Markttrends zurückgreifen und diese auf Ihr aktuelles Problem beziehen oder selbst ein Marktforschungsinstitut beauftragen, um bestehende und potenzielle Kunden und Kundinnen zu interviewen.

• Konkurrenzanalysen: Dabei lernen Sie nicht nur, wie andere Unternehmen mit Ihrem Problem oder Ihrer Idee umgehen, sondern erfahren auch gleich, wodurch Sie sich abheben können.
• Presseberichte über Ihr Unternehmen: Wie ist die Außenwirkung Ihres Unternehmens? Werden Probleme, etwa bei Produkten, bereits in der Presse diskutiert, dann ist schnelles Handeln gefragt. In ruhigen Phasen zeigt ein Blick in die Presseberichte, wie Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird … überlegen Sie, wie das Ziel, dass Sie erreichen wollen, sich auf dieses Bild auswirken wird. Ist diese Außenwirkung erwünscht?
• Stellungnahmen in den sozialen Medien: Dazu gehören etwa Userkommentare in Ihrem Blog und auf Ihrer Facebookseite, Besprechungen in Bewertungsportalen und Produktvorstellungen auf Videoplattformen. Auch hier können Sie sich ein Bild davon machen, wie Ihr Unternehmen in der (meist jüngeren) Öffentlichkeit wahrgenommen wird.
• Allgemein zugängliche Informationen: Dazu gehören beispielsweise Statistiken, Berichte und Studien der IHK oder von Branchenverbänden, Fachbücher und Fachzeitschriften. Nicht zuletzt sollten Sie auch eine Recherche im Internet durchführen oder durchführen lassen.

Prüfen Sie die Aktualität Ihrer Daten

Bedenken Sie bei älteren Unterlagen immer, dass sie häufig auf der Basis von Daten entstanden sind, die heute nicht mehr aktuell sind. Oft sind die Voraussetzungen, unter denen sie damals erstellt wurden, so anders als die jetzigen, dass eine Vergleichbarkeit an keiner Stelle gegeben ist. Das ist gerade bei technischen und IT-Projekten der Fall. Dann legen Sie diese Dokumente gleich beiseite und nutzen Sie die Zeit besser für andere Quellen.

Die Informationssammlung lässt sich zumindest in Teilen gut an andere delegieren, etwa an Aushilfen oder externe Dienstleister. Vor allem einfache Recherchen im Internet, in einschlägigen Medien oder auch in öffentlichen Archiven können Sie gut anderen überlassen. Umfangreiche Mitarbeiter- und Kundenbefragungen sind bei Dienstleistern, die eine professionelle Vorbereitung der Umfrage und eine wissenschaftlich fundierte und damit aussagekräftige Aufbereitung der Ergebnisse sicherstellen, sogar oft besser aufgehoben.

Die Informationssammlung an andere weiterzureichen ist einerseits sehr praktisch, weil Sie so Zeit sparen und sich auf andere Fragen konzentrieren können. Andererseits birgt dies aber das Risiko, dass zentrale Informationen übersehen werden. Überlegen Sie sich also im Vorfeld genau, worum es bei der Recherche, beim Projekt genau geht, welche Informationen für Sie unverzichtbar sind, und erstellen Sie ein entsprechend präzises Briefing. Und selbstverständlich müssen Sie die Rechercheergebnisse intensiv studieren. Wägen Sie also ab, ob es tatsächlich eine Erleichterung ist, diese Aufgabe an Dritte zu vergeben. In manchen Fällen ist es auch sinnvoller, wenn Sie selbst tätig werden, etwa bei Einzelgesprächen mit (wenigen) betroffenen Mitarbeitern. In den „O-Tönen“ schwingen ja oft unterschwellig noch Informationen und Befindlichkeiten mit, die Sie besser ungefiltert mitbekommen sollten.

Abb.: Gajus-AdobeStock