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Checklisten für den Einsatz im Büro anlegen

Checklisten für den Einsatz im Büro anlegen
Wichtige Informationen gehören in eine Checkliste

Wichtige Informationen gehören in eine Checkliste
Foto: Marco2811 – fotolia

Checklisten gehören zu den wichtigsten und nützlichsten Arbeitsmittel in einem Büro gehören. Egal ob Sie eine Veranstaltung organisieren, eine Werbeaussendung vorbereiten oder eine Geschäftsreise planen, mit einer passenden Checkliste erleichtern Sie sich die Arbeit erheblich.

Wenn Sie eine neue Checkliste erstellen, ist ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen gut geeignet, um keinen Punkt zu vergessen.

Wann Ihnen Checklisten besonders helfen können

Besonders sinnvoll ist der Einsatz von Checklisten, wenn

  • Sie es mit kleinteiligen Arbeitsabläufen zu tun haben, bei denen schnell mal etwas übersehen wird. Tragen Sie alle, wirklich alle Punkte in die Liste ein und haken Sie alle ab. Schon können Sie sicher sein, dass alles erledigt ist.
  • die Punkte auf der Liste für einen Vorgang von entscheidender Bedeutung sind, etwa aus Sicherheitsgründen. Markieren Sie jene Aspekte, die in jedem Fall erledigt oder kontrolliert werden müssen, und zeichnen Sie sie gezielt mit Unterschrift und gegebenenfalls dem Datum ab. So wird aus der Checkliste eine Prüfliste, wie Sie sie auch von Flugzeugen vor dem Abheben kennen.
  • die Tätigkeit nur gelegentlich auf Ihrem Schreibtisch landet und Sie jedes Mal überlegen müssen, was Sie nun eigentlich genau machen müssen. Ziehen Sie in diesem Fällen eine Checkliste hervor, fallen Ihnen solche Aufgaben künftig leichter.
  • ein Vorgang zwar grundsätzlich immer gleich läuft, Sie aber gelegentlich doch Abweichungen beachten müssen. Ein typisches Beispiel ist die Organisation einer Geschäftsreise, die immer an bestimmte Vorgaben gebunden ist, aber von Kollege zu Kollege doch etwas anders geplant werden muss, etwa wenn Sie eine Lebensmittelunverträglichkeit bei der Reservierung von Flugtickets angeben müssen.

Wie Sie zu einer guten Checkliste kommen

Eine funktionierende Checkliste anzulegen, ist zu Beginn relativ einfach. Sie beginnen mit der Arbeit, für die Sie sie benötigen, und schreiben einfach alles auf, was Sie machen und was sich zu einem Schritt zusammenfassen lässt. Überlegen Sie, welche Informationen Sie jeweils brauchen, um den nächsten Schritt angehen zu können, um eine Entscheidung zu treffen oderr zu erwirken. Achten Sie besonders auf Punkte, die Sie gern einmal vergessen. Bei Bedarf können Sie auch Fristen eintragen, etwa „2 Wochen vor Abgabe bei X“ und „Termin eintragen“ als eigenen weiteren Punkt in Ihre Checkliste übernehmen.

Gut geeignet sind Tabellen in Word, die Sie nach Belieben verändern und ergänzen können. Und vor allem können Sie sie abspeichern und bei Bedarf einfach schnell ausdrucken.

Übrigens ist es zwar praktisch, wenn eine Checkliste genau auf eine DIN-A4-Seite passt, aber wenn nicht, ist das auch völlig in Ordnung. Wichtig ist, dass Sie darauf alle Punkte finden, die Sie für wichtig und notwendig erachten. Ist die Liste dadurch länger, ist sie halt länger.

Warum Sie Ihre Checkliste pflegen sollten

Ihre Checklisten sollten immer die aktuellen Abläufe wiederspiegeln, dafür ist eine regelmäßige Pflege unerlässlich. Vor allem am Anfang werden Sie vermutlich noch oft einzelne Punkte hinzufügen oder andere zusammenfassen. Arbeiten Sie so lange an der Liste, bis Sie damit zufrieden sind und sie für Ihre Arbeit und Ihre Abläufe im Büro passt.

Wann immer sich später etwas an den Vorgängen im Unternehmen und damit in Ihrem Büro ändert, modifizieren Sie auch Ihre Checkliste, um sie an die neuen Vorgänge anzupassen.

Tipp: Eine aktuelle, übersichtliche Checkliste kann Ihnen auch bei der Einarbeitung von Kollegen, Aushilfen oder Ihrer Urlaubsvertretung helfen.

 

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