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Schlagwortliste für das Archiv nutzen

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Eine Schlagwortliste? Wozu soll die nun gut sein? Ganz einfach: Mit ihr schaffen Sie einen weiteren, möglichst umfassenden Zugang zu Ihrem Archiv. Ziel einer solchen Liste ist es, dass alle Mitarbeiter ohne Probleme jedes Dokument selbst zuordnen und finden können – ohne suchen oder nachfragen zu müssen.

Mit einer Schlagwortliste einen erweiterten Zugang zum Archiv bieten

Ein gut geordnetes Archiv, übersichtliche Beschriftungen, ein Ablageplan und trotzdem finden Ihre Kollegen manchmal Unterlagen nicht? Sie fragen häufiger bei Ihnen nach, in welchen Ordner bestimmte Dokumente denn nun gehören? Das hat ein ganz einfache Ursache: Ihre Kollegen haben für bestimmte Unterlagen andere Begriffe im Kopf als Sie, Begriffe, die eine gleiche oder zumindest ähnliche Bedeutung haben. Nach diesen Wörtern suchen Ihre Kollegen dann im Aktenplan – womöglich vergeblich, weil sie Ihnen beim Anlegen Ihrer Ablage überhaupt nicht eingefallen sind.

Nehmen wir als Beispiel die Verwaltung des Fuhrparks. Rund um das „Auto“ gibt es eine Menge Begriffe, die Menschen benutzen:

  • Fahrzeug
  • Pkw oder Lkw
  • Wagen
  • Gefährt
  • Fuhrwerk
  • Karre …

Natürlich werden nicht alle diese Begriffe in einem geschäftlichen Umfeld für die Ablage eingesetzt werden. Dennoch kann jemand, der ausschließlich das Wort „Auto“ benutzt, länger brauchen, bis er auf das Wort „Fahrzeug“ und damit den richtigen Ablageort kommt.

In einer Schlagwortliste listen Sie solche gleichbedeutenden Begriffe, übrigens Synonyme genannt, in alphabetischer Reihenfolge auf und setzen einen Hinweis, unter welchem Schlagwort es in Ihrem Archiv oder Ihrer Ablage zu finden ist. Ein solcher Hinweis könnte also so aussehen:

„Auto → siehe Fuhrpark, Fahrzeug, Kennzeichen; Archiv, Gang 3, Regal 1“

Das bedeutet also, dass jemand, der Informationen zu einem bestimmten Auto sucht, in der Ablage am genannten Ort zunächst im Ordner oder in den Ordnern „Fuhrpark“, darin im Ordner „Fahrzeug“ und dort dann unter dem „Kennzeichen“ nachschlagen muss.

Legen Sie die Schlagwortliste möglichst umfangreich an

Um den Zugriff zu erleichtern, sollten Sie im Beispiel eine Liste mit allen Autos samt Kennzeichen in den betreffenden Ordner legen, aber auch die Fahrzeuge einzeln noch in Ihre Schlagwortliste aufnehmen.

Sie wissen nicht, mit welchen Wörtern Ihre Kollegen an die Ablage herantreten, daher ist es sinnvoll, die Liste umfassend anzulegen. Sicherlich fallen Ihnen selbst gleich mehrere Begriffe ein, die in die Schlagwortlist gehören. Darüberhinaus kann sich ein Blick in Synonyme-Datenbanken wie etwa Semager lohnen.

Ergänzen Sie die Liste immer wieder, sobald ein Kollege mit einer entsprechenden Frage auf Sie zukommt.

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