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Die 10 schlimmsten Zeitfresser im Büro

Die zehn 10 schlimmsten Zeitfresser im Buero

Wie, schon Feierabend? Wer das Gefühl hat, den ganzen Tag über nichts geschafft zu haben, sollte sich einmal fragen, was denn so die typischen Zeitfresser in seinem Leben sind. Ich habe einmal meine persönlichen Top Ten aufgeschrieben.

Dazu gehören Zeitfresser, die ich selbst zu verschulden habe, aber solche, die von außen kommen. Ein paar Klassiker sind natürlich auch dabei. Aber wer seine Zeitfresserchen, Zeitkiller, Zeitfallen kennt, kann was dagegen tun!

Zeitfresser #1: Telefonate

Infografik 10 Zeitfresser im BüroNein, nicht jedes Telefonat ist ein Zeitfresser. Und im Grunde telefoniere ich auch gern, um offene Fragen zu klären und Absprachen zu treffen. Das ist einfach schneller und persönlicher, als per E-Mail zu kommunizieren. Aber manchmal bringen mich Telefonate völlig aus dem Konzept. Wenn ich gerade tief in eine Aufgabe eingetaucht bin und mitten in der Arbeit stecke beispielsweise. Klingelt jetzt das Telefon und gehe ich ran, ist die Konzentration futsch und ich fange nach dem Telefonat von vorn an.

Die Lösung ist bei mir zum Glück naheliegend: Ich nehme in solchen Momenten einfach keine Anrufe entgegen. Für Sie als Sekretärin ist das weniger einfach: Sie müssen im Zweifelsfall rangehen. Zumindest wenn Sie in Projekte eingebunden sind, sollten Sie versuchen, störungsfreie Zeiten zu vereinbaren, in denen Kollegen Sie nicht anklingeln dürfen und Sie Ihr Telefon auf einen anderen Anschluss umstellen.

Zeitfresser #2: Internet

Oh je, wie viel Zeit man doch bei einer einfachen Recherche verschwenden kann. Eigentlich wollte ich nur eine schnelle Information suchen, doch plötzlich habe ich mich in den Tiefen des Netzes verheddert. Hier lockt eine aktuelle Nachricht, dort ein weiteres Puzzleteil für mein Projekt und richtig, für den anderen Auftrag wollte ich doch auch noch etwas nachschlagen. Schwupps, schon ist eine halbe Stunde weg.

Hier hilft nur viel Disziplin. Und angesichts der zahllosen bunten, interessanten Seiten, die nur einen Klick entfernt liegen, ist das ganz schön schwierig. Gestehen Sie sich gegebenenfalls eine feste Dauer für die Internetsuche zu: „Ich suche jetzt fünf Minuten, dann ist Schluss!“ So verhindern Sie ein Ausufern.

Bei interessante Seiten, die Sie unbedingt noch lesen sollten, ist es sinnvoller, sie für die spätere Lektüre zu speichern. Ich benutze dafür Evernote.

Ich habe mit Profi-Rechercheurin Heike Baller von www.profi-wissen.de darüber gesprochen, wie eine effiziente und systematische Internetrecherche aussieht.

Zeitfresser #3: Die lieben Kollegen

Das ist wirklich so gemeint. Ich bin zwar selbstständig, arbeite aber in einer Bürogemeinschaft mit vielen sehr lieben Kollegen. Und weil wir uns so gern mögen und gut verstehen, reden wir auch viel miteinander. Und müssen manchmal aufpassen, dass das nicht zu viel Zeit raubt.

Zum Glück ticken wir alle ähnlich und haben schnell eine Lösung gefunden. Wir machen jeden Tag zusammen Mittagspause und quatschen dann ausgiebig. Außerhalb dieser Stunde finden private Gespräche während der Arbeitszeit kaum und nur noch in Ausnahmesituationen statt. Ansonsten haben wir ja noch die Abende …

Zeitfresser #4: Lärm

Leider ist mein Büro in der Bürogemeinschaft recht hellhörig. Und Lärm, Ablenkung sind bei mir schlimme Zeitkiller, weil ich mich dann nicht auf den Text vor mir konzentrieren kann und ihn mehrfach bearbeiten muss.

Meine Abhilfe: Ohropax! In meiner Schreibtischschublade liegt immer ein Päckchen Ohrstöpsel, damit ich zur Not den Lärm aussperren kann. Übrigens habe ich auch auf Reisen immer welche dabei, in den lauten Großraumabteilen der Bahn beispielsweise sind sie für mich unverzichtbar.

