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Überflüssige Arbeitsschritte vermeiden

So vermeiden Sie überflüssige Arbeitsschritte

Arbeit haben wir ja alle genug, da ist sollten wir uns doch darum bemühen, überflüssige Arbeitsschritte zu vermeiden, oder? Im Alltag aber passiert oft genau das Gegenteil. Schriftstücke werden unzählige Male überprüft, Zwischenschritte dokumentiert, Anträge doppelt gestellt. So geht viel Zeit verloren. Gehen Sie gezielt auf die Suche nach Arbeitsschritten, die Sie problemlos und ohne Qualitätsverlust am Ergebnis streichen können.

Überflüssige Arbeitsschritte identifizieren

Bevor Sie überflüssige Arbeitsschritte streichen können, müssen Sie sie zunächst einmal identifizieren. Überlegen Sie sich zuerst, bei welchen Tätigkeiten Sie selbst das Gefühl haben, ein paar Umdrehungen zu viel zu machen. Nehmen Sie diese dann Schritt für Schritt auseinander. Fragen Sie sich:

  • Was ist notwendig, um zum Ergebnis zu kommen? Was nicht?
  • Welche Vorarbeiten müssen Sie erledigen, um mit der Tätigkeit selbst beginnen zu können?
  • Welche Schritte verbessern das Ergebnis nur in geringem Maße?
  • Wie oft werden Zwischenschritte gespeichert, dokumentiert, kontrolliert?
  • Wer ist noch alles am Vorgang beteiligt?
  • Wie wird das Ergebnis abgelegt und archiviert?

Klären Sie, welche Schritte wirklich notwendig sind

Vermutlich werden Sie schon beim Erstellen dieser Übersicht auf viele Punkte stoßen, bei denen sich ein Nachfragen lohnt. Nehmen Sie sich als Erstes die Schritte vor, an denen nur Sie selbst beteiligt sind, und hinterfragen Sie Ihre Vorgehensweise kritisch. Ist es wirklich notwendig, drei Sicherungskopien anzulegen oder reicht auch eine? Muss das Endergebnis sowohl elektronisch als auch in Papierform abgelegt werden oder genügt das einfache Speichern? Rechtfertigt die minimale Verbesserung am Ergebnis tatsächlich den Aufwand, den Sie dafür betreiben?

Meist ergibt sich schon bei diesen Überlegungen viel Streichpotenzial. Bevor Sie aber einen Arbeitsschritt endgültig aus dem Prozess rauswerfen, überprüfen Sie noch einmal kritisch, ob Sie damit den Vorgang gefährden. Das darf natürlich nicht geschehen.

Sprechen Sie mit Kollegen über überflüssige Arbeitsschritte

Im nächsten Schritt kümmern Sie sich um jene Schritte, die auch Kollegen betreffen. Fragen Sie nach:

  • Arbeitet der Kollege tatsächlich mit der Information, die Sie ihm schicken, oder nimmt er sie nur zur Kenntnis und löscht dann Ihre Nachricht? Dann überlegen Sie gemeinsam, ob er die Information nicht auch auf anderem Wege erhalten kann, etwa indem er sie sich aktiv dann beschafft, wenn er sich wirklich braucht.
  • Braucht die IT tatsächlich jedes Mal einen Antrag von Ihnen, bevor Sie einen bestimmten Vorgang starten, oder stammt dieses Vorgehen noch aus den Anfangszeiten des Software-Einsatzes?
  • Nutzt die neue Kollegin die Unterlagen, die Sie ihr immer doppelt geben, genauso wie ihre Vorgängerin oder hat sich zwischenzeitlich ein anderes Vorgehen eingebürgert, das diesen Schritt überflüssig macht?

Je länger Sie einen Vorgang und seine Bestandteile nicht mehr gründlich auf Sinnhaftigkeit überprüft haben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf überflüssige Arbeitsschritte stoßen. Dann gilt: Weg damit. Mit der eingesparten Zeit können Sie wirklich Besseres anfangen!

Dienstag ist Orga-Tag! An dieser Stelle wird es ein Jahr lang jeden Dienstag einen Tipp für bessere Organisation und mehr Ordnung im Büro geben.

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