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Nutzen Sie die Agenda zur Planung Ihres Protokolls

Nutzen Sie die Agenda zur Planung Ihres Protokolls

Bereiten Sie sich mit Agenda auf die Protokollführung vor. Dann fällt es Ihnen leichter, dem Meeting oder der Verhandlung zu folgen. Und Sie können die Vorteile der Protokollführung besser nutzen, immerhin haben Sie dabei die Chance, Entscheidungsprozesse von ganz nah zu beobachten oder gar an ihnen teilzunehmen.

Dies ist ein Ausschnitt aus meinem Buch „Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen“*.

Wie Sie sich mithilfe der Agenda vorbereiten

In einem gut geführten Unternehmen bzw. Verband oder Verein findet keine Besprechung ohne Agenda statt. Eine Agenda enthält die zu besprechenden Tagesordnungspunkte in der Reihenfolge, in der sie abgearbeitet werden, sowie einen konkreten Zeitrahmen für die Gesamtdauer der Besprechung.

Diese Agenda sollten Sie im Vorfeld Ihres Einsatzes als Protokollant vorliegen haben und genau studieren. Prüfen Sie:

  • Um welche Themen geht es?
  • Inwieweit sind Sie mit diesen Themen/Projekten vertraut?
  • Welche Hintergrundinformationen benötigen Sie, um der Besprechung inhaltlich folgen zu können?
  • Mit welchen Fachbegriffen werden Sie konfrontiert werden und wo können Sie diese nachschlagen?

Tipp: Falls es um ein für Sie fremdes Fachthema geht, lohnt sich eventuell ein Gespräch mit einem Kollegen, der sich damit auskennt und der Ihnen die Zusammenhänge und Hintergründe erläutern kann.

Schlagen Sie fremdsprachliche Vokabeln nach

Wenn Sie ein Meeting mitschreiben sollen, das in einer Fremdsprache geführt wird, kann es sinnvoll sein, wichtige Vokabeln vorab noch einmal nachzuschlagen und sich mit fremdsprachigen Fachartikeln in das Thema einzulesen.

Wenn Sie wissen, dass in der Besprechung wichtige Informationen als Präsentation oder per Handout gezeigt bzw. weitergegeben werden, sollten Sie versuchen, diese bereits vorab zu erhalten. Dann können Sie sich mit ihrer Hilfe inhaltlich vorbereiten.

Falls diese Unterlagen erst kurz vor Besprechungsbeginn fertig werden, sollten Sie trotzdem darum bitten, sofort ein Exemplar bzw. einen Ausdruck zu bekommen. Dann können Sie eventuell bereits während der Besprechung darin nachschlagen, wenn Sie etwas nicht ganz mitbekommen haben, und haben sie bei der Ausarbeitung der Niederschrift garantiert zur Hand.

Schätzen Sie den Aufwand anhand der Agenda realistisch ein

Anhand der Agenda können Sie auch klären, wie lange die Besprechung dauern soll sowie ob und welche Pausen vorgesehen sind. Mit diesem Wissen können Sie sich geistig besser auf die Arbeit einstellen. Außerdem können Sie so einschätzen, ob Sie die Protokollführung in der geplanten Form durchführen können.

Ist eine mehrstündige Besprechung angesetzt, die nur von kurzen Pausen unterbrochen wird und bei der Sie selbst die gesamte Zeit ein Wortprotokoll mitschreiben sollen, sollten Sie rechtzeitig Einspruch einlegen – das ist auch für erfahrene Protokollanten nicht zu schaffen. In solchen Fällen muss mindestens ein weiterer Protokollant hinzugezogen werden, mit dem Sie sich abwechseln können. Auch sollten dann ausreichend Pausen eingeplant werden.

Verlosung

Ich verlose ein Exemplar des Buchs „Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen“* unter allen, die bis Freitagmittag (23.10.2015, 12 Uhr) hier im Blog einen Kommentar zum Text hinterlassen oder bei den Post bei Facebook teilen oder auf Facebook zu neuen Fans von arbeiten-im-sekretariat werden. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

Die Verlosung dieses Buchs ist vorbei, der Gewinner benachrichtigt. Vielen Dank an alle Teilnehmer!

* = Affiliatelink/Anzeige. Affiliatelink bedeutet, dass ich eine kleine Provision erhalte, wenn aus dem Klick auf diesen Link ein Geschäft, beispielsweise der Kauf eines Produkts, entsteht. Am Preis des Produkts für den Käufer ändert sich dadurch nichts.

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