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Mit dem Labeldrucker Übersicht schaffen

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Hängemappen werden mit Label zur Terminvorlage

Hängemappen werden mit Label zur Terminvorlage

Heute geht es um einen meiner besten Freunde im Büro: meinen Labeldrucker. Egal ob Hängemappe, Regalboden, Schublade oder Notizbuch: Nichts in meinem Büro ist davor sicher, ein Label verpasst zu bekommen.

Mithilfe der aufgeklebten Etiketten sehe ich immer gleich auf einen Blick, was jeweils wo liegt, wo sich welche Information versteckt oder zu welchem Vorgang Dokumente gehören. Das Einsatzgebiet für meinen Labelprinter ist nahezu grenzenlos.

Unbegrenzte Möglichkeiten für meinen Labeldrucker

So habe ich mir mithilfe von Hängemappen, Reitern und Labeln eine Terminvorlage für das gesamte Jahr selbstgebaut, in die ich ganz unkompliziert alle Unterlagen reinwerfen kann, die ich erst später brauchen werde. Natürlich könnte ich auch die Einschubkärtchen aus Papier nutzen, die eigentlich in die Reiter eingeschoben werden. Ich persönlich finde aber die Label besser lesbar – schon allein, weil sie nicht von Hand, sondern maschinell beschrieben sind. Außerdem haben sich manche der Reiter schon dunkel verfärbt, mit den Labeln kann ich sie dennoch weiter nutzen, das schont die Umwelt.

Schubkästen & Co. eindeutig beschriften

Was wo liegt, ist auf einen Blick erkennbar

Was wo liegt, ist auf einen Blick erkennbar

In der letzten Woche habe ich ja schon auf die Vorteile, die Schubkastenboxen für die Ordnung und den Stauraum haben, hingewiesen. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie jederzeit wissen, was sich in den einzelnen Fächern befindet. Selbst wenn die Schubladen durchsichtig sind, ist das nicht immer gleich zu sehen, vor allem, wenn sich mehrere Dinge den Platz teilen müssen. Mein eigenes Schubkastensystem stammt von Ikea, die Kästen sind nur halbtransparent. Keine Chance, da etwas vom Inhalt zu sehen. Nachdem in meinem System erst einmal feststand,  in welcher Schubladen sich Kugelschreiber, Haftzettel und Klebeband befinden, kam also der Labeldrucker zum Einsatz. Das Ergebnis: Auch jemand anderes, etwa eine Kollegin oder eine Aushilfe, findet sich problemlos zurecht. Außerdem wird so das Aufräumen zum Kinderspiel: Alles hat seinen Platz und kann nach der Benutzung wieder verräumt werden.

 Wichtiges kenntlich machen

An einer anderen Stelle habe ich Label genutzt, um einen wichtigen Hinweis an einem Regalboden unterzubringen. In meinem Redaktionsbüro stehen Belegexemplare der Bücher, die ich lektoriert habe und die ich nicht außer Haus gebe. Um ganz klar und für jedermann zu kennzeichnen, welche Bücher das sind, prangt an den jeweiligen Regalböden ein dicker, unübersehbarer Hinweis. Als Erinnerung an mich und alle anderen!

Mein Arbeitstier: Dymo Labelmanager PNP

Dymo Labelmanager PNP, Abb. Amazon/Dymo

Dymo Labelmanager PNP, Abb. Amazon/Dymo *

Ich selbst nutze einen ganz einfachen Labelwriter, den Dymo Labelmanager PNP*. Der kann nur eine Sache: Label mit einem Text bedrucken, den ich am Bildschirm in seine (mitgelieferte) Software eintippe. Die Bänder gibt es zwar in verschiedenen Farben, aber in den Drucker passt immer nur ein Band. Und wenn ich es richtig sehe, frisst das Maschinchen auch nur eine Bandbreite. Abschneiden muss ich das Label selbst, dafür gibt es einen kleinen Knopf, den ich runterdrücke. Alles sehr simple. Aber das Gerät tut, was es soll, und ich selbst brauche keine weiteren Funktionen. Allerdings sind Labelwriter mittlerweile echte Alleskönner geworden. Je mehr Einsatzgebiete Sie dafür haben, desto eher lohnt es sich, hier Geld in die Hand zu nehmen und vielleicht sogar in verschiedene Labelprinter zu investieren. Oft kommen tragbare Geräte im Lager zum Einsatz. Hier ist dann die Tastatur in das Gerät integriert, damit der Drucker auch überall benutzt werden kann. In den Sekretariaten stehen feste Labeldrucker für Adressetiketten oft neben dem Drucker, bei denen sich Adressen direkt importieren und ausdrucken lassen. Ein freier Text ist natürlich auch möglich. Wenn Sie unterschiedliche Etikettengrößen brauchen, gibt auch Geräte, die verschiedene Bänder gleichzeitig enthalten. So sparen Sie sich den Wechsel der Bänder.

Überlegen Sie gemeinsam mit Kollegen, welche Bereiche Sie mithilfe von Label besser kennzeichen wollen und welche Einsatzgebiete die Geräte künftig haben sollen. Von einer verbesserten Übersicht profitieren alle!

* = Affiliatelink/Anzeige. Affiliatelink bedeutet, dass ich eine kleine Provision erhalte, wenn aus dem Klick auf diesen Link ein Geschäft, beispielsweise der Kauf eines Produkts, entsteht. Am Preis des Produkts für den Käufer ändert sich dadurch nichts.

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