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Wo bleibt Ihre Zeit? – Tipps zur Zeiterfassung im Büro

Wo bleibt Ihre Zeit? Zeiterfassung im Büro
Wo bleibt die Arbeitszeit?

Wo bleibt die Arbeitszeit?
© Nonwarit – fotolia

Manchmal rinnt einem die Zeit so durch die Finger und man kann sich gar nicht erklären, wo sie geblieben ist. Zum Beispiel dann, wenn der Tag aus einer Vielzahl kleiner Aufgaben besteht, die alle nur eine kurze Weile dauern, aber insgesamt den Ablauf im Büro völlig zerfleddern.

Und am Abend weiß man gar nicht, was man eigentlich den ganzen Tag gemacht hat. Dagegen hilft: Aufschreiben.

Wer in Kundenprojekten arbeitet, ist es häufig gewohnt, seine Arbeitszeit zu erfassen. Oft wird das eigene Unternehmen nach geleisteter Stunde bezahlt. Als Basis für die Abrechnung gelten dann die Stundenzettel, in denen aufgelistet ist, welcher Arbeitsschritt wie viel Zeit verbraucht hat. Der Arbeitnehmer startet also bei Beginn einer Aufgabe das Zeiterfassungsprogramm und beendet es nach Abschluss wieder.

Im Sekretariat ist das nicht so einfach, weil hier zahlreiche verschiedene Aufgaben mehr oder weniger gleichzeitig anfallen und erledigt werden müssen. Oft ist es gar nicht möglich, für eine längere Zeitspanne an einer Aufgabe dranzubleiben. Dann wird es mit der Zeiterfassung schon schwieriger. Aber wenigstens Schlaglichter können Sie festhalten.

Das Vorgehen ist ganz einfach: Sie nehmen sich einen Kurzzeitmesser, etwa eine Küchenuhr oder den Timer Ihres Smartphones. Stellen Sie ihn auf eine relativ kurze Zeitspanne, etwa 6 oder 10 Minuten. Jedes Mal, wenn der Timer klingelt, notieren Sie sich, was Sie gerade in diesem Moment machen und starten den Timer von Neuem. Am besten fertigen Sie sich dafür einen Vordruck in Tabellenform an, den Sie immer dann ausdrucken können, wenn Sie sich mal wieder einen zeitlichen Überblick verschaffen wollen.

In dieser Liste erfassen Sie sechmal bzw. zehnmal in der Stunde, was Sie gerade machen. Am Abend können Sie so erkennen, wie oft Sie telefoniert (und eventuell auch, ob das Telefonat länger gedauert hat) und ob Sie längere Zeit an einer Präsentation gearbeitet oder ob der Tag geprägt war von unzähligen kleinen Tätigkeiten, Unterbrechungen und Nebensächlichkeiten.

Ihre Vorteile:

  • Wenn Ihr Tagesablauf kaum ermöglicht, für längere Zeit an einem Vorgang zu arbeiten, sammeln Sie mit Ihrer Liste Argumente für feste stille Zeiten.
  • Sie kommen Arbeiten auf die Spur, die vielleicht gar nicht zu Ihren eigentlichen Aufgaben gehören, aber viel Zeit rauben. So schulen Sie Ihren Blick für das, was wirklich wichtig ist.
  • Sie erkennen, ob sich Aufgaben doch zusammenfassen lassen.
  • Sie haben so eine Antwort auf die Frage „Was machen Sie eigentlich den ganzen Tag?“

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