Zeitfresser #5: Überflüssige Besprechungen

Als ich noch als Festangestellte gearbeitet habe, waren Meetings ganz sicher der Zeitfresser Nummer eins. Vor allem jene Besprechungen, bei denen nur ein Teil der Inhalte für mich überhaupt interessant war, ich aber dennoch die ganze Zeit anwesend sein musste, weil mein Chef das so wollte, raubten mir Zeit (und Nerven).

Rechnen Sie Ihrem Vorgesetzten einmal vor, wie viel eine Stunde Besprechungszeit kostet, wenn Sie die Kosten für die Arbeitszeit aller anwesenden Personen zusammenrechnen. Schon wenn nur fünf oder sechs Sacharbeiter dabei sind, kommen hübsche Sümmchen zustande. Um Meetings effizient  zu gestalten, sollten nur jene Mitarbeiter teilnehmen, für die das Thema wirklich interessant ist.

Meinei Tipps für effektive Meetings

Zeitfresser #6: Mangelnde Absprachen

Das ist sicher ein Klassiker unter den Zeitkillern. Jeder macht irgendwie, aber nichts oder nur wenig ist koordiniert. Mit dem Ergebnis, dass viel Arbeit nochmal erledigt werden muss, damit letztlich alles zusammenpasst. Natürlich soll es so nicht sein und natürlich bespreche ich als freiberufliche Redakteurin mit Kunden, Autoren und Kollegen, was wer bis wann zu erledigen hat. In der praktischen Arbeit aber stellt sich doch immer wieder heraus, dass die vorliegenden Informationen nicht ausreichen und ich vor einer Frage stehe, die der Kunde beantworten muss, bevor ich weitermachen kann.

Ich habe mir angewöhnt, dann sofort nachzufragen und um eine Entscheidung zu bitten, wie weiter vorzugehen ist. So verhindere ich, dass ich an den Vorstellungen meines Kunden vorbeiarbeite. Außerdem halte ich Absprachen schriftlich fest, dafür reicht eine kurze E-Mail, in der ich die Ergebnisse festhalte. Das hat den großen Vorteil, dass jeder noch einmal kontrollieren kann, ob wir über dieselbe Sache geredet haben.

So kommen Sie zu einem klaren Auftrag

Zeitfresser #7: Zu viel auf einmal

Was steht heute an? Das ist eine Frage, die ich morgens im Büro mit als erstes beantworte. Und manchmal bekomme ich dann einen ganz schönen Schreck, weil sich ein Berg an Arbeit vor mir auftürmt. Meine eigentlichen Projekte habe ich im Griff, mich macht vor allem der Kleinkram nervös: hier eine Rechnung schreiben, da eine bezahlen, für die Besprechung wollte ich noch ein paar Folien anfertigen, auf dem Anrufbeantworter wartet eine Nachricht, die noch beantwortet werden will, und so weiter. Jede Tätigkeit für sich ist ein Klacks, in der Masse aber kosten sie mich eine Menge Zeit. Ich neige dann oft dazu, alles möglichst schnell und möglichst gleichzeitig zu machen, um endlich zu meinen eigentlichen Aufgaben zu kommen. Mit dem Ergebnis, dass sich Fehler einschleichen und ich vieles doppelt machen muss.

Durchatmen – Überblick verschaffen – Wichtiges zuerst erledigen! In diesem Dreischritt versuche ich in solchen Momenten, meine aufkommende Hektik in den Griff zu bekommen. Ist über Nacht etwas passiert, um das ich mich sofort kümmern muss? Das kommt zum Glück sehr selten vor. Aber wenn, dann erledige ich es gleich. Meist aber können die Aufgaben, die so auf mich einstürmen, durchaus noch eine Weile warten. Dann lege ich sie erst einmal zur Seite und sammele, bis ich in einer ruhigen Minute alles in einem Schwung abarbeite.

Mit dem Eisenhower-Prinzip Prioritäten richtig setzen

Zeitfresser #8: Perfektionismus

Haben Sie Ihre Zeitfresser im Griff?

Haben Sie Ihre Zeitfresser im Griff? © zinkevych – fotolia

In jedem Lektor (mit dem Lektorieren von Texten verdiene ich mein Geld) steckt ein Perfektionist. Eine gehörige Portion Pingeligkeit ist sozusagen eine der Grundvoraussetzungen, um diesen Beruf ausüben zu können. Lektoren können stundenlang über die Bedeutung eines Wortes diskutieren oder über die Frage, in welchen Fällen an dieser einen Stelle denn nun ein Komma gesetzt werden muss oder nicht. Dieser Hang zum Perfektionismus zeigt sich durchaus auch in anderen Bereichen, zumindest teilweise. Wenn ich nicht aufpasse, vertue ich viel Zeit mit Details, die weiß Gott nicht wichtig sind.

