Mit diesen Fragen finden Sie einen Termin für die Weihnachtsfeier

Die Suche nach einem passenden Termin für die Weihnachtsfeier kann manchmal ganz schön kompliziert sein: Kollege Meier ist auf Dienstreise, Kollegin Müller kann donnerstags nicht und die Azubine ist ab Ende November im Blockunterricht in der Berufsschule und gar nicht im Betrieb …  Mit ein paar Vorüberlegungen kommen Sie schneller ans Ziel.

Den Termin für die Weihnachtsfeier legt in größeren Unternehmen …

… die Geschäftsleitung fest. Als Sekretärin sind Sie oft in die Vorüberlegungen eingebunden. Klären Sie diese Fragen:

• Welcher Tag ist der Wunschtermin Ihres Chefs? Gibt es eventuell noch Alternativen dazu?
• Eine Betriebsweihnachtsfeier ohne Chef? Die wäre nicht vollständig. Wenn Ihr Vorgesetzter keine besonderen Wünsche hat, werfen Sie einen Blick in seinen Kalender, wann er noch freie Tage und Abende hat.
• Ist an diesem Termin überhaupt noch ein Restaurant oder eine andere Location mit freien Kapazitäten zu finden? Das kann gerade dann schwierig werden, wenn in der Weihnachtszeit große Veranstaltungen in der Stadt stattfinden, etwa eine Messe. Dann gilt es, beim Termin flexibel zu sein.
• Wenn die Feier intern, z. B. in der Kantine, stattfindet, überprüfen Sie, ob die Räume an den gewünschten Tagen noch frei oder womöglich durch andere Veranstaltungen bereits belegt sind.
• Gibt es Tage, an denen ohnehin besonders viele Kollegen im Unternehmen sind, etwa zu Vertretersitzungen, Schulungen oder Tagungen, zu denen der Außendienst und Kollegen von Zweigstellen zu Ihnen kommen? Das sind bei der Geschäftsführung beliebte Termine, weil dann der Aufwand für die Feier sinkt.
• An welchen Tagen stehen andere Termine einer entspannten Feier entgehen? Wenn am nächsten Tag ein großes Projekt ausgerollt wird, werden die beteiligten Kollegen kein Interesse an einem gemütlichen Beisammensein haben, dann haben sie anderes im Kopf.

In kleinen Unternehmen sind die Mitarbeiter meist in die Suche nach einem Termin für die Weihnachtsfeier einbezogen. Fragen Sie also herum, z. B. mithilfe von Doodle. Wer kann wann?

Günstige und weniger günstige Tage für Ihre Weihnachtsfeier

Alle unter einen Hut zu bekommen wird vermutlich schwierig: In der Adventszeit hat fast jeder Stress. Unmittelbar vor dem Fest, also allerspätestens ab dem 21. Dezember, sind wohl alle Mitarbeiter froh, wenn sie die Firma rechtzeitig verlassen und sich in die privaten Weihnachtvorbereitungen stürzen können. Das ist also weniger günstig. Besser geeignet ist ein Termin eine oder zwei Wochen vorher. Ein zu früher Termin ist aber auch schlecht, denn immerhin soll eine Weihnachtsfeier ja ihren Namen auch verdienen. In der Adventszeit sollte sie also schon stattfinden.

In manchen Unternehmen finden die Weihnachtsfeiern am Wochenende, meist am Samstag, statt. Vor allem Familienmütter und -väter sind aber in der Adventszeit an den Samstagen und Sonntagen oft zu Kinderweihnachtsfeiern in Vereinen, Schulen und Kindergärten eingeladen, da sorgt ein zusätzlicher Termin für Stress. Findet das Fest an einem Arbeitstag statt, hat das außerdem den Vorteil, dass die meisten Arbeitnehmer schon vor Ort sind und nicht erst zur Feier fahren müssen. Angesichts der Fahrtkosten ist das für so manchen Kollegen, der weiter entfernt wohnt, sicher ein Pluspunkt. Günstig sind die Freitage, dann kann die Feier auch schon mal etwas länger dauern, weil in den meisten Betrieben am Wochenende nicht gearbeitet wird.

Eine wichtige Frage ist: Passt der Termin auch in Ihren Arbeitsplan? Wenn er so früh liegt, dass Sie die Organisation unmöglich allein schaffen können, fordern Sie Hilfe an.

Sobald Termin feststeht, verschicken Sie eine Save-the-date-Nachricht, auch wenn die Einladung noch nicht fertig ist. Dann kann sich jeder Kollege die Weihnachtfeier schon mal in den Kalender eintragen und den Termin blocken.

Wie weit sind Sie mit der Vorbereitung für die Weihnachtsfeier? Stehen Termin und Ort schon fest oder sind Sie noch auf der Suche? Findet Ihre Feier vielleicht inhouse statt? Ich freue mich, wenn Sie im Kommentar über Ihre Erfahrungen berichten.