Aufschieberitis: Gehen Sie es an!

Die Prokrastination, im Volksmund auch Aufschieberitis genannt, gehört sicherlich zu den häufigsten und gefürchtetsten Zeitfallen im Büro. Eine Aufgabe wird so lange aufgeschoben, bis die Zeit, die für die Bearbeitung zur Verfügung stand, fast aufgebraucht ist. Das Ergebnis: Hektik, Stress und im schlimmsten Fall ein unzureichendes Ergebnis. Mit ein paar Tricks können Sie der Aufschieberitis beikommen.

Gehen Sie der Ursache der Aufschieberitis auf den Grund

Zunächst einmal sollten Sie sich fragen, woran es liegt, dass Sie eine Aufgabe vor sich herschieben. Die häufigsten Ursachen von Aufschieberitis sind meiner Erfahrung nach:

• Die Aufgabe macht Ihnen kein Spaß, andere Tätigkeiten ziehen Sie daher vor, um der ungeliebten Pflicht aus dem Weg zu gehen.
• Die Aufgabe ist äußerst umfangreich und Sie wissen im Grunde gar nicht, wo Sie anfangen sollen.
• Die Aufgabe stellt für Sie eine echte Herausforderung dar und innerlich fürchten Sie sich ein wenig vor ihr.

Wissen Sie erst einmal, warum Sie eine Aufgabe immer aufschieben, beginnt die Lösungssuche.

Aufschieberitis 1: Aufgaben, die keinen Spaß machen

Niemand beschäftigt sich gern mit Aufgaben, die lästig, langweilig und wenig sinnstiftend sind. Stattdessen werden dann eher Dinge gemacht, die unwichtig sind, aber vielleicht mehr Spaß bringen. Oder einfach nur dafür sorgen, dass man die ungeliebte Tätigkeit gar nicht erst anfangen muss.

Allerdings: Solche nervigen Tätigkeiten gibt es an jedem Arbeitsplatz und sie müssen erledigt werden, sonst wachsen sie schnell ins Uferlose. Ein typisches Beispiel ist die Ablage.

Eine Möglichkeit, eine große, aber ungeliebte Aufgabe anzugehen, ist, sie zwischen zwei echten „Highlights“ am Tag zu verstecken. Wenn Ihnen die Bildbearbeitung für eine PowerPoint-Präsentation und das Redigieren von Prospekten vor der Drucklegung besonders viel Spaß machen, legen Sie sich für diese beiden Tätigkeiten Termine in Ihrem Kalender fest und packen Sie einen dritten Termin, nämlich für die Ablage, in die Mitte. So haben Sie am Anfang des Tages schon für gute Laune gesorgt und wissen, dass später noch einmal eine Aufgabe kommt, die Sie sehr schätzen. So fällt es leichter, die nötige Motivation für die bislang aufgeschobene Arbeit zu finden, nach dem Motto: „Ich mach das jetzt schnell, dann ist es weg und ich kann mich um Schöneres kümmern!“

Warum es sinnvoll ist, diszipliniert an Aufgaben ranzugehen, können Sie in meiner Buchbesprechung „Die Macht der Disziplin“ nachlesen.

Aufschieberitis 2: Aufgaben, die zu umfangreich sind

Sehr umfangreiche Aufgaben können abschreckend wirken. Hier gerät man schnell in einen Teufelskreis: Angesichts des Umfangs ist die Zeit ohnehin knapp, gleichzeitig ist aber genau dieser Umfang daran schuld, dass man nicht beginnt. Damit wächst der Stress immer weiter an.

Die einzige Lösung ist: anfangen! Zerteilen Sie große Aufgaben in kleine, überschaubare Häppchen, die weniger abschreckend wirken. Und dann legen Sie einfach los. Erste Erfolgserlebnisse helfen dabei, am Ball zu bleiben.

Welch große Wirkung es hat, wenn man einfach einmal mit einer Tätigkeit anfängt, können Sie in meiner Buchbesprechung „Machen, nicht denken“ nachlesen.

Tipp: Wenn Sie feststellen, dass die Aufgabe von vornherein zu umfangreich für eine Person angelegt ist, schlagen Sie sofort Alarm. Je mehr Zeit vergeht, bis Sie nach Hilfe fragen, desto schwieriger wird Ihre Argumentation.

Aufschieberitis 3: Aufgaben, die zu anspruchsvoll sind

Unterscheiden Sie zwischen Aufgaben, die Ihnen Respekt einflößen, und solchen, vor denen Sie sich regelrecht fürchten. Respekt fordern Ihnen Aufgaben ab, die zwar anspruchsvoll sind, Sie aber nicht überfordern. Bei ihnen müssen Sie an Ihre Grenzen gehen, aber Sie betreten nicht in allen Bereichen Neuland. Schieben Sie gern einmal Aufgaben vor sich her, die Ihnen Respekt einflößen, gilt wieder Regel zwei: einfach anfangen! Vermutlich werden Sie schnell merken, dass Sie durchaus in der Lage sind, mit den Anforderungen zurechtzukommen. Mit diesem Schwung geht es gleich weiter.

Bei anderen Aufgaben ist Ihre Furcht vielleicht nicht unbegründet. Das ist dann der Fall, wenn Ihnen grundsätzliches Wissen fehlt, das benötigt wird, um die Aufgabe zu bewältigen. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Notbremse zu ziehen. Fragen Sie nach: Warum ist diese Aufgabe überhaupt bei Ihnen gelandet? Wie können Sie sich die benötigten Fähigkeiten und Fertigkeiten aneignen – und das in kurzer Zeit? Holen Sie sich unbedingt Hilfe. Sprechen Sie mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen, wie Sie gemeinsam das Problem lösen können.

Ist Aufschieberitis für Sie ein Problem? Oder gehen Sie ganz diszipliniert an alle Aufgaben ran? Berichten Sie mir und den anderen Lesern in den Kommentaren.