Chefentlastung: 5 Wege, wie du deinen Chef noch besser unterstützt

Chefentlastung ist die wichtigste Aufgabe einer jeden Assistenz. Egal, ob du für effiziente Besprechungen sorgst, Entscheidungsvorlagen schreibst oder eine Präsentation vorbereitest: Immer geht es darum, deinem Chef oder deiner Chefin Arbeit abzunehmen. Wie gut funktioniert bei dir die Zusammenarbeit? Wenn du jetzt mit „Könnte besser sein“ antwortest, habe ich ein paar Tipps für dich, wie du deinen Vorgesetzten besser entlasten kannst.

1. Jour fixe führen zu optimaler Chefentlastung

Plane Sie kurze, tägliche Besprechungen mit deinem Chef oder deiner Chefin ein. Nutze den gemeinsamen, morgendlichen Jour fixe, um zu klären, was an diesem Tag konkret geplant ist. Besprich mit deiner Führungskraft, ob und wenn ja, welche Besprechungen anstehen, ob dafür noch Material vorbereitet werden muss und ob du selbst möglicherweise anwesend sein sollst, beispielsweise um Protokoll zu führen. Stimm auch deine eigenen Prioritäten ab: Woran wird dein Chef oder deine Chefin den Tag über arbeiten? Wobei wird deine Unterstützung benötigt? Gibt es eventuell auch Dinge, die seit dem letzten Jour fixe neu hinzugekommen sind und die du ansprechen willst? Was steht auf deiner eigenen To-do-Liste? Auf diese Weise kannst du deine Zusammenarbeit koordinieren und gemeinsam mit deinem Chef oder deiner Chefin an einem Strang ziehen.

Wenn du den Jour fixe regelmäßig und am besten täglich durchführst, reichen ein paar Minuten für die Absprachen aus. Der Nutzen, den diese kurzen Besprechungen bieten, ist sehr groß. Deshalb kann es sinnvoll sein, sie auch in anderen Abteilungen zu etablieren. Ein wichtiger Bestandteil der agilen Methode Scrum sind beispielsweise tägliche Stand-up-Meetings, bei denen sich das Team gegenseitig kurz auf den aktuellen Stand bringt.

2. Schreib kurze Berichte

„Was ist eigentlich mit Angelegenheit x?“ Vermutlich liegen auch auf deinem Schreibtisch Aufgaben und kleinere Projekte, die du regelmäßig vorantreibst, über die du aber deinem Chef oder deiner Chefin nur gelegentlich berichtest. Wie schnell kannst du reagieren, wenn doch einmal Fragen zum aktuellen Projektstand kommen? Wenn du jeweils kurze Berichte schreibst, kannst du die Antworten jederzeit schnell aus dem Ärmel schütteln.

Halte bei allen Aufgaben, die du über einen längeren Zeitraum bearbeitest, fest, was du als Letztes veranlasst hast, worauf du gegebenenfalls wartest, was der nächste Schritt ist etc. Solche Notizen müssen nicht umfangreich sein, einfache Statusmeldungen reichen aus. Angenommen, du sollst eine umfangreiche Präsentation erstellen. Ein entsprechender Kurzbericht ermöglicht dir schnelle Auskünfte: „Die Recherche zu den Marktdaten ist abgeschlossen. Ich warte noch auf die Abbildungen für den zweiten Teil, die kommen bis zum 15. von Herrn Tiller.“

Tipp: Leg deine Kurzberichte so auf dem Server ab, dass deine Vorgesetzten darauf zugreifen können. So können diese sich jederzeit selbst einen Überblick verschaffen, wenn du selbst gerade nicht erreichbar bist.

3. Koordiniere die Terminvergabe

Früher war die Assistenz unerbittliche Hüterin des Chefkalenders. Wer beim Chef oder der Chefin einen Termin haben wollte, sprach sich mit dem Vorzimmer ab. Heute ist das anders. Moderne Vorgesetzte vereinbaren direkt mit Kunden und Geschäftspartnerinnen Zeitpunkte für weitere Besprechungen. Immer häufiger kommen zudem Apps für die Terminvergabe zum Einsatz, bei denen Externe Zeiten im Chefkalender blockieren können. Deine Aufgabe ist es, bei all dem die Übersicht nicht zu verlieren.

