Die Eisenhower-Methode lässt Sie einen kühlen Kopf bewahren, auch wenn Sie jede Menge Aufgaben haben und partout nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Mit diesem einfachen Prinzip verschaffen Sie sich einen Überblick, was wichtig und was dringend ist. Die entscheidende Frage ist: Bringt mich diese Tätigkeit bei der Erreichung meine eigenen Ziele weiter?
Wird diese Frage ehrlich beantwortet, ergibt sich die Reihenfolge des Abarbeitens fast von selbst.
Wichtig? Oder dringend? Oder beides? Wenn Sie Ihre Aufgaben nach der Eisenhower-Methode bearbeiten, sind dies die zentralen Fragen, um die Priorität einer einzelnen Tätigkeit festzulegen.
Was ist wichtig?
Um festzulegen, ob eine Aufgabe wichtig ist, hilft Ihnen ein Blick auf Ihre persönlichen und beruflichen Ziele. Wichtig ist all das, was Sie Ihren Zielen näher bringt. Damit sind strategische Aufgaben in der Regel wichtiger als rein operative Tätigkeiten. Ein Beispiel: Sie müssen sich entscheiden, ob Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellen oder einen Brief verfassen. Dient die PowerPoint-Präsentation dazu, Ihr eigenes Projekt vorzustellen, stellt dies eine wichtige Aufgabe dar und sollte mit hoher Priorität bearbeitet werden. Handelt es sich hingegen um eine reine „Auftragsarbeit“ und ist der Brief gleichzeitig entscheidend für Ihre weitere Karriere, tritt die PowerPoint-Präsentation zurück.
Was ist dringend?
Dringend ist alles, was im Grunde sofort erledigt sein muss. Das bedeutet nicht automatisch, dass es sich auch um Wichtiges handelt. Die genannte PowerPoint-Präsentation als „Auftragsarbeit“ kann sehr dringend sein, wenn Ihr Chef oder Ihr Kollege sie innerhalb kurzer Zeit benötigt. Die Gefahr bei dringenden Aufgaben besteht darin, dass sie schnell das wirklich Wichtige verdrängen. Sie sind dann den ganzen Tag nur noch damit beschäftigt, anfallende, „quengelnde“ Aufgaben abzuarbeiten, ohne überhaupt Zeit zu finden für jene Tätigkeiten, die Sie Ihren Zielen näher bringen.
So legen Sie die Reihenfolge fest
Aus diesen beiden Kriterien ergeben sich vier Kombinationen:
A Wichtig und dringend: Diese Aufgaben haben allerhöchste Priorität. Sie dienen einerseits Ihren Zielen und müssen andererseits auch noch kurzfristig erledigt werden. Setzen Sie diese Aufgaben ganz nach oben auf Ihrer Prioritätenliste.
B Wichtig, aber nicht dringend: Dies ist ein häufiges Kennzeichen von Aufgaben, die Sie für Ihre Ziele erledigen müssen. Im Grunde wissen Sie genau, dass Sie sich beispielsweise um eine Fortbildung bemühen müssen, um Ihre Karriere voranzutreiben. In der Praxis aber drängen sich andere Dinge, die in diesem Moment wichtiger erscheinen, vor. Das ist eine große Gefahr bei wichtigen Aufgaben, die Ihnen nicht sofort „auf den Nägeln brennen“. Vor lauter Kleinkram gerät das Wesentliche in den Hintergrund. Setzen Sie sich für diese Aufgaben feste Termine in Ihrem Kalender und arbeiten Sie diszipliniert daran, Ihre Ziele zu erreichen.
C In die dritte Kategorie fallen Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind. Das ist vermutlich die große Masse aller Tätigkeiten, die auf Ihrem Schreibtisch landen. Aufgaben, die einfach anfallen, die erledigt werden müssen, die Sie aber bei ihren Plänen nicht weiterbringen. Wann immer es geht, sollten Sie diese Aufgaben delegieren. Das ist in einem Sekretariat nicht immer einfach. Umso wichtiger ist es, die bestehenden Möglichkeiten konsequent auszunutzen. Übernehmen Sie keine regelmäßigen Aufgaben von Kollegen, wenn Sie dafür nicht zuständig sind. Kontrollieren Sie Ihre Stellenbeschreibung, ob die Tätigkeit, die Ihre wertvolle Zeit raubt, zu Ihrem Verantwortungsbereich gehört oder nicht. Lernen Sie, nein zu sagen, wenn Ihre Hilfsbereitschaft und Ihr Fleiß ausgenutzt werden.
D Weder wichtig noch dringend: Mit Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, sollten Sie sich am besten gar nicht erst belasten. Diese Tätigkeiten bringen Sie nicht voran und im Zweifelsfall fragt auch niemand danach, was daraus geworden ist. Zeit, unwichtige und nicht dringende Aufgaben zu bearbeiten, haben Sie in der Regel ohnehin nicht. Werfen Sie diese Aufgaben daher umgehend weg. Das fällt gelegentlich schwer. Legen Sie sich im Zweifelsfall eine eigene Ablage für diese Fälle zu und lagern Sie die Unterlagen für diese Aufgaben dort zwischen. Sichten Sie sie gelegentlich. Wenn längere Zeit niemand danach gefragt hat, können Sie sie getrost entsorgen.
Nach welchen Kriterien sortieren Sie Ihre Aufgaben? Ich freue mich auf Berichte in den Kommentaren.
Der Kernsatz ist für mich „wird diese Frage EHRLICH beantwortet“. Zu oft mache ich doch das Dringende zuerst, weil es zunächst bequemer ist und mir das gute Gefühl gibt, etwas geschafft zu haben. Die wirklich wichtigen Dinge bleiben dann halt liegen … der Artikel ist ein guter Anlass, mir selbst mal wieder mehr Ehrlichkeit abzuverlangen.