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Zeitlimits: Warum sind sie sinnvoll?

Zeitlimits warum sind sie sinnvoll?

Mit Zeitlimits nutzen Sie ein besonderes Phänomen für Ihre Ziele: Je mehr Zeit Sie einer Aufgabe einräumen, desto länger brauchen Sie auch, um sie auszuführen. Wenn Sie aber wissen, dass Ihnen nur ein paar Minuten zur Verfügung stehen, um vor dem Meeting noch schnell eine E-Mail zu beantworten, werden Sie auch nur diese paar Minuten dafür benötigen.

Eine Aufgabe dauert demnach genau so lange, wie Sie bereit sind, daran zu arbeiten.

Nutzen Sie Ihre Zeit besser aus mit Zeitlimits

Dieses Phänomen können Sie für Ihr Zeitmanagement nutzen – einfach, indem Sie für alle anstehenden Tätigkeiten ein Zeitlimit festsetzen und dieses auch einhalten. Dazu ein Beispiel: Wenn ich für meine Blogartikel Fotos heraussuche, fällt mir die Auswahl oft schwer. Ich kann problemlos viele Minuten damit verbringen, Bilder zu sichten, eine Vorauswahl in die Lightbox zu legen und dann hin und her zu überlegen, welches Bild wohl am geeignetsten ist. All das kostet viel Zeit, die mir dann fehlt, wenn ich den Text erstelle  oder überarbeite.

Mittlerweile setze ich mir ein klares Zeitlimit, bevor ich in den Bilddatenbanken mit der Suche beginnen. Die Folge: Ich gehe sehr viel gezielter an die Suche heran und wähle am Ende der vorgegebenen Zeitspanne ein Foto aus. Das ist dann vielleicht nicht das bestmögliche Bild, aber das bestmögliche für die zur Verfügung stehende Zeitspanne. Ablenkungen haben kaum eine Chance, weil ich weiß, dass die mir meine wertvolle Recherchezeit rauben.

Damit gewinne ich Zeit, um mich auf den Text, der mir wichtiger ist, zu konzentrieren. Die Frage, wie viel Zeit ich jeweils zur Verfügung stelle, ist daher auch eine Frage der Prioritäten. Bei einem Fotoblog, der naturgemäß Bilder in den Vordergrund stellt, wäre die Gewichtung vermutlich umgekehrt: Ich würde mehr Zeit darauf verwenden, die Bilder auszuwählen und zu bearbeiten, und weniger für den Text reservieren.

Wie Sie mit Zeitlimits arbeiten

Die Herausforderung besteht darin, das Zeitlimit sinnvoll zu setzen, d. h., weder zu knapp noch zu ausufernd zu planen. Begrenzen Sie die zur Verfügung stehende Zeit zu stark, geraten Sie während der Arbeit in Stress. Lassen Sie sich hingegen zu viel Zeit für einzelne Aufgaben, verpufft der positive Effekt, den Sie durch die Limitierung erreichen wollen.

Ein paar Tipps helfen Ihnen dabei, das Zeitlimit sinnvoll zu setzen:

  • Hören Sie auf Ihre Erfahrung. Je häufiger Sie eine Aufgabe schon erledigt haben, desto leichter fällt es Ihnen, ihre Dauer adäquat einzuschätzen. Setzen Sie ein realistisches Zeitlimit, mit dem Sie in der Vergangenheit bereits gut ausgekommen sind.
  • Überlegen Sie, wo Sie künftig schneller werden wollen. Vielleicht haben auch Sie einige Arbeitsbereiche, bei denen Sie noch Zeitsparpotenzial sehen wie ich im beschriebenen Beispiel. Wenn ja, seien Sie hier durchaus sportlich. Haben Sie bisher eine Viertelstunde für eine Internetrecherche benötigt, setzen Sie sich doch mal ein Limit von 10 Minuten. Wenn Sie feststellen, dass das nun wirklich nicht ausreicht, können Sie das Limit ja wieder hochsetzen.
  • Seien Sie aber gleichzeitig nicht zu ehrgeizig. Stehen Sie vor einer neuen Aufgabe oder arbeiten Sie mit einer neuen Technik, genehmigen Sie sich selbst einen größeren zeitlichen Puffer. In diesen Fällen ist es besser, wenn Sie ein wenig Luft für Unvorhergesehenes lassen.
  • Fassen Sie kleinere Aufgaben zusammen und setzen Sie für diese ein gemeinsames Zeitlimit. Nehmen Sie sich beispielsweise vor, den gesamten E-Mail-Posteingang am Stück zu bearbeiten und dafür nicht mehr als 30 Minuten zu investieren. Damit werden Sie automatisch weniger Zeit dafür verbrauchen, die E-Mails zu sichten, und Sie werden vermutlich auch kürzere Antworttexte schreiben. E-Mails, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, bearbeiten Sie dann nicht sofort, sondern funktionieren sie in eine eigene Aufgabe um, für die Sie wiederum einen eigenen Zeitblock reservieren.

Arbeiten Sie mit einem Kurzzeitmesser

Kurzzeitmesser aus Edelstahl in Apfelform

Kurzzeitmesser aus Edelstahl in Apfelform, Abb.: MLG/amazon*

R2-D2 als Kurzzeitmesser

R2-D2 als Kurzzeitmesser, Abb.: Star Wars/amazon*

Nachdem Sie die Zeitlimits definiert haben, besteht die Herausforderung darin, sie auch einzuhalten. Dazu brauchen Sie ein wenig Disziplin und einen Kurzzeitmesser. Den stellen Sie auf die geplante Zeit ein und los geht’s. Dafür können Sie Ihr Smartphone nutzen oder auch einen witzigen Küchen-Kurzzeitmesser, etwa in Apfelform* oder (für Freunde der Star Wars-Kultfilme) als Droide R2-D2*, der meiner Meinung nach auch ein tolles Geschenk ist. Die sorgen dann nicht nur für die Einhaltung der vorgegebenen Zeit, sondern auch gleich noch für gute Laune.

Arbeiten Sie schon mit Zeitlimits? Welche Erfahrungen haben Sie damit? Berichten Sie mir und den anderen Lesern in den Kommentaren.

* = Affiliatelink/Anzeige. Affiliatelink bedeutet, dass ich eine kleine Provision erhalte, wenn aus dem Klick auf diesen Link ein Geschäft, beispielsweise der Kauf eines Produkts, entsteht. Am Preis des Produkts für den Käufer ändert sich dadurch nichts.

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