Xing, LinkedIn & Co.: So bringen Sie das Chef-Profil zum Glänzen

Eine der Aufgaben einer Sekretärin ist es, den Chef gut dastehen zu lassen. Das ist nichts Neues, egal ob es um Gästebetreuung oder blitzsaubere Präsentationen geht. Heutzutage sorgen immer mehr Sekretärinnen auch dafür, dass ihr Vorgesetzter auf Xing, LinkedIn und Co. optimal auftritt.

Mit dem Experten Holger Ahrens von Die Profiloptimierer, einer auf digitales Selbstmarketing für Unternehmen spezialisierten Beratungsfirma, habe ich über gute und schlechte Profile gesprochen sowie über die Möglichkeiten, wie Sie als Sekretärin hier Einfluss nehmen können.

Was macht ein gutes Chef-Profil in den Social Media aus?

Zunächst einmal ist oft Überzeugungsarbeit angebracht, dass ein Chef-Profil überhaupt notwendig ist. Hier gilt: Der Chef voran! Gerade in kleineren und mittelständischen Unternehmen, bei denen er selbst noch Akquise betreibt und im Licht der Öffentlichkeit steht, ist ein eigenes Profil mittlerweile erforderlich. Oder vielmehr: mehrere Profile. Zumindest Xing für den deutschsprachigen Raum und/oder LinkedIn für das internationale Geschäft sollten regelmäßig bespielt werden. Letzteres auch auf Englisch und gegebenenfalls noch in weiteren Fremdsprachen. Bei Facebook ist hingegen Vorsicht geboten. Wer zu viel Privates öffentlich postet, wird unter Umständen als unprofessionell eingestuft.

Und wie sieht das Profil selbst dann aus?

Das Internet ist ein schnelles Medium, deshalb ist langes Drumherumreden nicht angebracht. Klare, gezielte Aussagen, die schnell auf den Punkt kommen und konkret die eigene Leistung benennen, sind entscheidend dafür, dass der Leser die Botschaft aufnimmt. „Was wollen wir darstellen?“ – diese Frage sollte sich jeder stellen, der ein Profil bestückt. Beim Chef ist sie entscheidend, denn er repräsentiert das gesamte Unternehmen.

Unterscheidet sich ein Chef-Profil von denen anderer Personen im Unternehmen?

Ein Mitarbeiter wird seine sozialen, fachlichen und methodischen Kompetenzen herausstellen. Darum geht es beim Chef in geringerem Ausmaß, wichtiger ist, dass das Profil die Philosophie des Unternehmens transportiert. Das gilt übrigens auch für das Foto.

Foto ist ein gutes Stichwort. Wie sollte das denn aussehen?

In jedem Fall angemessen. Wer Chef in einer Bank ist, für den ist ein Anzug selbstverständlich. Und dass sich private Fotos im beruflichen Umfeld nicht gut machen, hat sich rumgesprochen. Eine gute Idee ist, einen professionellen Fotografen zu buchen, der den Kontext des Unternehmens mit auf das Bild bannt. Im Hintergrund sind dann z. B. schemenhaft Maschinen zu sehen, weil die Fotos in einer Werkhalle des Maschinenbauunternehmens entstanden sind. Das gibt schon auf den ersten Blick Kontext.

Kommen wir zu den Sekretärinnen. Worin besteht ihre Aufgabe?

Der erste Schritt ist, den eigenen Chef einmal zu googlen: „Was finden andere?“ Dabei hat sich schon so mancher heftig erschrocken. Im Notfall ist es sogar erforderlich, einen Fachmann hinzuzuziehen, um die Außendarstellung zu retten. Häufig muss die Sekretärin auch mal deutlich werden und dem Chef vermitteln: Schlechte Profile haben schlimme Auswirkungen auf die Öffentlichkeit, auf Geschäftspartner und auf Bewerber. Das kann sich kaum eine Firma heute leisten.

Welche Aufgaben noch anfallen, hängt sicherlich davon ab, wie selbstständig sich der Chef in den Social Media bewegt. Sein Profil sollte ständig aktuell gehalten werden, das geschieht oft im Sekretariat. Ebenso gilt es, die Unternehmensseite mit angemessenen Informationen zu bestücken, für Veranstaltungen „zu klopfen“ oder Präsentationen und Materialien zu Fachthemen zu teilen. Offenheit sorgt für Vertrauen und höheres Ansehen. Die sozialen Medien leben davon, dass immer irgendwo irgendwas veröffentlicht und geteilt wird. Das können Unternehmen nutzen und so mehr positive Aufmerksamkeit erzeugen. Die damit zusammenhängenden Tätigkeiten werden oft von Sekretärinnen und Assistentinnen erledigt.

Wenn Sie sich als Experte Profile ansehen, welche fünf häufigsten Fehler fallen Ihnen dabei auf?

Viele Menschen wollen ihr Profil einmal perfekt machen und dann möglichst nie wieder anfassen. Das funktioniert nicht. Profile sollen und müssen regelmäßig aktualisiert und überarbeitet werden.

Sehr häufig sind schlechte Profilbilder zu sehen, unscharf oder unprofessionell, weil ein falsches Setting gewählt wurde. Für Unternehmen kann es sich lohnen, einmal einen Fotografen ins Haus zu holen, der von allen Mitarbeiter gute Profilbilder macht. Die Außenwirkung ist dadurch homogener und viel professioneller.

Im Umgang mit den sozialen Medien ist wie gesagt bewusste Offenheit entscheidend. Wer alles für sich behalten will, ist hier falsch. Nur wer Informationen teilt, erhält auch welche. In den sozialen Medien geht es ums Netzwerken, um Geben und Nehmen unter den Kontakten und darüber hinaus. Wobei das Geben vor dem Nehmen kommt.

Allerdings sollte man sich auch immer wieder fragen, ob die Kontakte, die sich bei Xing, LinkedIn und so weiter ansammeln, auch wirklich etwas bringen. Machen Sie nicht den Fehler, wahllos Kontaktanfragen anzunehmen oder zu verschicken. Fragen Sie sich regelmäßig „Aus welchem Grund will ich mit diesem Menschen netzwerken?“ Es ist sinnvoll, die eigene Kontaktliste regelmäßig daraufhin zu durchforsten und auch einmal zu verschlanken.

Der schlimmste Fehler aber ist, in den sozialen Medien zu verharren, die reale Welt da draußen zu vernachlässigen. Vereinbaren Sie zum Beispiel nach Rücksprache mit Ihrem Chef Termine mit seinen Kontakten, etwa wenn Sie feststellen, dass sie gleichzeitig Messen, Konferenzen oder andere Veranstaltungen besuchen. Nehmen Sie selbst an Netzwerktreffen teil. Und greifen Sie ab und zu zum Telefon, um die Stimme Ihres Kontakts zu hören. Digitale und analoge Welt ergänzen sich. Nutzen Sie das.

Vielen Dank für das Gespräch.

Holger Ahrens ist Diplom­-Informatiker (FH, Fachrichtung Medien), IT-­Trainer und Berater für digitales Selbstmarketing. Durch Vorträge, Workshops und persönliche Beratungen unterstützt er Mitarbeiter, Unternehmer und Unternehmen, ihre Online­-Aktivitäten erfolgreich zu optimieren. Auf dem Berliner Assistentinnen Kongress 2015 hielt er einen Vortrag zum Thema „Social Media: Tools und Tipps im geschäftlichen Alltag“