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Wann brauchen Sie Laufzettel?

Laufzettel im Büro
Behalten Sie mit Laufzetteln den Überblick

Behalten Sie mit Laufzetteln den Überblick
Foto: deeaf, fotolia

Laufzettel sind für mich ein sehr wichtiges Tool, mit dem ich meine Projekte organisiere.
Was genau sind Laufzettel und wann brauche ich sie? Wie helfen sie mir dabei, den Überblick auch bei mehreren Projekten gleichzeitig zu bewahren? Und mit welchen Überlegungen erstelle ich sie?

Übrigens: In der vergangenen Woche habe ich Checklisten und ihren Einsatz vorgestellt. Mit Laufzetteln kontrolliere ich, wie weit ein Projekt oder eine Aufgabe bereits fortgeschritten ist.

Wann kommen Laufzettel zum Einsatz?

Anders als bei einer Checkliste, in der ich teilweise sehr ins Detail gehe, um nichts zu übersehen, sind in meinen Laufzetteln die großen Schritte eines Projekts oder einer Aufgabe aufgeführt, sozusagen die Meilensteine. Besonders sinnvoll sind sie meines Erachtens dann, wenn Sie Projekte für bestimmte Teilschritte an Dritte weiterreichen oder wenn Sie sie gemeinsam mit anderen bearbeiten.

Dazu ein Beispiel aus der Praxis. Für einen Kunden verfasse ich regelmäßig Texte für einen Newsletter. Diese werden in einer bestimmten Reihenfolge von verschiedenen Stellen gegengelesen und freigegeben, bevor ich sie für den Versand freischalte. Für jeden Newsletter gibt es einen Laufzettel, auf dem für jede Freigabe ein Feld eingetragen ist. Hier notiere ich, wann ich die Freigabe bis zu welchem Termin angefordert und wann ich sie erhalten habe. Wenn wirklich einmal ein Newsletter nicht wieder zu mir zurückkommen sollte, kann ich mit einem Blick auf meinen Laufzettel erkennen, an welcher Stelle es gerade hakt und wo ich nachfragen muss.

Hinzu kommt, dass immer mehrere Newsletter gleichzeitig unterwegs sind, sich also in verschiedenen Bearbeitungs- und Freigabestadien befinden. Auch darüber gibt mir dann mein Laufzettel Auskunft: Wo stehe ich gerade bei diesem Brief?

Wie Sie einen Laufzettel ausarbeiten

Um einen Laufzettel zu entwickeln, überlegen Sie sich, an welchen Punkten eines Projekts oder einer Aufgabe Sie eine Kontrollmöglichkeit haben möchten. Das ist in der Regel immer am Ende eines wichtigen Teilschritts der Fall, wenn also die Tätigkeit in eine neue Phase eintritt. Angenommen, Sie schreiben regelmäßig Reden für Ihren Chef. Diese Reden müssen dann immer vom Vorgesetzten Ihres Chefs und von der Presseabteilung freigegeben werden. Für diesen Prozess möchten Sie ab sofort einen Laufzettel nutzen. Die Meilensteine könnten beispielsweise so aussehen:

  • Basisinformationen zusammengetragen (welche Informationen das dann jeweils sind, gehört in die Checkliste: Zielgruppe, Länge der Rede, zusätzlich benötigtes/zur Verfügung gestelltes Material, Technik …)
  • Rohfassung/ersten Entwurf zur Abstimmung an Chef weitergereicht
  • Korrekturen eingearbeitet
  • Redefassung geschrieben
  • Freigabe Frau Dr. W. eingeholt
  • Korrekturen Frau Dr. W. eingearbeitet
  • Freigabe Herr J. eingeholt
  • Korrekturen Herr J. eingearbeitet
  • endgültige Redefassung erstellt

Ob Sie dazwischen weitere Punkte einfügen wollen oder auch welche weglassen können, entscheiden Sie selbst. Je mehr Meilensteine Sie hier aufführen, desto mehr Kontrolle haben Sie, desto mehr Aufwand bedeutet der Laufzettel aber auch.

Hinzu kommen die Basisinformationen, also

  • Rede vom … vor …

oder Abgabetermine, Budgetgrenzen etc., also Daten, die sich von Mal zu Mal ändern und die Sie gern schnell zur Hand haben möchten, ohne lange nachschlagen zu müssen.

Ebenso wie für Checklisten gilt auch für Laufzettel, dass Sie sie stets aktuell halten und auf Ihre eigenen Bedürfnisse zuschneiden sollten. Auch hier eignen sich Word-Tabellen wieder gut.

Tipp: Lassen Sie auf jedem Laufzettel ein paar Zeilen leer, damit Sie handschriftlich Ergänzungen machen können.

Laufzettel für die Zusammenarbeit mit anderen

Besonders sinnvoll ist dieses Instrument, wenn Sie Aufgaben und Projekte gemeinsam mit anderen bearbeiten. Denn dann kann der Laufzettel tatsächlich mit dem Projekt „mitlaufen“. Um noch einmal auf den regelmäßigen Newsletter zurückzukommen: Vor einiger Zeit erstellte ich einen solchen Newsletter gemeinsam mit einem Kollegen. Jeder von uns stieg an einer beliebigen Stelle ein oder aus. Da war es dann wichtig, dass wir anhand des Laufzettels jederzeit sehen konnten, welche Aufgabe bereits erledigt war oder nicht. Ist das vorliegende Dokument noch die Rohfassung oder kann ich mich chon um die Freigaben kümmern? Brauche ich noch Bildmaterial oder liegt das bereits vor (diese Information erspart es mir beispielsweise, erst den Bilderordner öffnen zu müssen, um den Stand zu kontrollieren)? Sind alle Freigaben da, die Korrekturen eingearbeitet? Kann ich den Versand anstoßen?

Wenn Laufzettel von allen Beteiligten gewissenhaft genutzt und gepflegt werden, sind sie ein wunderbares Kontroll- und Kommunikationsmittel, mit dem Sie viel Zeit und Sucherei sparen können. Dazu gehört aber auch, dass sich jeder Kollege, der mit einem Laufzettel arbeiten soll, sich darin auch wiederfindet. Sprechen Sie also mit allen Beteiligten, was als Inhalt sinnvoll ist und was nicht.

Arbeiten Sie bereits mit Laufzetteln? Oder nutzen Sie andere Instrumente, um den Überblick nicht zu verlieren? Berichten Sie mir und den anderen Lesern von Ihren Erfahrungen im Kommentarbereich.

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