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Pufferzeiten: so kommen Sie stressfrei durch den Tag

Pufferzeiten: so kommen Sie stressfrei durch den Tag

Pufferzeiten einzuplanen gehört zu den absolut wichtigsten Grundregeln bei der Zeit- und Tagesplanung. Wer seinen Tag bis in die letzte Minute hinein mit Aufgaben belegt, gerät garantiert in Stress.

Statt Ihren Tagesplan auf Kante zu nähen, gilt also: Zeigen Sie Mut zur Lücke im Zeitplan.

Wie viel Zeit bleibt frei?

Im Beitrag „Mit der ALPEN-Formel gut durch den Tag“ habe ich die Faustregel für Pufferzeiten schon erwähnt: Ungefähr 40 % Ihrer Arbeitszeit sollten Sie für Unvorhergesehenes freihalten. Bestimmt haben Sie es auch schon erlebt, dass jederzeit etwas passieren kann, was Ihre Planung auf den Kopf stellt. Von technischen Schwierigkeiten über viel zu lange Telefonate bis hin zu akutellen Aufträgen von Ihrem Chef führen unvorhergesehene Dinge dazu, dass sich die Arbeitszeit schneller füllt, als Ihnen lieb ist. Wenn Ihnen in solchen Situationen keine Pufferzeiten zur Verfügung stehen, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie die unvorhergesehenen Aufgaben bearbeiten oder jene Arbeiten erledigen, die Sie ursprünglich eingeplant hatten – an irgendeiner Stelle werden Sie Abstriche machen müssen und damit steht eventuell Ärger ins Haus.

Wie Sie Pufferzeiten ansetzen

Vermutlich werden Sie nicht jeden Tag gleich viel Pufferzeit benötigen. Hören Sie auf Ihre Erfahrung. An welchen Wochentagen ist es erfahrungsgemäß stiller? In welcher Phase des Monats geht es hoch her? Müssen Sie mit mehr Unvorhergesehenem rechnen, wenn Ihr Chef auf Geschäftsreise ist, oder mit weniger? Überlegen Sie jeden Tag von Neuem, ob Sie mit einem eher ruhigen oder turbulenten Tag rechnen müssen. Das ist natürlich keine Garantie dafür, dass nicht trotzdem etwas dazwischenkommt, aber ein erster guter Schritt.

Fragen Sie sich als nächstes, welche Aufgaben Sie für den Tag einplanen wollen. Handelt es sich eher um Routineaufgaben, die sie einfach schnell weg arbeiten können? Dann bauchen Sie tendenziell weniger Puffer. Oder gehen Sie eine neue Aufgabe an, in die Sie sich erst einarbeiten müssen? Seien Sie großzügig mit Ihrer Zeit, wenn vor Ihnen neue Herausforderungen liegen.

Wie Sie den Puffer nutzen

Im Idealfall brauchen Sie die Pufferzeiten nicht oder zumindest nicht vollständig. Die wenigsten von uns werden sich dann hinsetzen können und Däumchen drehen. Wenn Sie tatsächlich einmal feststellen, dass sich eine Lücke im Kalender oder Tagesplan auftut, finden Sie bestimmt eine gute Möglichkeit, sie zu füllen:

  • Sie gehen die gerade abgeschlossene Arbeit noch einmal durch und optimieren das Ergebnis.
  • Sie beginnen schon einmal mit der nächsten Tätigkeit, die Sie so ganz entspannt angehen können.
  • Sie machen eine kleine Pause. Das ist sozusagen die Kür in unserem vom Pflichtprogramm geprägten Alltag. Pausen sind wichtig, um leistungsfähig zu bleiben, um den Überblick zu behalten oder wiederzugewinnen, um mal Abstand vom Trubel zu bekommen. Nutzen Sie Lücken im Zeitplan ganz bewusst einmal dafür, aufzustehen und sich eine Tasse Kaffee oder Tee zu holen, sich zurückzulehnen und durchzuatmen. Anschließend geht es mit neuem Schwung weiter.

 

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