PEPE hilft bei der Tagesplanung: Die Frage, welche Aufgabe wichtig ist und demnach schnellstmöglich erledigt werden soll, stellt sich jeden Morgen von Neuem. Da ist es kein Wunder, dass es viele verschiedene Herangehensweisen gibt.
Heute beschäftige ich mich einmal mit der PEPE- Formel.
PEPE steht für: „Priorität vor Eiligkeit vor Perfektion vor schnellem Erfolg“. Es geht also darum, bei den einzelnen Aufgaben einzuschätzen,
- welche Priorität sie haben,
- wie eilig sie sind,
- welches Ausmaß an Perfektion sie erfordern
- und ob sie einen schnellen Erfolg versprechen oder nicht.
Welche Priorität hat die Aufgabe?
Wichtig vor Dringend. Erinnern Sie sich? Mit der Frage, welche Priorität eine Aufgabe hat, haben wir uns bereits im Text über das Eisenhower-Prinzip beschäftigt. Die wichtigste Erkenntnis dabei war: Es geht bei der Priorisierung gar nicht darum, jene Aufgaben bevorzugt zu bearbeiten, die mit besonderem Nachdruck und mit besonderer Dringlichkeit von außen an uns herangetragen werden. Stattdessen gilt es, die eigenen beruflichen und privaten Ziele in den Mittelpunkt zu rücken und die Priorität einer Aufgabe daran zu messen. Wenn es Ihnen wichtig ist, im Unternehmen Karriere zu machen, werden Sie automatisch Aufgaben, die von Ihrem Chef an Sie delegiert werden, höher priorisieren. Denn seine Unterstützung werden Sie voraussichtlich benötigen, um beruflich voranzukommen. Ist es dagegen Ihr persönliches Ziel, mehr Freizeit für sich und für Ihre Familie zu haben, wird es Ihnen leichter fallen, auch einmal „Nein“ zu sagen und eine Aufgabe in derPrioritätenliste nach unten zu setzen.
Wie das Eisenhower-Prinzip besagt auch die PEPE-Formel, dass Aufgaben mit hoher Priorität möglichst schnell bearbeitet werden sollen.
Wie eilig ist die Aufgabe?
Wer nach der PEPE-Formel arbeitet, nimmt sich als nächstes jene Aufgaben vor, die besonders eilig sind. Solche Tätigkeiten nicht auf die lange Bank zu schieben, hat mehrere Vorteile. Klar, eilige Aufgaben müssen in kurzer Zeit erledigt sein, sonst wären sie ja nicht eilig. Das bedeutet auch, dass womöglich schon ein Kollege oder ein Interessent nachgefragt hat, wo denn die Information X oder der Brief Y nun bleibe. Haben Sie diese Aufgabe erst einmal vom Schreibtisch, unterbleiben naturgemäß die Nachfragen und Sie haben mehr Ruhe.
Hinzu kommt, dass solche unerledigten, eiligen Aufgaben auch permanent Ihr Unterbewusstsein beschäftigen. Sie wissen einfach, dass Sie an diesem Tag noch ganz dringend etwas erledigen müssen. Je früher Sie dies hinter sich bringen, desto eher werden Sie sich auf anderes konzentrieren können.
Wie viel Perfektion benötigt die Aufgabe?
Es gibt Aufgaben, die sich eher nebenbei erledigen lassen. Angenommen, Sie müssen für ein Meeting noch Unterlagen kopieren und zusammenheften. Natürlich ist es auch hier notwendig, dass alle Dokumente sauber und vollständig sind. Aber insgesamt ist das eine Maßnahme, die nicht unbedingt Ihre volle Konzentration erfordert. Bei anderen Tätigkeiten müssen Sie ein gehöriges Maß an Perfektion und dementsprechend auch an Konzentration mitbringen, etwa wenn Sie die die Druckvorlage für eine teure Hochglanzbroschüre vor der Freigabe noch einmal prüfen.
Perfektion braucht vor allem eines: Zeit! Unter Zeitdruck übersieht man schneller einen kleinen Fehler, vertippt sich bei der Datenerfassung eher einmal und streicht einen eigentlich notwendigen zusätzlichen Korrekturlauf. Gründliches und sorgfältiges Arbeiten wird damit in der heutigen schnelllebigen Zeit immer schwieriger. Daher ist es wichtig, für Aufgaben, die Sie einwandfrei abgeben müssen, eigene Zeitfenster zu schaffen. Sorgen Sie für Ruhe, bereiten Sie alles vor, was Sie für die Bearbeitung brauchen, und konzentrieren Sie sich auf diese eine Tätigkeit. In solchen Phasen entstehen dann qualitativ hochwertige Ergebnisse.
Wie schnell kommt der Erfolg bei dieser Aufgabe?
Die vierte Frage, ob eine Tätigkeit einen schnellen Erfolg verspricht oder nicht, sorgt bei vielen, die die PEPE-Formel anwenden, erst einmal Stirnrunzeln. Warum soll eine Aufgabe, die einen besonders schnellen Erfolg verspricht, ganz ans Ende der To-do-Liste rutschen? Die Lösung ist einfach: Je einfacher sich eine Aufgabe erledigen lässt und je schneller sie damit einen Erfolg mit sich bringt, desto eher neigen wir dazu, sie vorzuziehen. Die Gefahr ist also groß, den ganzen Tag damit zu vertun, eher leichte und unkomplizierte Tätigkeiten zu erledigen, während die wirklich wichtigen und anspruchsvollen Dinge liegen bleiben. Indem die wenig fordernden Arbeiten ganz bewusst erst spät erledigt werden, entsteht Freiraum für die echten Herausforderungen.
Die PEPE-Formel im Alltag
Wie immer bei Zeitmanagement stellt sich auch bei der PEPE-Formel die Frage, wie gut sie im Alltag funktioniert. Gerade im Sekretariat, in dem die Arbeit sehr oft fremdgesteuert und ungeplant auf Ihrem Schreibtisch landet, sind starre Strukturen oft kontraproduktiv. Nichtsdestotrotz ist es natürlich sinnvoll, sich grundsätzlich Gedanken über den Tagesablauf zu machen.
Schwierig finde ich persönlich bei der PEPE-Formel, dass hier keine Rücksicht auf den persönlichen Biorhythmus genommen wird. Aufgaben, die Perfektion benötigen, können so beispielsweise direkt in die Phase nach dem Mittagessen rutschen. Der frühe Nachmittag ist aber bei vielen Menschen eine Zeit, in der sie sich eher schlecht konzentrieren können. Ich persönlich nutze diese Tageszeit eher für wenig anspruchsvolle, administrative Tätigkeiten, um wieder in Schwung zu kommen, um dann ab ca. 15 Uhr wieder mit voller Konzentration am Schreibtisch sitzen zu können.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit der PEPE-Formel? Oder auch mit anderen Zeitmanagementsystemen? Berichten Sie mir und den anderen Leserinnen im Kommentarbereich.
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