Sind Sie schon eingestiegen in die Organisation der Weihnachtsfeier? Allmählich wird es Zeit dafür. Spätestens ab August nehmen Restaurants Reservierungen für diese turbulente Phase im Jahr an, auch bei Event-Locations könnte der Platz dann langsam rar werden. Vor allem, wenn Sie oder Ihr Chef besondere Wünsche für das Lokal haben, gilt: Je früher Sie sich an die Arbeit machen, desto eher können Sie zu Ihrem Wunschtermin an Ihrem Wunschort feiern.
Vorüberlegungen
Sie müssen zumindest ungefähr wissen, wer alles kommen wird (Kollegen und Kolleginnen oder auch andere Personen?), ob Sie ein Menü wollen, ein Buffet anbieten oder à la carte essen werden, ob alle alles essen oder Sie hier auf religiöse oder weltanschauliche Beschränkungen Rücksicht nehmen müssen etc. Und solche Fragen zu klären, kostet erst einmal Zeit. Heute geht es zunächst einmal um die Anzahl der Personen, die voraussichtlich mitfeiern.
Für wie viele Personen planen Sie überhaupt?
In vielen Unternehmen ist dieser Punkt schnell geklärt. Es sollen nur die Kollegen und Kolleginnen dabei sein und deren Zahl ist gering. Einmal durchzählen – das war’s. Bis zum eigentlichen Termin der Weihnachtsfeier kommt vielleicht noch ein weiterer Gast hinzu oder ein anderer fällt weg, aber grundsätzlich ist die Frage: „Wie viele Teilnehmer und Teilnehmerinnen?“ damit weitgehend beantwortet.
Ähnliches gilt, wenn in einem Unternehmen nicht ein gemeinsames Fest durchgeführt, sondern abteilungsweise gefeiert wird. Dann organisieren Sie beispielsweise als Teamassistentin den Abend für Ihre Kollegen und Kolleginnen, nicht aber für das ganze Haus.
Aber Achtung: Hier lauert schon die erste Falle auf Sie. Was ist mit den Personen, die sich nicht unbedingt einer Abteilung zuordnen lassen? Etwa ein Techniker, der alle Computer im Haus betreut? Oder die Aushilfe, die mal in der Abteilung X, mal in der Abteilung Y mitarbeitet? Die Reinigungskräfte, die für alle da sind? Diese Personen dürfen Sie bei Ihrer Planung nicht vergessen. Besprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Chef, der Personalabteilung und anderen Assistenzen im Haus, wer wen jeweils einlädt.
Wer soll außer den Kollegen und Kolleginnen noch an Ihrer Weihnachtsfeier teilnehmen?
Viele Unternehmen nutzen die Weihnachtsfeier dazu, nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Familienangehörige einzuladen. Ziel ist es, die Bindung an das Unternehmen zu stärken. Fragen Sie also bei ihrem Chef nach, ob Ehepartner, Lebenspartner, Kinder etc. eingeladen werden sollen.
Ebenfalls häufige Gäste sind ehemalige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Gerade in mittelständischen Unternehmen ist die Weihnachtsfeier der Termin im Jahr, zu dem die große „Firmenfamilie“ zusammenkommt. In der Regel werden aber nur die Pensionäre und Pensionärinnen eingeladen, die eine gewisse Zeit im Unternehmen gearbeitet haben, nicht alle ehemaligen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die jemals das Firmengelände betreten haben.
Noch eine weitere Gruppe kommt hinzu: Personen, die von einem anderen Unternehmen stammen, bei Ihnen aber im Rahmen der Projektarbeit langfristig eingesetzt sind. Oder die über Zeitarbeitsfirmen bei Ihnen arbeiten. Das sind etwa Berater oder auch Technikerinnen, die in Ihrem Haus für eine längere Zeit tätig sind, damit fast den Status von Kollegen und Kolleginnen haben, aber eben keine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Ihres Unternehmens sind. Solche Personen sitzen bei den Weihnachtsfeiern oft ganz selbstverständlich zwischen den Kollegen und Kolleginnen.
Worauf müssen Sie achten?
Wenn Sie wissen, wer ungefähr alles zu Ihrer Feier kommen wird, können Sie überlegen, ob Sie Besonderheiten beim Restaurant und beim Essen beachten müssen. Mittlerweile üblich ist es, dass auch vegetarisches Essen angeboten wird. Aber wie sieht es mit veganen Speisen aus? Was ist mit Schweinefleisch? Wissen Sie eventuell von Unverträglichkeiten? Bei einer großen heterogenen Gruppe ist es am einfachsten, wenn Sie mit dem Restaurant ein Buffet besprechen, das den verschiedenen Wünschen und Vorlieben Rechnung trägt. So kann sich jeder das nehmen, worauf er Appetit hat.
Ebenfalls in Ihre Teilnehmerliste sollte Sie Informationen aufnehmen, die die Ausstattung des Restaurants angehen. Sind körperlich beeinträchtigte Kollegen und Kolleginnen dabei, sollten Sie darauf achten, dass das Restaurant einen ebenerdigen Zugang hat und auch sonst behindertengerecht ausgestattet ist. Wenn Sie wissen, dass bei Ihrer Feier viele Personen von außerhalb anreisen werden, brauchen Sie einen großen Parkplatz. Und kommen Familien mit kleinen Kindern ist nicht nur ein Wickeltisch sinnvoll, sondern auch ein kleiner Nebenraum, in dem die Kleinen spielen können.
Am Ende dieser Überlegungen haben Sie die wichtigsten Informationen zusammen, die die Teilnehmer und Teilnehmerinnen selbst betreffen. Mit diesem Wissen wird es Ihnen möglich, ein passendes Restaurant zu suchen.
Abb.: Julia29photo-AdobeStock
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