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Weihnachtsvorbereitungen – so machen Sie das Unternehmen weihnachtsfit

Weihnachtsvorbereitungen, so machen Sie das Unternehmen weihnachtsfit

Jetzt aber schnell: Fangen Sie jetzt mit den Weihnachtsvorbereitungen im Unternehmen an. Ist der erste Advent vorbei, wird es endgültig Zeit, dass Sie als Sekretärin das Unternehmen in der Kommunikation und im Außenauftritt auf das Fest trimmen. Überlegen Sie, auf welchen Wege Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern in der Adventszeit signalisieren wollen: „Wir wünschen frohe Weihnachten.“

Einige Schritte haben Sie bestimmt schon veranlasst, bei anderen können Sie sich auch noch ein wenig Zeit lassen.

Tipp: Wenn noch nicht geschehen, legen Sie eine Checkliste für die letzten  Weihnachtsvorbereitungen an, damit Sie nichts vergessen. Die können Sie dann gleich für das nächste Jahr aufbewahren und ergänzen.

Weihnachtskarten und Co.

Vorbereitungen für Weihnachten

Jetzt aber schnell – letzte Vorbereitungen für Weihnachten
© Aamon – fotolia

Wie weit sind Sie mit Ihrer Weihnachtspost? In großen Unternehmen sind die Briefe und Karten oft schon seit Wochen fertig und warten auf den Versand. Wenn Sie in einem kleineren Betrieb arbeiten, in dem weniger Weihnachtspost anfällt, fangen Sie möglicherweise jetzt erst an. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie viele Karten Sie brauchen, und besorgen Sie eine ausreichende Anzahl – also lieber ein paar zu viele. So haben Sie ein paar Karten in Reserve, falls ein Kunde beim Durchzählen vergessen wurde oder sich jemand beim Texten verschreibt.

Dann geht es ans Sortieren: Welcher Kollege muss für welchen Kunden und Geschäftspartner unterschreiben? Wenn Sie die Karten anschließend in die Abteilungen weiterreichen, kommunizieren gleich, bis wann Sie sie wieder zurückerhalten müssen, damit der Versand noch klappt, und rechnen Sie noch ein paar Tage Puffer mit ein.

Tipp: Rund um Weihnachten werden im Unternehmen wieder viele Firmengeschenke eintrudeln. Legen Sie am besten von Beginn an eine Liste an, in der Sie festhalten, von wem welches Geschenk kam. Damit erleichtern Sie es sich, nach Weihnachten persönliche Dankesschreiben zu verfassen.

Weihnachtsvorbereitungen im Unternehmen rund um Telefon, E-Mail und Internet

Auch die anderen Kommunikationskanäle können Sie nutzen, um „Frohe Weihnachten“ zu wünschen. Ändern Sie z. B. den Text auf Ihrem und dem zentralen Firmenanrufbeantworter und in der Signatur der E-Mails. Das ist besonders dann wichtig, wenn Ihr Unternehmen über die Feiertage womöglich Betriebsurlaub macht. Dann gehören in den Text nicht nur die Weihnachtswünsche, sondern auch Hinweise auf Bestell- und Liefertermine, auf Notdienste etc.

Auch auf der Website sollten solche Informationen stehen, damit Kunden über die Feiertage nicht ratlos zurückbleiben. Wenn Sie das selbst nicht ändern können, sorgen Sie dafür, dass der zuständige Kollege die Änderung zeitnah vornimmt.

Weihnachtlich Frankieren

Viele Frankiermaschinen bieten besondere Motive an, die Sie mit auf den Briefumschlag drucken können. Vielleicht ist ja ein weihnachtliches Bild dabei, mit dem Sie die Frankierung in der Adventszeit etwas freundlicher gestalten können? Oft ist auch die Eingabe eines eigenen Textes möglich oder Sie können selbst ein Bild hochladen. Setzen Sie sich am besten gleich einen Termin in den Kalender, der Sie daran erinnert, nach Weihnachten das Motiv bei der Frankiermaschine zu ändern.

Für die Weihnachtspost selbst ist die gute alte Briefmarke besser geeignet, weil sie persönlicher ist und damit mehr Wertschätzung ausdrückt. Die Post bringt jedes Jahr eine Briefmarke mit winterlichem Motiv auf den Markt, 2014 ist ein Schneemann auf der 60-Cent-Briefmarke zu sehen. Allerdings muss der Aufwand für die Frankierung von Hand gerechtfertigt sein – wenn Sie mehrere Hundert Briefe zu verschicken haben, sind Sie stundenlang nur mit den Briefmarken beschäftigt. Dann ist die Frankiermaschine besser geeignet.

Wie sieht es mit der Deko aus?

Das Schaufenster und die Fassade werden in den meisten Unternehmen sicher von Profis dekoriert. Aber oft fällt der Empfangsbereich in die Zuständigkeit der Sekretärin. Wie weihnachtlich sieht es hier schon aus? Auf dem Empfangstresen stehen häufig Adventskränze oder -gestecke. Das ist aber nicht immer ungefährlich, offenes Feuer muss immer beaufsichtigt werden und das kann nicht immer gewährleistet werden. Oft schließen auch firmeninterne Vorschriften oder Versicherungsbedingungen Kerzenlicht aus. Eine gute, gefahrlose Alternative bieten elektrische Lichter. Stellen Sie auf Ihren eigenen Schreibtisch auch Deko? Auch hier sollten Sie offenes Feuer vermeiden.

Kontrolliere regelmäßig, welchen Eindruck die Dekoration macht. Kränze und Gestecke aus Naturtanne werden mit der Zeit trocken und verlieren Nadeln. Eventuell kann sogar notwendig sein, die Deko nach einiger Zeit auszutauschen, um einen ungepflegten Eindruck zu vermeiden.

Was machen Sie, um IhrUnternehmen weihnachtsfit zu machen? Ich freue mich auf Tipps und Hinweise in den Kommentaren.

Weihnachten – alles auf einen Blick

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