Artikel
0 Kommentare

Warum Sie Optimierungen einplanen sollten

Warum Sie regelmäßig Optimierungen einplanen sollten

Wenn Sie Optimierungen einplanen, gewinnen Sie langfristig Zeit. Bestimmt kennen Sie die Geschichte vom Waldarbeiter, der unter großer Anstrengung einen Baum zerkleinert. Ein Spaziergänger weist ihn darauf hin, dass seine Säge ja stumpf sei und dass es sinnvoll wäre, diese zu schärfen. Dann würde auch die Arbeit besser von der Hand gehen. Der Waldarbeiter antwortet ihm, dass er dafür keine Zeit habe, das Sägen würde so lange dauern. So ähnlich ist es mit Optimierungsarbeiten im Büro.

Mit gutem Werkzeug läuft's besser

Mit gutem Werkzeug läuft’s besser
© Chris Tefme – Fotolia

Sie sind manchmal aufwendig und brauchen immer Zeit, aber da die Abläufe sich verbessern und weniger Zeit verschwendet wird, spielen sie das schnell wieder ein.

Regelmäßige Zeiten für Optimierungen einplanen

Die Geschichte von Waldarbeiter gilt als Paradebeispiel dafür, wie wichtig es ist, die richtigen Prioritäten zu setzen – und welch große Bedeutung es hat, sein Werkzeug immer schön einsatzbereit und funktionstüchtig zu halten. Im Alltag hingegen kommt gerade der letzte Punkt oft zu kurz. Eigentlich wissen alle Beteiligten, dass bestimmte Abläufe alles andere als optimal sind, aber niemand nimmt sich die Zeit, sie einmal zu durchleuchten und zu verbessern. Auf lange Sicht gesehen ist es zwar viel effizienter, jetzt einen gewissen Aufwand zu betreiben, kurzfristig ist aber niemand bereit, Zeit, Ideen und Ressourcen zu investieren.

Machen Sie es besser: Legen Sie einen Termin fest, an dem Sie ganz bewusst Ihre „Säge schärfen“. Bei mir steht dieser Termin am Dienstagnachmittag von 15 bis 16 Uhr im Kalender. Wie viel Zeit Sie sich für Ihre Optimierung nehmen können, hängt natürlich stark von Ihren Terminen ab, aber versuchen Sie, sich mindestens eine Stunde freizuhalten.

Nehmen Sie Optimierungen vor, mit denen Sie künftig Zeit sparen

Was machen Sie an diesem Termin? Verschwenden Sie ihn nicht für Arbeiten wie Aufräumen oder Ablage, dafür gibt es andere Zeiten. Sondern kümmern Sie sich jetzt gezielt um Vorgänge, bei denen Sie künftig Zeit sparen können. Einige Vorschläge:

  • Definieren Sie in Word Textbausteine für häufig verwendete Texte.
  • Überlegen Sie sich, an welchen Stellen Sie Ihre Ordnerstruktur – analog und digital – entschlacken können.
  • Tragen Sie sich bei unnötigen E-Mail-Newslettern aus den Verteilern aus.
  • Legen Sie in Outlook für immer wiederkehrende Vorgänge Quicksteps an.
  • Überlegen Sie sich ein System, mit dem Sie die Bestellung von Material verbessern können.
  • Analysieren Sie Arbeitsabläufe, um sie zu entschlacken.

etc.

Die Möglichkeiten sind unendlich und wenn Sie erst einmal angefangen haben, über Optimierungen nachzudenken, werden Sie förmlich darüber stolpern. Vor allem rund um den Computer gibt es viele ungehobene Zeitschätze.

Tipp: Sammeln Sie die Woche über Probleme, die Ihnen auffallen, und Ideen, wie Sie Abläufe optimieren können. An die Umsetzung gehen Sie dann an Ihrem Orga- und Optimierungstag.

Schritt für Schritt verringern Sie damit den Aufwand, den Sie mit einzelnen Arbeiten haben. Häufig betreffen diese Optimierungen Routineaufgaben, weil sich hier besonders schnell auch unsinnige Abläufe einschleifen. Wenn Sie hier systematischer vorgehen, gewinnen Sie also auch noch Zeit für Aufgaben, die abseits der Routine liegen und meist mehr Spaß bieten.

Wie gehen Sie vor, um Abläufe im Büro und im Unternehmen zu verbessern?

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.