So ist Perfektionismus auch ein übler Zeitfresser, den Sie in den Griff bekommen sollten. Das ist nicht einfach. Die meisten von uns sind so erzogen worden, dass wir die Dinge so gut wie möglich erledigen sollen. Dabei lernen wir aber nicht, in welchen Bereichen dieser Aufwand sich tatsächlich lohnt und in welchen nicht. Wenn ich merke, dass ich mich gerade um Details bemühe, die außer mir ohnehin niemand bemerkt, unterbreche ich meine Arbeit für einen Moment und mache mir klar, worum es eigentlich wirklich geht: Schreibe ich gerade eine E-Mail an eine liebe Kollegin, die mich gut und lange kennt? Hier muss ich weniger feilen, hier steht die Information im Vordergrund. Dass ich mit Texten, mit Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik umgehen kann, weiß meine Kollegin. Oder geht das Schreiben an einen potenziellen Kunden? Dann ist viel, viel mehr Sorgfalt angebracht, denn immerhin will ich den Empfänger von meiner Leistung überzeugen.

Tipp: Kennen Sie die Pareto-Formel? Die besagt, dass Sie 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Aufwands erreichen. Die restlichen 80 Prozent Aufwand verwenden Sie also damit, das schon fast vollendete Ergebnis zu polieren und Details auszuarbeiten. Wenn außer Ihnen niemand auf diese Details achtet: Lassen Sie es. Damit sparen Sie jede Menge Zeit!

Perfektionismus ade – Tipps für mehr Gelassenheit

Zeitfresser #9: „Nicht-Nein-sagen-können“

„Kannst du da mal schnell draufsehen?“ Klar, mache ich gern! Obwohl … im Grunde passt es gerade überhaupt nicht, weil sich auf meinem Schreibtisch anderes türmt. Und ich heute Abend eine Verabredung habe. Und ich vorher unbedingt noch etwas erledigen muss. Also eigentlich lautet die Antwort: „Nein, leider geht das heute gar nicht!“ Das Problem dabei ist, dass wir mit einer solchen Antwort Erwartungen enttäuschen und uns nicht gerade beliebt machen. Deshalb sagen wir schnell mal Ja, auch wenn ein Nein angebracht wäre.

Entscheidend ist natürlich, wer fragt.

  • Ist es der Kollege, der nur seine Arbeit auf Ihren Schreibtisch auslagern will? Dann hilft eine klare Ansage. Er hat seinen Tätigkeitsbereich, Sie Ihren. Sagen Sie von nun an konsequent Nein, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie ausgenutzt werden.
  • Fragt Sie Ihr Chef? Dann wird das mit dem Nein schon deutlich schwieriger. Hier sollten Sie eher am „mal schnell“ arbeiten. Helfen können dabei zum Beispiel tägliche Abstimmungsrunden, damit Sie frühzeitig wissen, was im Laufe des Tages auf Sie zukommen wird.
  • Bittet Sie der Kollege, der Ihnen ebenso aushilft wie Sie ihm? Solche Kollegen werden Sie gern unterstützen, aber wenn Sie zeitlich genauso in der Klemme stecken wie er, ist das nicht immer möglich. So schwer es ist: Sagen Sie Nein, geben Sie aber gleich eine Begründung und bieten Sie eine Lösung an. „Sorry, ich muss bis um 15 Uhr noch die Präsentation fertigstellen. Ist ohnehin knapp. Aber ich könnte mich morgen darum kümmern. Reicht das noch?“

Zeitfresser #10: Aufschieberitis

Und noch ein Klassiker findet sich auf meiner Top-Ten-Liste der Zeitfresser: die Prokrastination. Denn obwohl ich mich eigentlich für einen gut organisierten und strukturiert arbeitenden Menschen halte, kommt es doch immer wieder (wenn auch zum Glück selten) vor, dass ich eine Aufgabe vor mir herschiebe.

Hier gilt: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt. Ich kenne mich ja und weiß, welche Aufgaben ich nicht besonders schätze und deshalb gern mal aufschiebe. Daher haben solche ungeliebten Tätigkeiten (wenig kreativ handelt es sich dabei um Aufgaben wie Ablage, Steuerunterlagen bearbeiten, Kontoauszüge abgleichen etc.) feste Termine in meinem Kalender. So bleiben sie nicht so lange liegen, dass ich einen halben Tag brauche, um sie zu erledigen.

Tipp: Wenn Sie eher große Projekte aufschieben, hilft die Salamitaktik: Jeden Tag schneiden Sie ein Scheibchen der großen Projekt-Salami ab und erledigen es. Wenn Sie das eine Weile machen, werden Sie feststellen, wie viel man mit dieser Methode schaffen kann.

Aufschieberitis: So bekomme Sie Ihre Projekte erledigt

Welche sind Ihre persönlichen Zeitfresserchen im Büro?

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