3 Tipps für eine effiziente Geschäftsreise

Wie gestalten Sie eine effiziente Geschäftsreise? Dieser Frage ging eine Studie der CWT Solutions Group, der Beratungssparte von Carlson Wagonlit Travel (CWT), nach. Das positive Ergebnis: Zu 88 Prozent beurteilten die befragten Geschäftsreisenden ihre Reise als erfolgreich. Aber auch dieser Wert lässt sich natürlich steigern und Sie als Sekretärin können eine ganze Menge für eine effiziente Geschäftsreisen beitragen.

Wenn eine Geschäftsreise misslingt, liegt das der Studie zufolge an der Zahl der Meetings während der Reise, an der in Meetings verbrachten Gesamtzeit und an der Länge des Zeitraums zwischen Buchung und Reise. Die CWT Solutions Group schlägt folgende drei Maßnahmen vor, um das Risiko ineffektiver Reisen zu verringern: 

Vereinbaren Sie für Ihren Chef mehr Meetings pro Reise

Damit steigern Sie die Chance, dass es auf der Geschäftsreise zu einem erfolgreichen Ergebnis kommt. Laut Studie gilt die Faustregel: Jedes zusätzliche Treffen reduziert die Wahrscheinlichkeit einer unbefriedigenden Reise um 10 Prozent.

Planen Sie pro Meeting mehr Zeit ein

Zu kurze Meetings bergen die Gefahr, dass sie nichts bringen, weil gar nicht genug Zeit bleibt, um echte Gespräche zu führen. Bei längeren Meetings besteht dagegen die Möglichkeit, auch komplexe Probleme zu besprechen und eine gemeinsame Lösung zu finden. Die Studie gibt folgende Werte an: Wenn die Besprechungen zusammengerechnet weniger als einer Stunde dauern, liegt die Wahrscheinlichkeit bei 28 Prozent, dass die Reise als nicht erfolgreich gesehen wird. Dieser Wert sinkt auf 8 Prozent, wenn das Meeting zwei oder mehr Tage dauert.

Organisieren und buchen Sie die Geschäftsreise frühzeitig

Klar, das geht nur, wenn Sie von Ihrem Chef auch früh von der geplanten Reise erfährst. Sobald Sie aber die Information erhalten, sollten Sie loslegen. Denn dann weiß auch Ihr Chef früher, wann er wo sein wird und welche Termine konkret anstehen. Das erleichtert ihm die Vorbereitung auf die Reise. Die CWT-Studie zeigt, dass eine Reise, die weniger als drei Tage im Voraus gebucht wird, zu 21 Prozent keine effiziente Geschäftsreise sein wird. Wird sie jedoch zwei Wochen im Voraus gebucht, beträgt die Wahrscheinlichkeit einer erfolglosen Reise nur 11 Prozent.

Welche Tipps für eine effiziente Geschäftsreise haben Sie? Ich freue mich über Kommentare zum Thema.