Schreibtisch aufräumen und durchstarten

Endlich mal den Schreibtisch aufräumen! Also los: Heute geht’s dem Chaos an den Kragen. Schluss mit den Stapeln, weg mit den bunten Klebezetteln, endlich Platz zum Arbeiten … einen leeren und gut organisierten Schreibtisch wünschen sich viele Menschen.

Nachdem wir letzte Woche eine Großaufräumaktion im Büro und im Archiv gestartet haben, geht es heute um den wichtigsten Platz in unserem Arbeitsleben: unseren Schreibtisch!

Schreibtisch aufräumen: Wann ist es wirklich notwendig?

Leertischler oder Volltischler – beides hat Vorteile. Wissenschaftler der University of Minnesota haben herausgefunden, dass ein voller Schreibtisch die Kreativität fördert, ein leerer die Produktivität und Disziplin. Letztlich muss jeder sein eigenes System und seinen individuellen Grad an Ordnung und Chaos am Arbeitsplatz finden. Allerdings gibt es Momente, in denen jeder Besitzer eines Schreibtischs besser eingreifen, Ordnung schaffen und seinen Schreibtisch aufräumen sollte:

• Wenn aus „voll“ „chaotisch“ geworden ist, wenn Sie also Unterlagen nicht mehr wiederfinden, wenn Sie kaum noch Platz für Ihre Tastatur, Telefon, Stift und Notizblock haben, wenn Sie schlimmstenfalls Termine versäumen, dann wird es höchste Zeit, einzuschreiten.
• Wenn Sie selbst das Gefühl haben, dass Sie keine Kontrolle mehr über die Unterlagen, Notizen, Mitschriften etc. auf Ihrem Schreibtisch haben. Das kann sehr belastend sein. Aufräumen hilft dann, wieder die Oberhand zu gewinnen.
• Wenn Sie viel Zeit mit der Suche nach Unterlagen verbringen oder immer wieder zu spät feststellen, dass etwas fehlt, kann Ihnen Ordnung zu einem echten Zeitgewinn verhelfen. Forscher des Fraunhofer-Instituts haben herausgefunden, dass bis zu 10 Prozent der Arbeitszeit mit unnützen Tätigkeiten wie Suchen verschwendet werden.
• Wenn Sie Kundenkontakt haben und Ihr Besucher Ihren Schreibtisch zu Gesicht bekommt, sollte dieser aufgeräumt und repräsentabel sein. Alles andere macht einen schlechten Eindruck und hat negative Folgen auf die Außenwirkung des Unternehmens.
• Wenn Sie sich Ihren Schreibtisch mit jemanden teilen, etwa weil Sie Job-Sharing betreiben, ist es nur höflich, dem anderen kein Chaos zu hinterlassen.
• Wenn Sie Karriere machen wollen, ist ein geordneter Schreibtisch sinnvoll. Es gibt Hinweise darauf, dass Chefs Menschen mit einem ordentlichen Arbeitsplatz mehr zutrauen. Ob das immer zutrifft, ist eine andere Frage.

Für Sekretärinnen ist ein geordneter Schreibtisch vermutlich bedeutender als für einen kreativen Texter oder einen Programmierer. Denn „Ordnung“, „Organisation“ und „Überblick“ sind ja sozusagen Aushängeschilder des Berufsbilds.

Schreibtisch aufräumen und mal sauber Platz schaffen

So gehtʼs: Räumen Sie als erstes die Schreibtischfläche komplett leer, wischen Sie die freigewordene Fläche mit Seifenwasser ab und trocknen Sie sie nach. Das hat einen wichtigen psychologischen Effekt, denn durch das Putzen werten Sie die Fläche innerlich auf und es wird Ihnen schwerer fallen, sie wieder vollzustellen. Nehmen Sie nun jedes Stück, das zuvor auf dem Schreibtisch lag, in die Hand und entscheiden Sie, was damit zu tun ist:

