Softskills: Diskretion und Verschwiegenheit

Zu den wichtigsten Eigenschaften einer guten Sekretärin gehören Diskretion und Verschwiegenheit. Aber was heißt das eigentlich genau – diskret handeln? Und warum ist Verschwiegenheit so wichtig, wenn Sie im Sekretariat arbeiten?

Wenn Sie als Sekretärin arbeiten, sollten Diskretion und Verschwiegenheit Kardinaltugenden für Sie sein. Der Grund ist ganz einfach: Sie sind die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihrem Chef.

Sie wissen, mit wem er worüber telefoniert, Sie bereiten wichtige Treffen für ihn vor, führen in Besprechungen der Führungsebene Protokoll usw. Als Assistentin in der Personalabteilung erfahren Sie unter Umständen früher als alle anderen, wer befördert oder entlassen wird. Und in der Vertriebsabteilung laufen alle Zahlen bei Ihnen zusammen – auch die schlechten. Mit anderen Worten: Zu Ihren täglichen Aufgaben gehört es, mit hochvertraulichen Informationen umzugehen. Da muss sich Ihr Chef darauf verlassen können, dass die Informationen bei Ihnen auch gut aufgehoben sind.

Daten sind oft geschützt

Die meisten Sekretärinnen unterschreiben mit ihrem Arbeitsvertrag gleichzeitig auch eine Verschwiegenheitsverpflichtung. Hinzu kommt, dass viele Informationen, etwa Personaldaten, auch rechtlich geschützt sind oder dass es interne Vorschriften zur Aufbewahrung, Weitergabe und Zugriff gibt.

Diese Verpflichtung zum Schweigen kann Sie manchmal ganz schön in die Zwickmühle bringen. Wie gehen Sie damit um, wenn Ihnen in der Kantine eine Kollegin über den Weg läuft, von der Sie wissen, dass sie bald entlassen werden soll? Und das ist nur der Extremfall. Auch wenn alles ganz normal läuft, werden Sie immer wieder in Situationen geraten, in denen Sie beim Plausch mit anderen Mitarbeitern nicht mitreden können und dürfen, weil Sie sonst vertrauliche Informationen preisgeben würden. Diese Sandwich-Position zwischen der Mitarbeiter- und der Geschäftsführungsebene ist typisch für viele Sekretariatsposten.

Auch Persönliches bleibt geheim

Bei der Vertraulichkeit geht es aber nicht nur um offizielle Daten, die das Unternehmen betreffen. Oft bleibt es nicht aus, dass Sie als Sekretärin auch persönliche, private Informationen mitbekommen. Eine Kollegin ist schwanger und teilt dies dem Arbeitgeber mit, will aber nicht, dass die Belegschaft schon davon erfährt. Ein Kollege steckt in argen finanziellen Schwierigkeiten und ein Pfändungsbescheid geht bei Ihnen der Personalabteilung ein. Ebenso brisant: Sie haben den begründeten Verdacht, dass Ihr Chef eine Affäre mit der Mitarbeiterin aus dem Vertrieb hat.

Auch in diesen Fällen müssen sich alle Beteiligten auf Ihre Diskretion verlassen können. Dringen solche Informationen nach draußen, kann dies das Ansehen einzelner Personen und darüber hinaus den Betriebsfrieden nachhaltig gefährden. Vieles von dem, was über Ihren Schreibtisch läuft, geht außer den Betroffenen niemanden etwas an, also sollte es auch niemand erfahren.

So sorgen Sie für mehr Vertraulichkeit

„Keine vertrauliche Information verlässt dieses Büro.“ Das sollte Ihre Devise sein. Diskretes Handeln beschränkt sich damit nicht nur auf das Schweigen bei Gespräche unter Kollegen. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob alles, was über Ihren Schreibtisch geht, vor unbefugten Blicken geschützt ist:

• Ihr Schreibtisch und zumindest ein Schrank in Ihrem Büro sollten abschließbar sein, damit Sie vertrauliche Dokumente sicher verwahren können. Legen Sie Vertrauliches hier hinein und schließen Sie ab, nicht nur, wenn Sie abends nach Hause gehen, sondern auch dann, wenn Sie Ihr Büro zwischendurch verlassen.
• Wenn Sie ein vertrauliches Gespräch am Telefon führen und ein Kollege kommt in Ihr Büro, unterbrechen Sie das Telefonat kurz und bitten Sie den Kollegen freundlich, den Raum wieder zu verlassen. Bieten Sie ihm an, ihn sofort nach dem Gespräch anzurufen oder bei ihm vorbeizukommen, damit schlechte Laune gar nicht erst entsteht.
• Sie wollen neugierige Blicke auf Ihren Bildschirm verhindern? Wenn Sie mit Windows arbeiten, können Sie mit dem Shortcuts Windows-Taste + L blitzschnell Ihren Rechner sperren. Wollen Sie weiterarbeiten, müssen Sie anschließend Ihr Passwort wieder eingeben.
• Eine fiese Falle sind E-Mails, die nur weitergeleitet werden. Da bleibt schnell mal ein Text stehen, der nicht für den großen Kreis bestimmt ist. Wenn Sie eine E-Mail an einen oder mehrere Kollegen weiterleiten, werden Sie immer noch einen kurzen Blick auf den Gesamttext und löschen Sie alles, was diskret behandelt werden muss.

Haben Sie noch mehr Ideen, wie im Büro für mehr Diskretion gesorgt werden kann? Dann freue ich mich auf Ihre Vorschläge im Kommentar.