Meine Kanban-Wand ist, neben den Checklisten und Laufzetteln, ein weiteres wichtiges Mittel für die Organisation meiner Arbeit. Sie hilft mir vor allem dabei, alle Projekte im Blick zu behalten.

Auf einer Kanban-Wand halten Sie fest, welche Projekte Sie gerade in der Pipeline haben und welche sich gerade in welchem Stadium befinden.

Kanban kommt aus dem Japanischen und dient ursprünglich der Prozesssteuerung. Letztlich geht es darum, Projekte oder auch einzelne Schritte eines Projekts in eines der Felder „To-do“, „In Arbeit“ und „erledigt“ einzuordnen. Auf meiner Kanban-Wand habe ich noch ein weiteres Feld „wartend“ hinzugefügt.

Wie ich mit meiner Kanban-Wand arbeite

Das Prinzip, nach dem ich arbeite, ist einfach: Kommt ein neuer Auftrag bei mir an, notiere ich mir die wesentlichen Informationen auf einem Klebezettel. Dazu gehören Daten zum Auftraggeber und vor allem die Abgabetermine. Diese Notizen klebe ich anschließend in den Bereich „To-do“. Sobald ich beginne, an diesen Auftrag zu arbeiten, wandert das Zettelchen in das Feld „in Arbeit“. Bin ich mit allem fertig, klebe ich die Notiz in das Feld „erledigt“.

Da ich immer wieder Wartezeiten habe, etwa für Freigaben oder weil Text nachgeliefert werden muss, gibt es bei mir noch ein weiteres Feld „wartend“. Hier landet der Zettel, sobald ich die entsprechende Anfrage an meine Ansprechpartner weitergereicht habe. Gelegentlich füge ich dann noch hinzu, auf wessen Antwort ich gerade warte und bis wann diese bei mir eingegangen sein soll, aber das sind Informationen, die eigentlich auf den Laufzettel gehören.

Wozu auch noch eine Kanban-Wand?

Zuerst die Checklisten, dann die Laufzettel – und nun auch noch eine Kanban-Wand? Wozu das alles?

Ganz einfach: Jedes dieser Mittel erfüllt bei mir einen anderen Zweck:

• Checklisten helfen mir dabei, auch die Details eines Auftrags im Blick zu behalten.
• Laufzettel sind gut geeignet, um einzelne, wichtige Schritte eines Arbeitsauftrags festzuhalten und nach Erledigung abzuhaken. Sie geben mir also Auskunft über den jeweiligen Projektfortschritt.

Diese beiden Hilfsmittel bleiben aber in der Regel beim jeweiligen Projekt, also im Ordner oder im Hängeregister bei den übrigen Unterlagen. Diese Instrumente sehe ich also nur, wenn ich die Unterlagen zur Bearbeitung in die Hand nehme. Was sie mir damit nicht bieten: einen Überblick darüber, welche Projekte insgesamt bei mir gerade anstehen. Genau dafür nutze ich die Kanban-Wand. Wenn ich sie gut pflege, also alle Informationen stets aktuell halte, sehe ich auf einen Blick, welche Aufträge wann anstehen, bei welchen Projekten ich auf Material oder Freigaben warte und was bereits erledigt ist. Ich kann einschreiten, wenn sich zu viele Tätigkeiten in der Warteschleife befinden und damit Stress droht, weil alles gleichzeitig zu mir zurückkommt.

Die Kanban-Wand im Team verwenden

Besonders sinnvoll ist die Wand, wenn Sie ein Projekt im Team gemeinsam bearbeiten. Denn dann kann jedes Teammitglied sofort sehen, welche Teilschritte gerade anstehen. Wenn Sie für jedes Teammitglied ein eigenes „To-do“-Feld anlegen, ist auch auf einen Blick klar, wer die jeweilige Tätigkeit übernommen hat. Im Team hat auch das Feld „erledigt“ eine größere Bedeutung. Oft kann eine Arbeit erst dann begonnen werden, wenn eine andere Aufgabe abgeschlossen ist. Das „erledigt“-Feld markiert damit auch gleichzeitig oft den Startpunkt für den nächsten Teilschritt.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen, wie eine solche Wand für Ihr Projekt aufgebaut sein kann.

Welche Mittel nutzen Sie, um den Überblick zu behalten? Berichten Sie mir und den anderen Lesern im Kommentarbereich.