• Ist es funktionsfähig und brauchen Sie es regelmäßig, also mehrfach täglich? Dann hat es einen Platz an der Sonne verdient und landet wieder auf dem Schreibtisch. Stellen Sie jeden Gegenstand gleich dorthin, wo er künftig immer stehen soll, in diesem Fall in Greifweite.
• Dinge, die Sie regelmäßig, aber nicht ganz so häufig brauchen (einmal am Tag oder mehrfach in der Woche), sollten Sie immer noch in Reichweite aufbewahren, z. B. in einer Schreibtischschublade oder in einem benachbarten Regal. Dann müssen Sie sich zwar recken und strecken, um dranzukommen, aber nicht aufstehen und quer durch den Raum gehen.
• Für alles, was seltener gebraucht wird, können Sie aufstehen und es aus einer weiter entfernten Ecke holen. Das gehört also in Regale und Schränke Ihres Büros.
• Und dann gibt es noch die Dinge, die Sie gleich aus dem Raum verbannen können. Unterlagen, die Sie nicht brauchen, aber aufbewahren müssen, kommen ins Archiv. (Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen!) Unterlagen, die Sie nicht brauchen und nicht aufbewahren müssen, kommen in den Altpapiercontainer. Dazu gehören alte Kataloge, Prospekte, alte Notizen, Dokumente, die Sie sich ohne Probleme wieder beschaffen können oder die bereits digital vorliegen. Oft bringt schon allein dieser Schritt einen echten Gewinn an Platz in vielen Büros.

Erst mal eine Ecke auf dem Schreibtisch aufräumen

Auf Ihrem Schreibtisch herrscht ein Riesenchaos? Dann ist es vielleicht besser, nicht gleich alles auf einen Schwung aufzuräumen, sondern erst einmal mit einer kleinen Ecke zu starten. Das Vorgehen ist gleich, nur kommt halt heute die erste Ecke dran, morgen die zweite, übermorgen wieder eine und so weiter, bis auch hier der Schreibtisch frei und sauber ist. Wichtig ist es, dranzubleiben und die Papierberge nicht von links nach rechts zu verschieben. Eine Ecke, die frei und sauber ist, ist für den restlichen Kram tabu! Mit diesem Schritt-für-Schritt-Vorgehen behalten Sie die Motivation – das ist meiner Meinung nach besser als sich zum Schluss mit der Arbeit zu quälen, nur damit es endlich fertig wird. Denn dann werden Sie sich auch für die nächste Aufgaben motivieren können.

So bleibt der Schreibtisch sauber

Am Schluss sollte auf Ihrem Schreibtisch nur noch das liegen, was Sie tatsächlich nutzen und brauchen – das ist vermutlich viel weniger als zu Beginn. Auf meinem Schreibtisch befinden sich mein Ablagekörbchen, ein Notizbuch mit Stift, mein Telefon, die Tastatur und meine Maus sowie meine Wiedervorlagemappe. Hinzu kommen dann noch jeweils die Unterlagen des Projekts, das ich gerade bearbeite – das war’s. Na gut, noch eine Tasse Kaffee oder Tee!

Egal, ob auf einen Schwung oder Schritt für Schritt, der Schreibtisch ist jetzt erst mal sauber und ordentlich. Damit das so bleibt, kann es sinnvoll sein, einmal am Tag zu kontrollieren, ob sich vielleicht etwas darauf befindet, was da eigentlich nicht hingehört. Wenn ja: Überlegen Sie gleich, wo eigentlich sein Platz ist, und legen Sie es dort ab. Ein guter Zeitpunkt dafür ist die „tägliche Viertelstunde“. Übrigens wird es ab jetzt auch viel einfacher, den Schreibtisch sauber zu halten. Es stehen ja nur noch wenige Dinge auf der Fläche, die Sie schnell abräumen können. Dann einmal feucht abwischen, trockenreiben – fertig!

Tipp: Machen Sie ein Foto Ihrer aufgeräumten, sauberen Schreibtischoberfläche. Und seien Sie stolz auf die Ordnung, die Sie geschaffen haben!

Übrigens: Horizontale Flächen, wie Tisch, Stühle, Fensterbänke und Regalböden, sind besonders anfällig für Krempel und Gerümpel. Es ist halt sehr bequem, hier einfach etwas abzulegen. Räumen Sie sie regelmäßig alles ab und verstauen Sie das, was darauf liegt, an den entsprechenden Orten!

Sind Sie eher Leer- oder Volltischler? Was steht bei Ihnen auf der Fläche? Ich freue mich über Kommentare.