Chefentlastung ist die wichtigste Aufgabe einer jeden Assistenz. Egal, ob Sie für effiziente Besprechungen sorgen, Entscheidungsvorlagen schreiben oder eine Präsentation vorbereiten: Immer geht es darum, Ihrem Chef oder Ihrer Chefin Arbeit abzunehmen. Wie gut funktioniert bei Ihnen die Zusammenarbeit? Wenn Sie jetzt mit „Könnte besser sein“ antworten, habe ich ein paar Tipps für Sie, wie Sie Ihren Vorgesetzten besser entlasten können.
1. Jour fixe führen zu optimaler Chefentlastung
Planen Sie kurze, tägliche Besprechungen mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin ein. Nutzen Sie den gemeinsamen, morgendlichen Jour fixe, um zu klären, was an diesem Tag konkret geplant ist. Besprechen Sie, ob und wenn ja, welche Besprechungen anstehen, ob dafür noch Material vorbereitet werden muss und ob Sie selbst möglicherweise anwesend sein sollen, um Protokoll zu führen. Stimmen Sie auch Ihre Prioritäten ab: Woran wird Ihr Chef oder Ihre Chefin den Tag über arbeiten? Wobei wird Ihre Unterstützung benötigt? Gibt es eventuell auch Dinge, die seit dem letzten Jour fixe neu hinzugekommen sind und die Sie ansprechen wollen? Was steht auf Ihrer eigenen To-do-Liste? Auf diese Weise können Sie Ihre Zusammenarbeit koordinieren und gemeinsam an einem Strang ziehen.
Wenn Sie den Jour fixe regelmäßig und am besten täglich durchführen, reichen ein paar Minuten für die Absprachen aus. Der Nutzen, den Ihnen diese kurzen Besprechungen bieten, ist sehr groß.
2. Schreiben Sie kurze Berichte
„Was ist eigentlich mit Angelegenheit x?“ Vermutlich liegen auch auf Ihrem Schreibtisch Aufgaben und kleinere Projekte, die Sie regelmäßig vorantreiben, über die Sie aber Ihrem Chef oder Ihrer Chefin nur gelegentlich berichten. Wie schnell können Sie reagieren, wenn doch einmal Fragen zum aktuellen Projektstand kommen? Wenn Sie jeweils kurze Berichte schreiben, können Sie die Antworten jederzeit schnell aus dem Ärmel schütteln.
Halten Sie bei allen Aufgaben, die Sie über einen längeren Zeitraum bearbeiten, fest, was Sie als Letztes veranlasst haben, worauf Sie gegebenenfalls warten, was der nächste Schritt ist etc. Solche Notizen müssen nicht umfangreich sein, einfache Statusmeldungen reichen aus. Angenommen, Sie sollen eine umfangreiche Präsentation erstellen. Ein entsprechender Kurzbericht ermöglicht Ihnen schnelle Auskünfte: „Die Recherche zu den Marktdaten ist abgeschlossen. Ich warte noch auf die Abbildungen für den zweiten Teil, die kommen bis zum 15. von Herrn Tiller.“
Tipp: Legen Sie Ihre Kurzberichte so auf dem Server ab, dass Ihre Vorgesetzten darauf zugreifen können. So können diese sich jederzeit selbst einen Überblick verschaffen, wenn Sie selbst gerade nicht erreichbar sind.
3. Koordinieren Sie die Terminvergabe
Früher war die Assistenz unerbittliche Hüterin des Chefkalenders. Wer beim Chef oder der Chefin einen Termin haben wollte, sprach sich mit dem Vorzimmer ab. Heute ist das anders. Moderne Vorgesetzte vereinbaren direkt mit Kunden und Geschäftspartnerinnen Zeitpunkte für weitere Besprechungen. Immer häufiger kommen zudem Apps für die Terminvergabe zum Einsatz, bei denen Externe Zeiten im Chefkalender blockieren können. Ihre Aufgabe ist es, bei all dem die Übersicht nicht zu verlieren.
