Bereiten Sie sich mit Agenda auf die Protokollführung vor. Dann fällt es Ihnen leichter, dem Treffen zu folgen. Und Sie können die Vorteile der Protokollführung besser nutzen, immerhin haben Sie dabei die Chance, Entscheidungsprozesse von ganz nah zu beobachten oder gar an ihnen teilzunehmen. Dieser Text ist ein Ausschnitt aus dem Buch „Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen“, das ich gemeinsam mit Barbara Kettl-Römer und Tanja Bögner geschrieben habe.
Wie Sie sich mithilfe der Agenda auf die Protokollführung vorbereiten
In einem gut geführten Unternehmen bzw. Verband oder Verein findet keine Besprechung ohne Agenda statt. Eine Agenda enthält die zu besprechenden Tagesordnungspunkte in der Reihenfolge, in der sie abgearbeitet werden, sowie einen konkreten Zeitrahmen für die Gesamtdauer der Besprechung.
Diese Agenda sollten Sie im Vorfeld Ihres Einsatzes als Protokollant vorliegen haben und genau studieren. Prüfen Sie:
- Um welche Themen geht es?
- Inwieweit sind Sie mit diesen Themen/Projekten vertraut?
- Welche Hintergrundinformationen benötigen Sie, um der Besprechung inhaltlich folgen zu können?
- Mit welchen Fachbegriffen werden Sie konfrontiert werden und wo können Sie diese nachschlagen?
Tipp: Falls es um ein für Sie fremdes Fachthema geht, lohnt sich eventuell ein Gespräch mit einem Kollegen, der sich damit auskennt und der Ihnen die Zusammenhänge und Hintergründe erläutern kann.
Schlagen Sie fremdsprachliche Vokabeln nach
Wenn Sie ein Meeting mitschreiben sollen, das in einer Fremdsprache geführt wird, kann es sinnvoll sein, wichtige Vokabeln vorab noch einmal nachzuschlagen und sich mit fremdsprachigen Fachartikeln in das Thema einzulesen.
Wenn Sie wissen, dass in der Besprechung wichtige Informationen als Präsentation oder per Handout gezeigt bzw. weitergegeben werden, sollten Sie versuchen, diese bereits vorab zu erhalten. Dann können Sie sich mit ihrer Hilfe inhaltlich vorbereiten.
Falls diese Unterlagen erst kurz vor Besprechungsbeginn fertig werden, sollten Sie trotzdem darum bitten, sofort ein Exemplar bzw. einen Ausdruck zu bekommen. Dann können Sie eventuell bereits während der Besprechung darin nachschlagen, wenn Sie etwas nicht ganz mitbekommen haben, und haben sie bei der Ausarbeitung der Niederschrift garantiert zur Hand.
Schätzen Sie den Aufwand anhand der Agenda realistisch ein
Anhand der Agenda können Sie auch klären, wie lange die Besprechung dauern soll sowie ob und welche Pausen vorgesehen sind. Mit diesem Wissen können Sie sich geistig besser auf die Arbeit einstellen. Außerdem können Sie so einschätzen, ob Sie die Protokollführung in der geplanten Form durchführen können.
Ist eine mehrstündige Besprechung angesetzt, die nur von kurzen Pausen unterbrochen wird und bei der Sie selbst die gesamte Zeit ein Wortprotokoll mitschreiben sollen, sollten Sie rechtzeitig Einspruch einlegen – das ist auch für erfahrene Protokollanten nicht zu schaffen. In solchen Fällen muss mindestens ein weiterer Protokollant hinzugezogen werden, mit dem Sie sich abwechseln können. Auch sollten dann ausreichend Pausen eingeplant werden.
Abb.: Tiko-AdobeStock
Protokolle – Ein leidiges Thema für den Schreiber…