Ein Labeldrucker oder auch Etikettendrucker ist ein perfekter Helfer, um im Büro für mehr Übersicht und Ordnung zu sorgen. Egal ob Hängemappe, Regalboden, Schublade oder Notizbuch: Mithilfe der aufgeklebten Etiketten sehen Sie auf einen Blick, was wo liegt, wo sich welche Information versteckt oder zu welchem Vorgang bestimmte Dokumente gehören.

Unbegrenzte Möglichkeiten für einen Labeldrucker

Das Einsatzgebiet eines Labelprinters ist nahezu grenzenlos.

Ablagesysteme nach eigenen Wünschen gestalten

So können Sie sich beispielsweise Hängemappen, Reitern und Labeln eine Terminvorlage für das gesamte Jahr selbst bauen, in die Sie ganz unkompliziert alle Unterlagen reinwerfen können, die Sie erst später brauchen werden. Der große Vorteil dabei ist, dass diese Terminvorlage beliebig groß werden kann. Natürlich könnten Sie auch Einschubkärtchen aus Papier nutzen, die eigentlich in die Reiter eingeschoben werden. Ich persönlich finde aber die Label besser lesbar – schon allein, weil sie nicht von Hand, sondern maschinell beschrieben sind. Außerdem verfärben sich die Reiter mit der Zeit dunkel. Mit den Labeln lassen sie sich dennoch weiter nutzen, das schont die Umwelt.

Schubkästen & Co. eindeutig beschriften

Schubkastenboxen haben große Vorteile für die Ordnung und können helfen, den zur Verfügung stehenden Stauraum besser auszunutzen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie jederzeit wissen, was sich in den einzelnen Fächern befindet. Selbst wenn die Schubladen durchsichtig sind, ist das nicht immer sofort zu erkennen, vor allem, wenn sich mehrere Dinge den Platz teilen müssen. Sobald feststeht, was in welchem Schubkasten aufbewahrt wird, sollten Sie daher ein Label aufkleben. So kann sich auch jemand anderes, etwa ein Kollege oder eine Aushilfe, problemlos zurechtfinden. Außerdem wird so das Aufräumen zum Kinderspiel: Alles hat seinen Platz und kann nach der Benutzung wieder verräumt werden.

Wichtiges kenntlich machen

Nutzen Sie Label, um an Aufbewahrungsorten wichtige Hinweise anzubringen. So können Sie beispielsweise im Lager Regalböden kennzeichnen, auf denen Unterlagen stehen, die auf keinen Fall außer Haus gegeben werden dürfen. Der Labeldrucker sorgt dafür, dass das nicht in Vergessenheit gerät!

Barcodes und QR-Codes auf Label für Nachbestellungen nutzen

Mit dem richtigen Labeldrucker können Sie nicht nur Buchstaben, Zahlen und Symbole, sondern auch Barcodes oder QR-Codes ausdrucken. Damit lässt sich zum Beispiel der Bestellprozess für Material stark vereinfachen: Hinterlegen Sie die Bestelldaten in den Codes. Dann müssen Sie diese nur noch einscannen, um eine Bestellung aufzugeben.

Welchen Labeldrucker brauchen Sie?

Label- oder Etikettendrucker gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen. Überlegen Sie, was Sie genau benötigen:

• Einsatzhäufigkeit: Wie oft brauchen Sie das Gerät? Je häufiger es zum Einsatz kommt, desto mehr Funktionen sollte es bieten und desto größer sollte der Bedienkomfort sein. Schließlich wollen Sie sich nicht jedes Mal ärgern, wenn Sie ein Label anbringen wollen. Wenn Sie hingegen nur gelegentlich ein Label drucken, reicht ein einfacher Labeldrucker aus.
• Tragbar oder nicht: Einfache Labeldrucker sind tragbar und können daher unabhängig vom Stromnetz überall eingesetzt werden. Mobile Geräte sind dann praktisch, wenn Sie beispielsweise im Lager viel umhergehen und dort mit Labeln arbeiten. Allerdings benötigen diese Geräte Batterien oder Akkus, sind damit also schlechter für die Umwelt.
• Labelbreite etc.: Welche Label sollten gedruckt werden? Wie breit sollen die Label sein, die Sie ausdrucken wollen? Soll das Gerät zwei verschiedene Breiten bewältigen können?
• Bedienkomfort: Wie nutzerfreundlich ist die Bedienung? Wie geben Sie den Text ein, der ausgedruckt werden soll? Manche Geräte bieten eine eigene Tastatur, andere werden über den Computer oder über das Smartphone gesteuert. Ganz einfache Labeldrucker arbeiten auch mit Rädchen, über die der Text eingegeben wird. Zum Bedienkomfort gehört auch eine Schneidefunktion, mit der die Label automatisch oder auf Knopfdruck abgeschnitten werden.
• Funktionen: Bietet der Labeldrucker weitere Funktionen, beispielsweise eine Scanfunktion?
• Kontrolle: Können Sie die Eingaben noch einmal überprüfen, bevor Sie den Ausdruck starten, beispielsweise über ein Grafikdisplay (das ist wichtig, um Fehldrucke und damit Kosten zu vermeiden).
• Schrift und Gestaltung: Haben Sie die Möglichkeit, den Ausdruck an Ihre Wünsche anzupassen? Bietet das Gerät nur den Ausdruck von Zahlen und Buchstaben oder auch den von Symbolen und Codes? Wie viele Zeilen kann es maximal drucken?
• Kosten: Denken Sie bei den Kosten nicht nur an die Anschaffungskosten für den Labeldrucker selbst, sondern vor allem an die Kosten für das Material, also die Bänder.
• Größe: Wenn Sie viel mit einem Labeldrucker arbeiten werden, greifen Sie vermutlich zu einem stationären Gerät, das dann auf Ihrem Schreibtisch steht. Damit stellt sich die Frage, wie viel wertvollen Platz es wegnehmen darf.

Überlegen Sie gemeinsam mit Kollegen, welche Bereiche Sie mithilfe von Label besser kennzeichnen wollen und welche Einsatzgebiete die Geräte künftig haben sollen. Von einer verbesserten Übersicht profitieren alle!

Abb.: Mongkolchon-AdobeStock