Wichtig sind klare Absprachen. Unterteilen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin den Kalender in verschiedenen Zonen. Welche Zeiten werden über Terminvergabe-Apps freigeschaltet? In welchen Zeiten kann Ihr Chef oder Ihre Chefin selbst Termine vergeben? Und welche Stunden stehen Ihnen für Terminanfragen frei? Wenn sich alle an diese Absprachen halten, lassen sich doppelte Terminvergaben leicht vermeiden.
Zur Kalenderverwaltung gehört unbedingt die Planung von Pufferzeiten dazu. Sprechen Sie mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten ab, wie viel Puffer jeweils mindestens zwischen zwei Terminen eingeplant werden soll.
4. Entlasten Sie Ihren Chef proaktiv
Proaktives Handeln bedeutet, vorausschauend zu denken und aktiv zu werden. Als Assistenz sehen und beheben Sie Schwierigkeiten, bevor diese sich zu echten Problemen auswachsen. Sie informieren sich selbstständig über anstehende Termine und Aufgaben Ihres Chefs oder Ihrer Chefin, bereiten diese vor und stellen sicher, dass alle Informationen rechtzeitig vorhanden sind. Bei allem, was Sie tun, haben Sie die Ziele Ihres Chefs oder Ihrer Chefin im Hinterkopf. Sie oder ihn darin zu unterstützen, diese Ziele zu erreichen, sehen Sie als Ihre wichtigste Aufgabe an.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich regelmäßig informieren, wo die aktuellen Prioritäten Ihres oder Ihrer Vorgesetzten liegen. Welche Aufgaben, Projekte und Ereignisse haben in der kommenden Zeit besonders hohe Priorität? Wie sehen die angestrebten Ergebnisse aus? Was ist jeweils wichtig? Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen die Leitlinien für eine sinnvolle Chefentlastung vor.
5. Sorgen Sie für ständige Verbesserungen
Nichts ist lästiger, als ständig Sand im Getriebe zu spüren. Prozesse werden verlangsamt, Absprachen nicht eingehalten, Informationen oder benötigtes Material fehlen, wenn sie gerade gebraucht werden. Optimale Chefentlastung bedeutet auch, dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos abläuft. Bemühen Sie sich daher um eine kontinuierliche Verbesserung aller Vorgänge an Ihrem eigenen, aber auch an allen anderen Arbeitsplätzen, soweit Sie darauf Einfluss haben.
Das beginnt dabei, Ihre eigenen Fähigkeiten und Fertigkeiten regelmäßig zu hinterfragen und Schwachstellen auszumerzen. Betrachten Sie darüber hinaus Prozesse, in die Sie beziehungsweise Ihr Chef oder Ihre Chefin involviert sind, kritisch. Ziel ist es, Verbesserungspotentiale zu entdecken und zu heben. An welchen Stellen kommt es immer wieder zu Reibungsverlusten? Wo fehlen Absprachen? Wie lassen sich Vorgänge beschleunigen oder vereinfachen? Oft helfen einfache Maßnahmen, beispielsweise, indem Sie alle Arbeitsplätze ausreichend mit Materialien und Gerätschaften ausstatten. Bei schwierigen Prozessen, in die verschiedene Personen eingebunden sind, können auch entsprechende Optimierungsworkshops notwendig sein. Dabei setzen sich alle Prozessbeteiligten an einen Tisch und diskutieren gemeinsam, wie sich das Vorgehen verbessern lässt.
Fazit
Chefentlastung funktioniert am besten, wenn Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin richtig gut kennen und die jeweiligen Bedürfnisse antizipieren. Machen Sie sich daher mit den Arbeitsanforderungen sowie den Gewohnheiten vertraut und denken Sie über den jeweils anstehenden nächsten Schritt hinaus. Je effektiver Sie Ihre oder Ihren Vorgesetzten unterstützen, desto erfolgreicher werden Sie beide werden.
Abb.: milanmarkovic78-AdobeStock
0 Kommentare zu “Chefentlastung: 5 Wege, wie Sie Ihren Chef noch besser unterstützen”