Organisation

Checklisten für den Einsatz im Büro anlegen

Checklisten anlegen

Checklisten gehören zu den wichtigsten und nützlichsten Arbeitsmittel in einem Büro. Egal ob Sie eine Veranstaltung organisieren, eine Werbeaussendung vorbereiten oder eine Geschäftsreise planen, mit einer passenden Checkliste erleichtern Sie sich die Arbeit erheblich.

Wenn Sie eine neue Checkliste erstellen, ist ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen gut geeignet, um keinen Punkt zu vergessen.

Wann Ihnen Checklisten besonders helfen können

Besonders sinnvoll ist der Einsatz von Checklisten, wenn

  • Sie es mit kleinteiligen Arbeitsabläufen zu tun haben, bei denen schnell mal etwas übersehen wird. Tragen Sie alle, wirklich alle Punkte in die Liste ein, die für ein korrektes Ergebnis entscheidend sind, und haken Sie alle ab. Schon können Sie sicher sein, dass alles erledigt ist.
  • die Punkte auf der Liste für einen Vorgang von entscheidender Bedeutung sind, etwa aus Sicherheitsgründen. Markieren Sie jene Aspekte, die in jedem Fall erledigt oder kontrolliert werden müssen, und zeichnen Sie sie gezielt mit Unterschrift und gegebenenfalls dem Datum ab. So wird aus der Checkliste eine Prüfliste, wie Sie sie auch von Flugzeugen vor dem Abheben kennen.
  • die Tätigkeit nur gelegentlich auf Ihrem Schreibtisch landet und Sie jedes Mal überlegen müssen, was Sie nun eigentlich genau machen müssen. Ziehen Sie in diesem Fällen eine Checkliste hervor, fallen Ihnen solche Aufgaben künftig leichter.
  • ein Vorgang zwar grundsätzlich immer gleich läuft, Sie aber gelegentlich doch Abweichungen beachten müssen. Ein typisches Beispiel ist die Organisation einer Geschäftsreise, die immer an bestimmte Vorgaben gebunden ist, aber von Kollege zu Kollegin doch etwas anders geplant werden muss, etwa wenn Sie eine Lebensmittelunverträglichkeit bei der Reservierung von Flugtickets angeben müssen.

Wie Sie zu einer guten Checkliste kommen

Eine funktionierende Checkliste anzulegen, ist zu Beginn relativ einfach. Sie beginnen mit der Tätigkeit, für die Sie sie künftig einsetzen wollen, und schreiben einfach alles auf, was Sie machen und was sich zu einem Schritt zusammenfassen lässt. Überlegen Sie, welche Informationen Sie jeweils brauchen, um den nächsten Schritt angehen zu können, um eine Entscheidung zu treffen oder zu erwirken. Achten Sie besonders auf Punkte, die Sie gern einmal vergessen. Bei Bedarf können Sie auch Fristen eintragen, etwa „2 Wochen vor Abgabe bei X“ und „Termin eintragen“ als eigenen weiteren Punkt in Ihre Checkliste übernehmen.

Gut geeignet sind Tabellen in Word, die Sie nach Belieben verändern und ergänzen können. Und vor allem können Sie sie abspeichern und bei Bedarf einfach schnell ausdrucken oder unter einem neuen Namen individuelle abspeichern.

Übrigens ist es zwar praktisch, wenn eine Checkliste genau auf eine DIN-A4-Seite passt, aber wenn nicht, ist das auch völlig in Ordnung. Wichtig ist, dass Sie darauf alle Punkte finden, die Sie für wichtig und notwendig erachten. Ist die Liste dadurch länger, ist sie halt länger.

Warum Sie Ihre Checkliste pflegen sollten

Ihre Checklisten sollten immer die aktuellen Abläufe widerspiegeln, dafür ist eine regelmäßige Pflege unerlässlich. Vor allem am Anfang werden Sie vermutlich noch oft einzelne Punkte hinzufügen oder andere zusammenfassen. Arbeiten Sie so lange an der Liste, bis Sie damit zufrieden sind und sie für Ihre Arbeit und Ihre Abläufe im Büro passt.

Wann immer sich später etwas an den Vorgängen im Unternehmen und damit in Ihrem Büro ändert, modifizieren Sie auch Ihre Checkliste, um sie an die neuen Vorgänge anzupassen.

Eine aktuelle, übersichtliche Checkliste kann Ihnen auch bei der Einarbeitung von Kollegen und Kolleginnen, Aushilfen oder Ihrer Urlaubsvertretung helfen.

Speichern Sie die Checkliste ab

Wenn Ihre Checkliste (bis auf Weiteres) fertig ist, speichern Sie sie unter einem sprechenden Namen als Vorlage (also als dotx-Datei) ab. Überlegen Sie, ob dieses Arbeitsinstrument auch für andere interessant ist, dann erlauben Sie diesen Personen den Zugriff darauf. Legen Sie beispielsweise in einem gemeinsam genutzten OneNote-Notizbuch ein Verzeichnis mit allen relevanten Checklisten (und weiteren Arbeitshilfen) an. So stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse, die die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abliefern, gleichen Standards genügen.

Machen Sie die Checkliste zudem bekannt. Schreiben Sie bei Vorgängen, die sehr wichtig sind oder bei denen es immer wieder zu Fehlern kommt, eine E-Mail an alle: „Ich habe mal eine Checkliste zu XY erstellt, damit wir zu einem einheitlichen und fehlerfreien Vorgehen kommen. Ihr findet sie hier: …“ Gelegentlich kann es auch notwendig sein, den Einsatz solcher Arbeitshilfen verbindlich zu machen – das ist dann aber Sache Ihres Chefs oder Ihrer Chefin. Sprechen Sie dieses Thema gegebenenfalls in Ihrem nächsten Jour fixe an.

Abb.: Tierney-AdobeStock

3 Kommentare zu “Checklisten für den Einsatz im Büro anlegen

  1. […] belehrt werden und diese Belehrung unterschreiben. Am besten entwickeln Sie bei solchen Vorgaben Checklisten, um nichts zu vergessen. Nehmen Sie die entsprechenden Dokumente stets zu Ihren Unterlagen, um […]

  2. David Müller

    Erst neulich habe ich mich gefragt, wie das Aufgabenfeld einer Sekretärin ausschaut. Im Prinzip dachte ich mir, dass es nur das Telefonieren und Notieren wäre. Nun sehe ich, dazu gehört viel mehr. Gut, dass man im Internet aufgeklärt wird.

    • Cordula Natusch

      Tatsächlich ist das Aufgabengebiet eine Sekretärin sehr vielseitig und je nach Unternehmen, Abteilung und Position sieht es etwas anders aus. Das macht die Arbeit in den Sekretariaten auch so spannend.

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