Wichtig sind klare Absprachen. Unterteile gemeinsam mit deinem Chef oder deiner Chefin den Kalender in verschiedenen Zonen. Welche Zeiten werden über Terminvergabe-Apps freigeschaltet? In welchen Zeiten kann dein Chef oder deine Chefin selbst Termine vergeben? Und welche Stunden stehen dir für Terminanfragen frei? Wenn sich alle an diese Absprachen halten, lassen sich doppelte Terminvergaben leicht vermeiden.

Zur Kalenderverwaltung gehört unbedingt die Planung von Pufferzeiten dazu. Sprich dich mit deiner Führungskraft ab, wie viel Puffer jeweils mindestens zwischen zwei Terminen eingeplant werden soll.

4. Entlaste deinen Chef proaktiv

Proaktives Handeln bedeutet, vorausschauend zu denken und aktiv zu werden. Als Assistenz siehst und behebst Sie Schwierigkeiten, bevor diese sich zu echten Problemen auswachsen. Du informierst dich selbstständig über anstehende Termine und Aufgaben deines Chefs oder deiner Chefin, bereitest diese vor und stellst sicher, dass alle Informationen rechtzeitig vorhanden sind. Bei allem, was du tust, hast du die Ziele deines Chefs oder deiner Chefin im Hinterkopf. Sie oder ihn darin zu unterstützen, diese Ziele zu erreichen, siehst du als deine wichtigste Aufgabe an.

Voraussetzung dafür ist, dass du dich regelmäßig informierst, wo die aktuellen Prioritäten deines Vorgesetzten liegen. Welche Aufgaben, Projekte und Ereignisse haben in der kommenden Zeit besonders hohe Priorität? Wie sehen die angestrebten Ergebnisse aus? Was ist jeweils wichtig? Die Antworten auf diese Fragen geben dir die Leitlinien für eine sinnvolle Chefentlastung vor.

5. Sorge für für ständige Verbesserungen

Nichts ist lästiger, als ständig Sand im Getriebe zu spüren. Prozesse werden verlangsamt, Absprachen nicht eingehalten, Informationen oder benötigtes Material fehlen, wenn sie gerade gebraucht werden. Optimale Chefentlastung bedeutet auch, dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos abläuft. Bemühe dich daher um eine kontinuierliche Verbesserung aller Vorgänge an deinem eigenen, aber auch an allen anderen Arbeitsplätzen, soweit du darauf Einfluss hast.

Das beginnt dabei, deine eigenen Fähigkeiten und Fertigkeiten regelmäßig zu hinterfragen und Schwachstellen auszumerzen. Betrachte darüber hinaus Prozesse kritisch, in die du beziehungsweise dein Chef involviert bist. Ziel ist es, Verbesserungspotentiale zu entdecken und zu heben. An welchen Stellen kommt es immer wieder zu Reibungsverlusten? Wo fehlen Absprachen? Wie lassen sich Vorgänge beschleunigen oder vereinfachen? Oft helfen einfache Maßnahmen, beispielsweise, indem du alle Arbeitsplätze ausreichend mit Materialien und Gerätschaften ausstattest. Bei schwierigen Prozessen, in die verschiedene Personen eingebunden sind, können auch entsprechende Optimierungsworkshops notwendig sein. Dabei setzen sich alle Prozessbeteiligten an einen Tisch und diskutieren gemeinsam, wie sich das Vorgehen verbessern lässt.

Fazit

Chefentlastung funktioniert am besten, wenn du deinen Chef oder deine Chefin richtig gut kennst und die jeweiligen Bedürfnisse antizipierst. Mach dich daher mit den Arbeitsanforderungen sowie den Gewohnheiten vertraut und denk über den jeweils anstehenden nächsten Schritt hinaus. Je effektiver du deinen Vorgesetzten unterstützt, desto erfolgreicher werdet ihr beide werden.

Abb.: milanmarkovic78-AdobeStock