Überflüssige Arbeitsschritte vermeiden

Arbeit haben wir ja alle genug, da ist sollten wir uns doch darum bemühen, überflüssige Arbeitsschritte zu vermeiden, oder? Im Alltag aber passiert oft genau das Gegenteil. Schriftstücke werden unzählige Male überprüft, Zwischenschritte dokumentiert, Anträge doppelt gestellt. So geht viel Zeit verloren. Gehen Sie gezielt auf die Suche nach Arbeitsschritten, die Sie problemlos und ohne Qualitätsverlust am Ergebnis streichen können.

Überflüssige Arbeitsschritte identifizieren

Bevor Sie überflüssige Arbeitsschritte streichen können, müssen Sie sie zunächst einmal identifizieren. Überlegen Sie sich zuerst, bei welchen Tätigkeiten Sie selbst das Gefühl haben, ein paar Umdrehungen zu viel zu machen. Nehmen Sie diese dann Schritt für Schritt auseinander. Fragen Sie sich:

• Was ist notwendig, um zum Ergebnis zu kommen? Was nicht?
• Welche Vorarbeiten müssen Sie erledigen, um mit der Tätigkeit selbst beginnen zu können?
• Welche Schritte verbessern das Ergebnis nur in geringem Maße?
• Wie oft werden Zwischenschritte gespeichert, dokumentiert, kontrolliert?
• Welche Personen sind noch alles am Vorgang beteiligt? Welche Aufgaben haben diese dann jeweils?
• Wie wird das Ergebnis abgelegt und archiviert?
• Wo zeigen sich doppelte Arbeitsschritte?

Klären Sie, welche Schritte wirklich notwendig sind

Vermutlich werden Sie schon beim Erstellen dieser Übersicht auf viele Punkte stoßen, bei denen sich ein Nachfragen lohnt. Nehmen Sie sich als Erstes die Schritte vor, an denen nur Sie selbst beteiligt sind, und hinterfragen Sie Ihre eigene Vorgehensweise kritisch. Ist es wirklich notwendig, drei Sicherungskopien anzulegen oder reicht auch eine? Muss das Endergebnis sowohl elektronisch als auch in Papierform abgelegt werden oder genügt das einfache Speichern? Rechtfertigt die minimale Verbesserung am Ergebnis tatsächlich den organisatorischen Aufwand, den Sie dafür betreiben?

Meist ergibt sich schon bei diesen Überlegungen viel Streichpotenzial. Bevor Sie aber einen Arbeitsschritt endgültig aus dem Prozess entfernen, überprüfen Sie noch einmal kritisch, ob Sie damit den Vorgang gefährden. Das darf natürlich nicht geschehen.

Sprechen Sie mit Kollegen und Kolleginnen über überflüssige Arbeitsschritte

Im nächsten Schritt kümmern Sie sich um jene Schritte, die auch andere Personen betreffen. Fragen Sie nach:

• Arbeitet der Kollege tatsächlich mit der Information, die Sie ihm schicken, oder nimmt er sie nur zur Kenntnis und löscht dann Ihre Nachricht? Dann überlegen Sie gemeinsam, ob er die Information nicht auch auf anderem Weg erhalten kann, etwa indem er sie sich aktiv dann beschafft, wenn er sich wirklich braucht, oder indem Sie über ein Chatprotokoll alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Oft bringt die technische Entwicklung Alternativen zu herkömmlichen Arbeitsweisen mit sich, die aber nicht umgesetzt werden. Hier lohnt es sich, regelmäßig auf die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten zu gehen.
• Braucht die IT tatsächlich jedes Mal einen Antrag von Ihnen, bevor Sie einen bestimmten Vorgang starten, oder stammt dieses Vorgehen noch aus den Anfangszeiten des Software-Einsatzes?
• Nutzt die neue Kollegin die Unterlagen, die Sie ihr immer doppelt geben, genauso wie ihre Vorgängerin oder hat sich zwischenzeitlich ein anderes Vorgehen eingebürgert, das diesen Schritt überflüssig macht?

Je länger Sie einen Vorgang und seine Bestandteile nicht mehr gründlich auf Sinnhaftigkeit überprüft haben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf überflüssige Arbeitsschritte stoßen. Dann gilt: weg damit. Mit der eingesparten Zeit können Sie wirklich Besseres anfangen!

Was Sie nicht ändern sollten

Allerdings gibt es auch immer Vorgänge, die sich zwar auf den ersten Blick verschlanken lassen, aber bei genauerem Hinsehen doch unverändert bleiben sollten. Dazu gehören vor allem Kontrollvorgänge, die dazu dienen, einen Vorgang rechtssicher abzuschließen oder die Qualität zu sichern. Hier kann es gefährlich sein, Zwischenschritte nicht gründlich genug zu bearbeiten, zu überprüfen und zu dokumentieren. Wenn bei sensiblen Vorgängen Fehler passieren, können die Folgen für das Unternehmen gravierend sein. Konzentrieren Sie sich gegebenenfalls darauf, die Bearbeitung, die Kontrollen und die Dokumentation selbst möglichst effizient zu gestalten, statt sie zu streichen.

Abb.: fotogestoeber-AdobeStock